美国高校图书馆战略规划的方向、实施及启示

2015-01-30 13:46别立谦刘晋伟
大学图书馆学报 2014年5期
关键词:战略规划高校图书馆

别立谦 刘晋伟

摘要 高校图书馆制定战略规划,对于更好地支撑学校的教学与科研工作具有重要的意义。文章首先介绍美国几所优秀大学图书馆在近3—5年中的战略规划要点,然后从战略规划的制定、实施与评估等方面举例介绍他们的先进经验与做法,最后点明对我国高校图书馆相关工作的启示。

关键词 高校图书馆 战略规划 战略实施

战略规划是制定组织的长期目标并付诸实施,它是经过一段特定的时间进行构思之后形成的一整套计划,随着环境的变化而不断发展。战略规划有助于图书馆在各组织中保持战略性优势。美国从20世纪70年代开始进行图书馆战略规划的研究,主要是为了应对经济形势带来的压力和其他信息机构的冲击,同时完成主管部门的要求以证明图书馆自身存在的价值。我国对图书馆战略规划的研究始于20世纪80年代末期,随着科技的进步与教育的发展,国内不少图书馆近年来讨论与制定战略规划,以谋求更长足的发展。

高校图书馆肩负着为教学和科研服务的重任,如何根据学校的发展目标来进行图书馆的定位,并制定相应的发展战略,是至关重要的一项工作。从不断变化的外部环境和管理与变革的内部需求两方面来看,高校图书馆制定战略规划,旨在把图书馆的发展与可预见的环境变化联系起来,通过成功实施不同阶段的战略规划,最终实现图书馆的使命。

1 美国高校图书馆近年战略规划的方向与要点

美国高校图书馆通常每3—5年就会制定一个战略规划,以指导图书馆在这几年间的工作和发展。以下就举例介绍美国几所大学未来3—5年的战略规划。

1.1 加州大学洛杉矶分校图书馆2012—2017年战略规划

该馆的战略目标包括:1)加强研究型馆藏的建设;2)改革研究型服务模式;3)专注于支持教学;4)重新定义图书馆作为空间场所的概念。为支持这一战略目标,还确定了三个主要战略:首先要制定一个研究议程,然后要构建一个有责任心、反应迅速的组织,并培养组织能力。

1.2 加州大学伯克利分校图书馆的“重新构想图书馆”改革

为了应对经费短缺、人力削减、需求转变的严峻形势,伯克利分校图书馆从2007年9月起,酝酿与规划图书馆的转型——重新构想图书馆。这一重要的战略规划从2011年12月开始实施,旨在通过服务的转型,保证在现有人力资源的情况下为读者提供更优质的服务。重新构想图书馆服务的原则包括诸多方面:

·营造一个鼓励创新、协作、创优、集体认同、并分享最佳实践的环境。

·以开放的态度、带着质疑的假设以及形成于校园内外对于未来发展方向的预测等方式,达到检验图书馆各领域和项目发展状况的目的,并从中寻找转型变革的机会。

·整体上关注用户体验,尤其是连贯性和无缝性。

·确保跨学科获取资源的平等性。

·确定教师、学生与校园需求的优先事项及设计服务模式;相应地分配资源,以保持师生需要的设施、工具和服务。

·最大限度地支持24小时服务,包括所有学科的在线资源与服务。

·强调有效利用资源和人员,充分利用校园范围内和全系统的专业知识,注重标准化和自动化,减少重复劳动。

·探索学科发展趋势,通过学术项目、研究领域和学科内的关联,整合潜在的馆藏和服务,同时通过学科馆员参与馆藏建设来加强学科建设。

·通过考虑学科专长和实现这一目标所需的服务,支持建设优秀的馆藏。

·所有的讨论、校方批复及图书馆改革的实施情况要向图书馆及校园受益者公布,做到透明、包容。

1.3 加州大学圣克鲁兹分校图书馆2013年制定的战略规划

该馆以为圣克鲁兹分校校园社区提供学术信息资源为主要任务,图书馆与师生一起发现、使用和管理信息资源,支持他们的研究、授课和学习。围绕这一使命,图书馆在2013年11月制定的战略发展方向包括:1)为校园社区发现和获取学术信息资源。2)支持研究人员挖掘其独有的数据和学术成果。3)为大学学术团体、访问学者和广大市民提供图书馆的特藏和善本服务。管理学校档案知识库,包括指定的记录、文件、选定的教师论文、出版物、可视化资源及学校的纪念品存储库。4)提供物理空间和资源,以增强学生的经验和支持教学、学习与研究。5)不断调配人力资源,以保证工作效率的最大化。

1.4 加州大学戴维斯分校图书馆2013—2016年战略规划

主要包括基础设施和建设项目两大块。基础设施涉及图书馆建筑、在线平台和机构组织建设三个方面:建设一个世界一流的数字时代的虚拟图书馆环境,使图书馆的效益和影响最大化,把图书馆重新规划为一个不断增长的学生社区空间,提供一个不断变化的研究环境。建设项目涉及研究、教育和馆藏建设三个方面:扩大学校的研究影响力,以支持学生终生学习为目标巩固学校的教育质量,最大程度地满足读者获取综合性知识的需求。

1.5 纽约大学图书馆2013—2017年战略规划

纽约大学图书馆制定的2013—2017年战略规划,以建设全球网络大学的图书馆为目标与努力的方向,内容包括:1)创建高质量的、一致性的、功能强大的用户体验,而无论用户所处的位置何在、使用什么访问途径或目的。2)作为学术合作伙伴,扩大和加强图书馆在教学中的作用和教育影响。3)建立能够支持不断扩展的研究、教学与学术交流所需要的数字基础设施。4)建立能够保证图书馆选择、采集、保存和提供使用研究馆藏的全方位的操作和支撑体系。5)建设组织文化,建设和保持一支熟练、敬业的员工队伍,以确保顺应环境的不断变化,并茁壮成长。6)建立一个全球性的组织,协同工作并有效支持该校全球网络大学的集成化服务。7)通过良好的沟通与营销策略,使得图书馆的资源与服务可见度更高、使用率更大,并更好地满足用户的需求。8)图书馆成为一个促进数据驱动的探索和决策制定的组织。

1.6 弗吉尼亚理工大学图书馆2012—2018年战略规划

弗吉尼亚理工大学图书馆的使命是创造图书馆的未来。他们既相信传统,又承认变化,在提供信息的核心使命的基础上,适应高等教育中新的信息需求和学术研究。他们尊重思想和文化的多样性,在满足用户需求时找到信息挑战的解决之道。他们设想图书馆的未来是:全球范围内学生成功和教师创新的平台;战略伙伴关系的枢纽;一个能够适应不断变化的用户需求与期望的再生实体。该馆的改革主要关注四个方面:学习空间、研究与挖掘,教学与信息素养,获取资源。

1.7 康奈尔大学图书馆2011—2015年战略规划

康奈尔大学图书馆认为自己制定的战略规划具有雄心勃勃的范围和规模,这主要是受几方面因素的影响:加速变化的环境,弥漫的信息生态,紧缩的资源基础,对教育成果的更多关注,以及学术与创造性表现出的过程与结果的模糊化趋势。面向2015年的战略规划主要包括以下几个目标:1)确保康奈尔校园社区全方位获取学术资源。2)极大地提高查找和使用学术资源的系统功能。3)提供能够支撑科研和学术交流完整周期的服务。4)加强图书馆对不同层次学生的信息素质教育。5)建设图书馆的物理空间和虚拟空间。6)通过公众参与,拓展图书馆的能力。7)促进组织文化,帮助图书馆工作人员在不断变化的环境中取得成功,并更广泛地与康奈尔大学社区互动。

2 美国高校图书馆战略规划的制定、实施与评估

美国高校图书馆战略规划体系完备,从思考、调研的准备,到制定、实施,再到后续的评估与反馈,图书馆通常会制定一整套方案,并为方案的组织与实施等环节成立相应的工作小组。

哥伦比亚大学为2010—2013年图书馆系统和信息服务的战略规划成立了战略规划委员会以及专题审查、环境扫描两个小组。战略规划委员会由负责馆藏与服务的副馆长、负责数字技术与保存服务的副馆长以及负责书目服务与馆藏发展的副馆长组成,总体上制定与把握战略规划。专题审查小组由20多个图书馆各业务部门的负责人或骨干组成,参与战略规划的制定与审核。环境扫描小组由该馆负责数字服务、信息素养服务、学科馆员、电子资源共建、元数据、数字化项目等方面工作的馆员组成,为战略规划的前期做好准备工作。该馆的馆长(信息服务副校长兼任)任命战略规划小组的人员,并指导规划的发展。

哈佛大学图书馆从2009年开始进行大规模的改革。改革的目标是建设一个协同管理构架的大学图书馆系统,并致力于增加新的信息技术相关资源。

此图简明扼要却又非常系统地展示了哈佛大学图书馆改革的6个阶段,以及每个阶段应完成的任务以及主要成果。根据改革的进度安排,在一定的时间段内应该完成预先计划好的任务及其进度,并最终完成改革的总目标。

2.1 战略规划的准备与调研

美国高校图书馆一般都会明确自己的使命、愿景和价值,以此为基本出发点,通过环境扫描分析,确定图书馆将要实现的目标,分阶段、按步骤完成战略规划的一系列工作。

加州大学戴维斯分校图书馆用一张图表简洁地揭示出战略规划要点与图书馆使命、愿景、价值观以及环境扫描之间的关系口。

该馆以使命、愿景与价值体现为出发点,考虑影响图书馆发展的诸多因素,包括规模、持久性、跨学科、合作、机构优化、公共服务、社区、全球化、评估与问责,在此基础上确定战略规划的规模与主题。2013—2016年的战略规划主要确立了基础设施和业务项目两大块内容,每个部分再考虑具体的实施方向、目标与策略。

哥伦比亚大学图书馆所进行的环境扫描分析包括学术图书馆的发展趋势、经济因素、法律环境、合作、同行领先地位以及其他需要考虑的环境因素,例如:社交网络、数字资源、云计算、开放系统与开放资源、知识产权等方面的发展。

制定战略规划通常要进行大量的准备与调研工作。除环境扫描分析以外,图书馆会进行一系列的读者调查或活动,在此基础上,对上一期战略规划的实施进行回顾,综合各方面的情况,并结合考虑新的因素来制定新的规划。在制定的过程中,环境扫描以及向用户、馆员广泛征求意见是非常重要的。战略规划的基本雏形出来后,哥伦比亚大学还把它放到该校图书馆战略规划博客上,以获得图书馆员、信息服务人员的关注,规划小组的报告和工作人员的评论将对规划的最终定型起到重要的作用。

哈佛大学图书馆首先明确了改革的目标是建设21世纪的一流图书馆。为了确定这一改革目标的准确度,哈佛大学改革工作组在2009年底对该校的73所图书馆作了一个问卷调查,问题为:未来5—10年内图书馆3个主要的工作目标是什么?调查结果是:强化对教、学、研的支持处在第一位。为哈佛大学的教、学、研服务这一宗旨实际就是图书馆改革的核心目标。经过调查,图书馆明确了改革的方向与定位。

还有一项需要考虑的环节,就是战略的资源配置。根据制定好的战略规划,图书馆需要在未来的3—5年内合理地规划经费预算。哥伦比亚大学图书馆认为,为了保持当前文献资源采访的水平,为资源建设经费预算8%的增幅是非常必要的;需要在技术和基础设施方面进行新的投资;需要对图书馆发展具有重要意义的其他方面分配一定比例的经费,例如储存图书馆、数字资源的长期保存等;获取社会捐赠与合作资金是非常重要的。

2.2 战略规划的制订与实施

哈佛大学图书馆在2011年9—12月制定了图书馆改革的工作流时间表,包括战略规划、机构规划与设计以及图书馆实施三个方面,每个方面下又详细列出了需要具体实施的任务与细节。在战略方面,包括战略规划、战略发展、实施战略监控流程、利益相关者关系处理的设计与管理。在机构规划与设计方面,包括管理模式(角色和权力)、管理(组织结构)、组织能力的优先级列表、定义组织文化、设计支持功能、基本政策和标准、定义绩效管理和衡量标准、开发第一年的IT路线图、详细的组织机构设计、经费和融资模型开发、亲和群模型的建议计划。在实施方面,包括共享服务的未来定位、亲和群模型的执行计划实施方案、制定入职和培训计划。

加州大学伯克利分校图书馆为“重新构想图书馆”的改革成立两个工作小组:图书馆服务模式小组,图书馆员角色小组。

服务模式小组的任务包括:对新框架下图书馆系统所支持服务的图书馆数量以及每一个图书馆所能提供的服务进行描述;区分这些服务模式为“全方位服务”“储存图书馆”等,包括这些模式中的重点服务;确定每种模式下工作人员的技能、成本、收益以及反馈;确定指标和其他因素,以便帮助选择哪种模式是最优的应用;推荐一个可持续发展的图书馆服务框架,这可能是一个模型或模型的组合;记录任何特殊情况或考虑,这将有助于用户和图书馆员在改革的2—5年中进行服务模式的转换。

图书馆员角色小组的职责包括:发现图书馆员当前和潜在的新的职责,例如,采访、学科馆员、参考咨询、原始编目、指导、管理与监督、行政等;对于这些职责的每一项,要用新的方式进行调查或记录进展,包括潜在的优缺点;提出图书馆员劳动力普遍降低一个级别情况下的职责分配方案。

从2011年底实施开始,在该馆主页上发布每一个阶段图书馆的改革策略与实施进度。

2.3 战略规划的评估与反馈

战略规划在即将结束或实施的后期,需要回顾这一战略期内规划的实施与落实情况。这不仅仅是对战略规划的回顾,更重要的是要检查战略规划是否顺利实施或完成,在实施的过程中出现了什么情况与问题,如何进行调整。进行评估与用户调查是比较常见的做法,这一做法不仅适用于指定规划前或即将完成规划时,在规划实施的阶段,根据需要随时可以进行用户调查或征求馆员意见。通过反馈的结果,图书馆能够及时修正战略目标或调整进度等,确保图书馆的战略实施不偏离发展的主线。战略规划的评估与反馈结果,可以为下一个3—5年的战略规划提供重要的参考依据。

杜克大学图书馆在制定2010—2012年的战略规划时,对该馆2006—2010年的规划进行了评估,评估报告作为新一期战略规划的附件,提供参考或依据。评估报告按照战略规划的目标,详细列出了每一个项目及其完成情况,状态包括:完成、部分完成、延期、正在实施,每一个目标下还列出所取得的成绩,分析延期或没有完成项目的原因,并寻找新的目标或增长点。

3 对我国高校图书馆制定战略规划的启示

我国高校图书馆在“十二五”阶段掀起制定战略规划的高潮,尽管在实践中已经取得一定成就,但还存在意识不足、战略规划文本缺乏科学性、规范性等问题,需要加强综合研究与分析能力,预测图书馆发展趋势并准确定位。目前,我国处于“十三五”预规划的阶段,如何结合各高校的具体情况,借鉴美国高校同行先进之处,做好未来3—5年的战略规划,具有重要的意义。在对美国高校图书馆战略规划内容和做法的综述与分析的基础上,我国高校图书馆应总结现有经验与不足,做好战略规划的制定工作,加快发展。

1)结合本校的学术发展战略,考虑图书馆发展的定位与战略措施。

高校图书馆主要围绕支撑学校的教学与科研而服务。在制定战略规划时,图书馆需要充分了解学校的学术发展战略,结合本馆的实际情况,制定符合学校发展需要的图书馆战略发展规划。美国弗吉尼亚理工大学图书馆在其制定的2012~2018年战略规划中,把图书馆的具体规划与学校长期战略发展规划一一对应,体现从图书馆的角度,为学校发展所做出的考虑。例如,该校在研究与创新方面要建成网络化的大学,加强跨学科的研究,图书馆为此制定了在学习空间、研究与策展、教学与信息素养以及获取资源的能力等几个方面要实现的具体目标。

2)加强研究,明确使命与目标,结合本馆的现状制定可行的战略规划。

根据有关论文的调研,我国高校图书馆在“十二五”的战略规划中,明确使命陈述和愿景描述的图书馆只占被调研图书馆的10%,进行环境分析的图书馆只有30%。从方法的角度看,我国高校图书馆制定战略规划的做法不够科学与规范。应该加强综合研究,组织战略规划团队,分析预测图书馆未来发展趋势,确定图书馆的使命、愿景及价值体现,在明确而恰当定位的基础上,结合考虑现阶段的发展状况以及可能的人力、物力、财力,借助调研与意见征求等的结果,借鉴同规模、同水平或同类型高校图书馆的经验,通过综合考量,制定适合本馆发展的切实可行的战略规划。

3)注重图书馆战略规划的文本规范、内容创新及方法论指导。

美国高校图书馆的战略规划的文本结构虽然没有统一的模式或标准,但通常包括:a)概述或简介;b)环境扫描;c)战略规划:目标、预期成果,以及为实现目标需要开展的工作或项目等;d)战略规划制定的过程与参与规划制定的人员名单;e)上一期战略规划的评估报告;f)与学校发展战略相匹配的战略要点;g)图书馆规划的内容分析;h)执行战略规划的建议。其中,a—c为主体部分,d—h为附录部分。主体部分是必备内容,附录部分各个学校的情况不一,各有取舍。战略规划比较详尽或复杂的高校图书馆,通常会有一个战略规划的简表,便于浏览战略主线和主要任务,如杜克大学图书馆、加州大学戴维斯分校图书馆。

在文本体例方面,借鉴美国高校馆的经验,应加以规范。在内容方面,要尽可能准确地预测发展趋势,具有一定的前瞻性、创新性和挑战性,科学、合理地制定战略规划。

在战略规划的调研、制定、实施等各个环节,做好组织与管理工作,对于每一个规划下具体的目标和项目,要努力实践与落实。对于没有完成或实现的目标,要认真地分析与总结,根据出现的新问题,及时做出调整。

4 结语

图书馆是大学的心脏。在创建世界一流大学的进程中,高校图书馆的发展具有至关重要的意义。我国高校图书馆的战略规划与国外相比还存在相当大的距离。学习与借鉴美国优秀大学图书馆的经验与做法,将有助于我国高校图书馆科学、合理地制定战略规划,因地制宜、突破创新,加快发展步伐。

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