试论高校基建档案的整理方法

黄帅

摘要：高校规模的不断扩张，高校的基建项目越来越多，为此产生了大量的基建工程档案，本文结合笔者多年的档案管理经验，从高校基建档案的特点着手，阐述基建档案整理过程中的问题，从而提出适合高校基建档案管理工作的具体整理方法。

关键词：高校基建档案整理方法

随着高校规模的不断扩展，高校进入了基建项目快速发展时期，为此高校的基建档案也越来越多，如何将这些繁多的基建档案进行系统整理，以便在使用的时候能够快速的查询是当前档案管理人员需要面临的主要问题。

1基建档案的特点

1.1专业性。高校基建档案是高校基建项目所产生的各种有价值的材料，因此基于基建活动的分工专业性，基建档案具有很强的专业性，比如在高校主体建筑中，其档案记录是关于混凝土工程、钢筋工程、砌砖工程等，由此可见基建档案具有很强的实践专业性。

1.2成套性。高校基建档案是对高校基建活动的真实再现，通过基建档案可以将基建活动从设计初级阶段到竣工的全过程真实的反映出来，虽然不同的施工工序等，将这些档案进行区别管理，但是其相对与整个基建项目而言，具有成套性。

1.3复杂性。随着高校基建项目的增多，高校的基建档案也越来越复杂，其不仅体现在内容上复杂，基建工程涵盖的知识比较多，既有地质、环保、建筑、水电等知识还具有合同管理、财务管理等，因此整体上看，基建档案的内容是非常复杂的；同时基建档案的复杂性还体现在数量的增加上，众所周知，当前高校都在积极的新建各种基础设施，这样一来高校的基建档案数量必然增多。

2高校基建档案整理过程中存在的问题

基于高校基建活动的增多，高校的基建档案数量越来越多，在高校档案管理人员与管理经费有限的情况下，经过档案管理人员的不懈努力，保证了高校基建档案的有序管理，有效的推动高校的档案管理，但是结合笔者在基建档案整理过程中的感悟，高校基建档案整理过程存在一些问题：首先档案管理人员缺乏对基建档案管理的重视意识。高校档案管理人员认为基建档案主要是对高校建筑活动实施起到质量监管作用，一旦高校的基建活动完成后，基建档案存在的意义也就不大，因此他们在管理过程中就会不重视，导致一些关键性的基建档案丢失。其次基建档案在整理的过程中存在盲目性，具体表现为档案管理人员在整理基建档案时存在一把抓的问题，他们不能按照基建档案的种类等进行细分，导致以后在查询相关信息时非常的困难。再次基建档案整理的手段过于传统。目前高校档案管理人员在整理基建档案时主要采取的就是手工整理的手段，没有将现代计算机技术引入进来，影响基建档案整理的效率，而且这种手工整理的方式也容易在整理的过程中出错。最后基建档案整理的方法比较落后，当前高校基建档案整理的方法主要是采取立卷模式，即先对基建档案进行分类、立卷、卷内文件整理、填写卷内文件目录以及封皮等环节消耗大量的人力和物力。

3高校基建档案整理方法

基于基建档案对高校基础设施的重要意义，高校基建档案整理方法的选取要突破传统的千篇一律保存整理的方法，而是要根据高校的实际发展需要，有选择的对一些基建档案进行整理保存，比如属于高校重大基建项目的档案一般在城市的城建档案馆都有备份，为此高校可以就此部分档案不进行整理与保存，这样一来既可以减轻高校档案管理人员的工作量，提高他们的工作效率，同时也可以为高校节省一批档案管理经费，促进高校基建档案合理利用的效率。基于当前我国高校基建档案整理过程中所出现的问题，我们应该从改革基建档案整理方法入手，构建适合高校管理的档案整理方法。

基于传统的基建整理方法的局限性，我们可以参照《归档文件整理规则》，实施以“件”归档的整理方法。

3.1改变基建档案整理的方式。改变以往的以立卷形式的档案整理形式，建立以“件”归档的模式，以“件”归档有效的避免了传统的基建档案繁琐的环节，只需要将基建档案以“件”的形式进行整理，对每“件”进行编页、盖归档章、填写页数、件数以及保管期限等信息就可以，不再需要对其进行细致的分类。

3.2提高基建档案整理的手段。传统的以手工整理基建档案的模式，经常会出现整理错误的现象，因为人在整理基建档案时他们会受到主观意识的影响而导致工作失误，比如档案管理人员在整理基建档案文件时，他们可能会因为粗心大意，而将某一重要的基建档案归纳到别的档案袋内，这样一来在查询此信息时就会因为工作人员的失误而增加档案查询的时间，影响档案归档的实效发挥，而通过将计算机工具引入到基建档案整理过程中，就可以避免整理过程中的失误现象出现，通过计算机的辅助，可以实现基建档案信息的数字化，这对于档案信息的使用者来说，就会更加快捷。

3.3在确定好基建档案的“件”之后要确定基建档案的保管期限，随后进行装订，进行编目排序、编号、加盖归档章最后装盒。

基建档案整理是将高校基建活动相关材料转化为档案的重要步骤，是高校基建管理工作的重要依据。随着高校基建项目的增多，高校基建档案的数量也越来越多，因此作为高校档案管理工作者一定要本着认真、负责的态度，在基建项目开始阶段就要介入进去，强化基建档案整理的力度，提高基建档案管理质量。

参考文献：

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[2]董瑞芬.试论高校基建档案的特点与管理[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2009（03）.

[3]周政坤.提高基建档案管理水平的方法及措施[J].沈阳航空工业学院学报，2010（12）.