浅析档案管理工作信息化

王连庆

档案管理工作是一项科学性很强的工作。一方面，从档案工作本身来看，它是一项专门的管理业务。另一方面，从特定的部门或一定机关单位的档案工作来看，它又是某种工作管理的组成部分。尽管我国的档案管理，积累了丰富的具有中国特色的档案管理经验。但是，目前档案管理现代化的水平还不高，技术手段还比较落后，这在很大程度上影响了档案在现代化建设中作用的发挥。如何改善现有档案管理状态，就要求档案部门能迅速、准确地提供现代化所需的档案材料。在较短时间内，迅速查阅到利用者所需要的档案材料，及时提供利用。所以，实现档案工作现代化，是适应我国实现现代化，赶超世界先进水平的必然要求。

1 档案管理工作现代化的主要内容

1、档案工作技术现代化

它是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来，实现工作手段的现代化。它涉及广泛运用电讯设备、电子计算机技术、印刷技术、复制技术、缩微技术、声像技术。比如：广泛使用计算机进行档案的检索、编目、库房管理、阅览管理、各种统计工作，并把电子计算机与现代化的缩微技术、通讯技术有机结合起来，将会有效地实现档案管理自动化。

2、档案工作组织与管理现代化

档案事业的建设和档案工作的组织与管理，经系统论、信息论、控制论等现代化的科学理论为指导，运用管理科学的原理，遵循档案工作的客观规律，研究和处理工作的各种问题，可以做到管理方法科学化、管理机构高效化，管理工作现代化，档案工作标准化，使档案管理与组织工作更趋于完善。档案管理手段包括理论手段和技术手段，即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果，管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。

3、档案资源信息化

在信息时代，信息化已成为各行各业现代化的与主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息和系统加工和计算机网络和传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开开利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案作息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化，档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容，将不断推动档案管理现代化的发展。

2 档案信息化应遵循以下三个原则：

1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

3、效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。

3 提升档案管理信息化的策略与措施建议

1、要加大档案信息资源整合的力度

档案资源建设是档案工作在信息社会中发挥自身优势，实现档案资源共享的基石。理想的档案资源应该既能反映社会宏观的发展历史，又能反映社会微观生活的点滴，既能反映社会集体的记忆，又能反映社会个体的发展状况。档案资源的整合应在“统一领导、分级管理”的档案工作体制下实现现有国家档案资源的有效配置，以适应档案资源社会共享的需要。档案资源的整合的基本途径在于整理与组合。整理不仅指档案的基础性整理（系统化与编目），而且包括档案的研究性整理（编纂加工，使内在价值得到提升）；组合则是根据整合的目标，采取法律、行政、技术、舆论等方面的措施使国家档案资源在结构上趋于合理、在配置上趋于优化。就档案资源整合的目的而言，档案资源管理主要涉及物理资源整合、数据资源整合、应用系统整合等方面。物理资源的整合是将已有的各类档案资源进行综合利用；數据资源的整合是将各个独立、分散的数据库，通过信息技术实现逻辑上的整合，形成社会所需的完整的数据库系统；应用系统的整合是指构建基础框架等，将不同时期、不同技术建立的系统，相互整合联结构成一个整体。整合的最终结果在于为社会提供一个资源共享、行业协作、提升原有资源价值的平台。

2、要加大投入、增配软、硬件设施

首先，要舍得必要投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府。同时，作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。

3、要引进和培养现代化管理人才

一直以来，存在着“档案管理不需要很高的专业素养”的认识误区。目前基层档案工作人员的专业素质难于适应信息化发展的要求，学历上看，获成人教育大专学历的居多，大专院校毕业的大专以上学历的人员居少，这对档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利。

一定要改变这种状况，千方百计改善队伍素质结构。