关于对做好企业档案管理工作之我见

曾文英

摘 要：众所周知，企业档案管理工作是所有档案管理中的一个不可或缺的重要组成部分，从实践上看，企业档案管理工作在企业发展中的作用越来越明显，已经是企业管理中的一个重要组成部分。档案是企业活动中形成的机构、组织和个人的历史记录，是保存文本、图形、音频、视频等多种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息与载体的统一。档案管理是对企业生产经营活动信息的重组，具有很强的科学色彩和政治色彩，是企业日常经营管理过程中的一项重要工作。随着社会经济的快速发展，大型企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作，促进企业在激烈的市场竞争和发展，大型企业档案信息管理如何更好的实现，笔者首先分析了档案管理的重要意义，然后阐述了档案管理存在的问题，最后提出几点建议。

关键词：大型企业；档案管理；信息技术；作用

1 大型企业档案管理的重要作用

（一）企业信息标准化

文件实行集中管理，统一打印文件，统一验收标准，有效保证文件质量。文件的借阅、复制、转让都有控制，确保管理规范化，为以后的工作顺利开展奠定了坚实的基础。

（二）企业档案信息化

为了提高档案管理的效率，通过建设档案信息管理系统，我们应用软件实现文件的输入，文件业主档案，形成了并存的纸质档案和电子档案管理机制。同时，建立科学的搜索方式，实现文件的工作信息管理，使“死”文件变成了一种“活”的信息，有效地加强了管理效果。

（三）企业资料安全化

档案实行集中管理后，文件管理的安全系数提高。更重要的是通过建立监督机制，对文件进行访问。就文件访问这个环节，监督不允许任何个人咨询文件内容。随着管理机制的进一步科学化和规范化，文件的安全性、完整性和保密性得到了有效的保障。

2 大型企业档案管理工作问题剖析

（一）企业档案管理人员的问题

档案人员能力培训并没有遵循企业产品销售的发展做出调整，管理工作虽然现代化，但是，人员没有进行先进培训。同时，没有加强建设办公室先进办公设备，很大程度上制约了整体办公效益的提升。

（二）檔案管理信息化问题

信息处理在企业中具有极大的灵活性，数据缺乏灵活性在一定程度上大大降低了公司的档案管理的效率。问题的根本原因在于企业信息管理系统，没有意识到信息管理系统的重要性，制约了系统的建设和完善。

（三）评估制度不健全

档案管理工作的评价是档案管理的关键。企业很多没有建立相应的评价管理，致使对档案管理工作状况欠缺了解与准确分析，难以制定切实可行的工作调整与优化方案，制约企业档案管理工作优化与发展。

3 企业档案管理优化措施

针对档案管理存在的问题，企业应在发展生产技术与生产规模的同时，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作水平。

（一）加强档案管理人员素质建设与能力培训

档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。

大型企业对于档案管理人员培训做的不到位。许多大型企业认为生产是最主要的，档案管理只是一个保存资料的工作，工作比较简单轻松，对于档案管理方面的员工的培训工作领导一直认为是多于的，使得企业在档案管理培训方面欠缺太多，领导对于档案管理人才的培训的重要性认识不足，公司把培训作为一种成本，而根本得不到什么实质性回报；另外，缺少一定的培训场所、培训时间，也没有培训目标和严格的培训制度。因此，需要建立完善的培训考核机制。企业设有档案管理部门，由分管领导主抓档案管理工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，根据企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型安排和规划实际培训工作。推行管理岗位培训制度，试行“不培训不上岗，不培训不提拔”的培训机制。此外，企业还应该考虑将培训成绩反应到以后的晋升、薪酬等方面，激发培训人员培训的积极性。同时，定期进行档案管理工作素质与能力评比，并通过专门的研讨会议解决和探讨办公过程中的共性问题，及时发现实际工作中的问题和瓶颈，帮助工作人员有目标、有方向地开展和改进档案管理工作。

（二）企业档案信息系统的开发与改进

企业在档案管理工作中调整和完善过程中，积极引入档案信息系统的发展，调整了传统的文件采集和管理模式，根据企业自身的档案管理和企业档案检索文献，参考其他相关业务档案目录建立的经验，建立和完善真正适用于日常经营的企业文件目录检索、档案信息，建立健全档案管理信息系统、档案管理信息系统、文件管理信息系统，实现高效、准确的文件信息交换，利用信息系统实现交流，并提供永久保存信息。

另外，及时配套档案管理计算机，扫描仪，光盘刻录机的现代化办公设备、网络设备，充分发挥现代科学技术的应用，在档案管理的微观技术下，实现软件的开发，加快档案信息数字化的步伐。为此，企业领导要加大财政投入力度，档案部门要努力提高自身的工作水平，争取更多的资金支持；同时，档案部门要充分利用大量的档案资源优势，挖掘潜力，加强档案工作，并及时丰富的信息，以满足员工以及企业的需求，将各种类型的档案转化为经济效益，为档案工作的发展提供了有力保障。

（三）优化档案利用与评估工作

1、优化档案利用在、工作

加强企业档案管理的安全管理，调整和完善公司内部档案利用的安全机制。建立和完善企业日常运行的实际应用文件搜索目录，通过利用信息系统实现信息的高效传递和沟通，最大限度地提高企业内部的信息和资源价值，为企业和行业发展提供有力支持。

2、优化文件管理评估工作

有效制定和完善“档案管理系统”、“文件系统”、“文件安全应急处理计划”、“档案馆”、“档案分类与储存期”、“电子档案管理系统”和“电子档案管理系统”，并对档案管理提出切实可行的建议。

（四）做好开发，充分利用档案资料

实现档案管理的价值，实现知识共享是档案管理的重要课题。发展和快速准确地传递信息资源，为企业提供有效的服务，已成为档案开发利用的新特点。因此，在科技档案的开发与利用上，要做到这些工作，不仅要熟悉生产，文件操作，而且还必须能够掌握生产技术动态，了解使用情况，以便采取及时措施，提供信息的编制和输出使用，以满足工作的需要，并最大限度地利用档案资料。

4 企业档案知识服务的涵义与实施路径

自古以来，档案在知识服务方面已经发挥了重要作用。从“学在官府”“官师合一”到《史记》《汉书》的编写都是档案进行知识服务的写照。又如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》是在查用了大量档案材料基础上编写而成的，总结了治党治国的大量经验。此外，档案工作者还通过科技档案的编纂总结了大量生产经验。知识经济条件下，知识被赋予丰富的内涵，我们也有必要对知识服务的涵義进行重新定义。

笔者认为，档案知识服务应包括宏观和微观两个层面的涵义。在微观上，档案管理部门实现档案知识的收集、加工和提供利用等工作；在宏观上，档案部门利用知识管理的思想指导档案工作，建立学习型档案组织。新的时代要求我们树立档案知识资源观，进一步提升档案部门的服务，积极开展档案的知识服务。

首先，从知识资源观的角度确定档案的收集范围。档案进馆范围决定了馆藏资源的丰富性和完整性，并决定了后期档案提供利用工作的水平。档案是一种重要的知识资源，具有重要的“留知”作用。例如，某些工艺包含了技术工人的经验性知识，这是一笔重要的财富，而这部分工艺档案一般没有进馆，限制了档案知识的挖掘。因此，在确定档案收集范围时更要站在知识资源观的角度上保存档案知识。

其次，档案信息编研不仅要从传统的历史角度进行编纂，更要侧重从多学科角度在档案中挖掘知识，不仅要进行汇编等层次的编研，还要进行更深层次的知识性编研。“认知理论认为，知识在人脑中是以一种‘经济的或说是‘便捷的形式存储的，这种存储方式决定了人们将怎样理解所学习的内容，每个人的知识结构都表明他已经学到了哪些知识同时，这种知识结构也为每个人提供了建立新旧知识与新内容之间有意义的联系的方法和工具。”所以，对于相同的信息，认知结构不同的人会有不同的认识。因此，要从编纂人员的知识结构入手，引进不同知识背景的人才。就档案编纂现状看，档案信息编纂侧重史料性汇编，或从历史角度进行历史性知识的开发，这很大程度上与档案编纂人员多是历史学科背景有关，束缚了档案编纂过程中多角度开发档案的知识。

最后，建立学习型档案组织。提升档案部门的服务，不仅要抓好微观方面，更要把握好宏观层面，才能实现档案部门服务的全面提升。建立学习型组织是档案部门知识管理的重要途径。通过建立学习型组织，实现组织内知识的传递、共享和创新，从而提高组织的管理水平。

5 结束语

总而言之，随着社会经济的快速发展，大型企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作，促进企业在激烈的市场竞争和发展。企业档案管理不仅要适应企业的经营特点和发展趋势，而且要有良好的前瞻性。大型企业作为区域经济发展的支柱型企业，对企业内部档案管理进行了深入的分析与调整。经验表明，新时期的大型企业需要加强档案管理人员培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，最大限度发掘档案资料的信息与资源价值，推动公司及行业走向信息化、现代化的发展道路。

参考文献

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