基于高校数字化档案安全管理体系的研究

李江霞

（广州南洋理工职业学院，广州 510925）

伴随着信息技术在高校档案管理中的应用，高校档案信息资源数字化、网络化进程也不断加快，数字化档案的建设与研究越来越显得重要，而作为数字档案建设的重要内容数字档案信息安全越来越受到关注。为了促使高校数字化档案管理系统安全、稳定地发展，加强高校数字化档案安全管理体系的构建，是当前高校数字化档案建设所面临的重要课题。本文将从数字化档案的基本内涵出发，对高校数字化档案安全管理的重要性进行分析，并就如何构建高校数字化安全管理体系，提出相应策略，希望起到抛砖引玉的作用。

1 数字化档案的基本内涵

何谓数字化档案？数字化档案是伴随着计算机技术和多媒体技术应运而生的一种新型的档案信息类型。它是指利用现代技术而形成的，对国家和社会都是具有一定保存价值的，并且经过严格的归纳整理后，依赖于计算机保管，可以在网络上传输使用，以数字代码记录文字、图像、声音等不同形式的历史记录。这些数字资源日后将会成为网络环境中提供档案利用的主要材料。

2 高校数字化档案安全管理的重要性

高校档案是对高校教学工作、科学研究、竞争管理与其他院校进行各项活动所形成的，对高校和社会有保存价值的多种文字、图片、音像等不同形式的历史记录。高校档案管理是高校管理的重要组成部分，在高校数字化校园的建设过程中，高校档案管理逐渐步入信息化管理阶段，这为高校档案管理工作带来了新鲜血液与巨大挑战。在科技不断进步的今天，高智能犯罪手法不断涌现，各高校亟需采用数字化信息手段管理档案信息，高校数字化档案安全管理可以有效预防和打击高校犯罪，确保高校的安全，以保证高校正常的教学与科研活动的开展。因此，我们需要深刻理解数字化档案的基本内涵，清醒地认识到高校数字化档案安全管理的重要性，并不断积极探索高校数字化档案安全管理体系的构建策略。

3 高校数字化档案安全管理体系构建策略

鉴于高校数字化档案工作面临的威胁，要确保高校数字化档案的信息安全，可以从以下几个方面着手，建立相应的安全管理体系。

（1）加强管理人员的教育与管理，强化高校数字化档案管理人员队伍的安保意识和工作能力。合格的人员队伍是确保数字化档案工作安全的关键，因为对数字化档案信息的安全保护，并不是少数网络管理人员的职责所在，它需要所有从事档案管理工作人员都要积极地参与进去，这是因为每个人都有可能无意中就将档案上的信息泄露出去，所以提高档案管理人员的安全防护意识就显得尤为重要了。要经常完善安全教育化体系的同时，还要积极普及防护知识，尤其是那些强调带有高密级风险的数字化信息档案，一定要增强档案管理人员的安全防护意识，做到防患于未然。

（2）完善相关的管理制度，建立高校数字化档案安全管理的制度体系。俗话说，无规矩不成方圆，制定并实施切实可靠的安全管理制度，是确保高校数字化档案安全管理的基础。要实现高校数字化档案工作的科学、有序，和数字档案信息的真实、可靠、安全，必须制定完善的管理制度、管理规范。要建立完善的管理制度，就要制定包括通讯设备、服务器、机房等网络上允许并支持档案管理机构的内部系统，还要求包括数字化信息档案管理系统运行的网络基础设施的定期维护等管理制度。要对这些设备的维护、制度的管理落实到相关负责人，责任人要做到恪尽职守，及时发现问题并提出解决办法。用规范的管理制度来约束档案安全管理的每一环节，在做到维护数字档案原始性、真实性的同时，也让人们对数字化档案的管理有了信任，保证了数字化档案的规范管理。

（3）加大投入力度，增强数字化档案管理的基础设施建设。保障高校数字化档案信息安全管理的物质基础是硬件设施的建设，一旦失去了完善的、优质的硬件设施保障，就会威胁到数字化档案信息的安全，这就要求高校要加大对档案工作的支持和投入力度，加快档案数字化的建设，尤其是加强数字化档案管理的基础设施建设。逐步建立起多功能的、综合性强、覆盖面广的高校数字化档案管理系统。为此，各高校首先要根据实际情况，加强数字化档案管理的基础建设，并严格重视和保护数字化档案计算机网络的安全，不断改善和更新高校档案室现有数字化档案设备，确保档案室作为永久保存、提供利用档案的重要基地。其次，高校要加强数字化档案管理的环境建设，建立安全稳定的数字化档案室，加强数字化档案室的安全，使得数字化档案室的环境要符合防火、防盗、防潮等“八防”要求，朝着档案、资料和学校校史展览馆三位一体的模式发展。总而言之，为了高校数字化档案信息的安全，各个高校应从实际情况出发，采取多种方式从根本上加强对数字化档案的安全管理。

数字化档案管理的安全保障是一个持续的、全方位的动态过程，在互联网络信息系统被广泛应用的今天，档案信息的安全问题越来越值得档案管理人员思考。作为高校档案管理人员，要针对高校数字化档案管理方面层出不穷的问题，要时刻保持清醒、居安思危、警钟长鸣，不断更新技术，加强制度创新，做到与时俱进。只有这样我们才能逐步建立起完善的数字化档案管理安全保障体系，才能保证高校档案安全管理在正常的轨道上运行。