信息化后企业档案管理改善路径的思考

孙宏卫

计算机及网络技术的迅猛发展改变了我国传统社会秩序和经济结构，企业所处的不在是以往的物质经济环境，而是以计算机网络为媒介、客户为中心，把企业组织结构、技术研发、生产制造、市场营销、售后服务等环节紧密相连在一起的信息经济环境。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息的记录，更是企业不可或缺的核心信息资源及重要资产。随着企业组织规模不断扩大、业务模式不断转变、市场环境不断变化，导致对信息管理的要求从局部向整体、从总部向基层、从简单向复合进行演变。这就要求企业档案工作必须服从于企业的总体规划和战略，顺应企业信息化建设步伐，尽快实现档案信息资源存储的数字化、档案信息管理的自动化、档案信息传递的网络化、档案信息服务利用的远程化，最终建设成为企业数字档案馆，集图书、情报信息、档案信息一体化，有效地保障企业的可持续发展。

本文结合企业档案管理实践和企业信息化实际情况，對企业档案信息化工作所面临现状进行认真分析思考，提出了信息化后企业档案管理的改善路径。

1.必须要改变档案管理模式

机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上的，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上，要求按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。传统的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置，这就要求必须按照管理信息化的要求，对档案管理模式进行相应的改变。

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，档案信息化这一高新技术系统也不例外。档案管理信息平台是一个覆盖企业管理方方面的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案信息化系统应该把上下各个层次和各专业管理所形成的信息都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，避免造成信息分割和资源浪费。

2.提高档案信息管理人员的综合素质

实现档案信息化，首先要有现代化的人，企业档案管理人员必须要有较高的知识层次和先进技术水平，不能再满足于一般的计算机操作。从目前看，企业档案部门缺乏现代高技术人才，而档案管理、信息处理复合型人才就更加奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象，尽管使用着现代化设备，但仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了。因此，必须对对档案管理人员进行有针对性的培训。同时，企业应该以战略的角度重视建设高技术档案人才的培养和引进工作。

另外，企业还应注意到，档案信息管理系统功能的发挥将取决于档案信息管理者、企业管理及技术人员的有机结合和共同努力。在机读文件阶段，纸质文件管理者是档案信息管理者构成的主体，而且档案信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是档案信息管理者的构成主体，但档案信息管理者将不再是独立的群体，档案信息管理者已不能完全独立承担起档案信息管理职能。企业必须要从组织机构和工作流程上有所改变，使企业档案管理人员和企业管理及技术人员有机结合，共同努力，方能充分发挥出企业档案信息化的作用。

3.创新企业档案服务手段

3.1建立企业档案信息中心。从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；企业档案馆也不再是单纯的档案保管机构，还应当成为企业档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。因此，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，加强对企业档案信息的开放和开发，面向企业发展主动出击、主动服务，主动参与企业数字档案馆建设，在为企业提供档案信息服务的基础上，创建，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的企业档案信息服务工作实体，为企业的生存和发展服务。

传统档案馆的服务方式相对单一， 等客上门是最常见的服务方式。相比之下， 数字档案馆是开放式的， 用户可以通过终端联网的方式查找所需要的信息。传统档案馆的检索功能是静态的， 而数字档案馆的检索功能则是动态的， 档案馆的服务方式必然发生根本性的变革， 从单一服务转变为多元、多层次服务， 从而增强与用户的紧密联系， 加快档案信息的使用频率， 有效地提高服务质量。

随着档案信息系统的建立，档案部门应与企事业单位信息管理部门密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设应在企业档案部门，作为企业信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。

3.2开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

企业档案部门可以在网页上通过汇编相应的档案信息专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和咨询服务。

要以网站为基础进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

4.加强横向和纵向联合，实现档案信息资源共享

4.1打破信息孤岛。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何一个部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。处于信息化社会的今天，人们对各类信息的需求日益迫切，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。档案信息服务的主体由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。信息化社会中，对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。因此，必须打破企业档案、图书、情报、生产经营、科研技术、财务管理、文书管理等企业管理部门各自为政的局面，打破上下左右信息孤岛，建立一个完整的企业档案信息系统，才能充分发挥企业数字档案馆的整体优势。

4.2建立联合目录，实行资源共享，正是建立企业信息系统的前提条件和核心内容之一。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部門相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于企业档案馆、图书馆馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足需要。

5.结语

成功实现企业管理信息化，是企业博弈市场的关键。建设运营一个及时便利、准确安全、真实有效、成本低廉的企业档案信息化系统，实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥出企业档案管理部门的信息服务功能，为企业发展提供助力。同事，对企业提升效率、增强市场竞争力具有重要作用。

参考文献

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[2]王健，文书学. 中国人民大学出版社，2008

[3]冯惠玲. 电子文件管理教程[M].北京 中国人民大学出版社，2001

[4]董永昌，何嘉荪.电子文件与档案管理[M].百家出版社2001