高校档案管理质量保证体系建设研究

韩克军

摘 要：高校档案管理为了实现高效以及便捷，需要建立起高校档案管理质量保证体系，本文首先分析了高校档案管理质量的问题，然后对高校档案管理质量保证体系建立归纳性总结了相关的途径：营造档案管理质量提升氛围;建立专门的校园档案的管理网站;规范化档案管理奖惩制度。

关键词：档案管理;质量;体系

高校档案管理工作是高校发挥其自身培养人才职能，并且能够强化规范化管理以及科学研究各项活动的最直接的反映，是高校进行相关管理的重要部分。高校档案管理着重于其实践的属性，主要强调其自身的规范化管理，档案管理的规范化管理 是高校档案管理的新趋势。在高校档案管理的改革之中，最需要关注的问题是档案管理的质量建设问题。如何加强高校档案管理的质量，使得能够更加适应高校以及社会自身多元化的发展需求，是当前高校档案管理的质量保证的重要着力点。本文主要从目前的最新理论角度出发，探讨了高校档案管理质量评估的特点，从而能够构建科学评估的体系以及评估的目标方法。

一、高校档案管理质量问题简述

高校档案管理工作是高校内部各种实践活动自身开展的各个方面的记录，伴随着高校发展而产生的大量原始记录，从而为学校的相关各项工作提供参考依据。从高校档案管理的内涵出发，对高校档案的要求便是需要进行真实并且准确的记录，形成一套比较精准地描述体系，对所需要记录的活动进行方便快捷的记录。高校档案管理工作与高校的发展及其他各个方面有着比较紧密的关系，总体来说，形成了相辅相成的关系。其中高校档案管理的治疗体系的构建是一个比较系统的工程，体系的构建需要人员自身的服务意识以及奉献意识，需要硬件建设以及制度的保障。

第一，从工作人员自身方面来说，相关工作人员的工作理念比较缺乏，做好高校档案管理工作以及对于自身工作的认识比较缺乏，政治素养缺乏、奉献意识不够;第二，高校档案管理以及搜集工作不规范，缺乏制度方面的限定。结合笔者实际工作，目前高校对于自身档案管理工作的重视并不充足，高校档案管理的日常工作并不够规范，包括档案管理的借阅以及使用存在着很大的弊端。高校档案管理工作之中，容易出现人情而使得档案管理工作缺乏明细化管理;第三，高校档案管理部门的相关硬件设施属于中下水平，设备本身更新比较缓慢，使得高校档案管理工作不能够适应新时期的档案管理的发展。高校档案管理的科技程度比较低，信息化在档案管理之中并没有能够充分得到发挥以及发展。

二、高校档案管理质量保证体系建立

（一）营造档案管理质量提升氛围

所谓的高校档案质量管理体系便是指高校的档案管理工作在相关领导人的带领下，全员参加，应用科学的方法，充分发挥科学管理以及专业技术的作用，从而构建一套贯穿于整个档案管理过程的质量保障体系。档案质量管理的核心便是为了能够充分提高档案工作的水平，从而保证档案的质量。为了能够提升档案管理的质量，需要构建系统化的档案管理保障体系，需要形成比较系统化的档案管理意识，并且将这种档案管理意识在全过程之中进行渗透。

首先，高校档案管理的质量保证体系建设需要全员进行参与，与高校档案管理相关的人员需要在高校内领导以及相关档案管理 部门的领导配合之中，进行高校档案管理的质量保证体系建设。相关人员需要严格按照标准以及公文完成文件的归档以及档案管理工作。在档案管理工作之中渗透“档案质量，人人有责”的观念，并且保证档案的完整性、真实性以及统一性。

其次，对于高校档案馆的管理需要实行全过程监控，使得高校档案管理工作能够在全过程的监控之中实现高质量的建设。对于高校档案管理的监控，其中包括对于档案的登记、搜集、整理、审核、归纳、组档、后期升级以及开发再利用。最后，需要不间断应用科学技术手段。在高校档案管理过程之中，需要采用最新的数理统计技术，从而使得能够应用现代的科学技术对高校档案进行管理，提升档案管理的质量以及整体的工作水平。

（二）建立专门的校园档案的管理网站

在高校档案管理工作之中，馆藏纸质版的档案信息化程度并不高，使得高校档案资源利用的水平不高，资源的普遍利用受到了一定的限制。传统的高校纸质的档案管理工作量比较大，对于档案管理的技术要求比较高，而且使得档案管理的任务相对比较繁重，使得档案管理工作的质量并不能够满足社会各种团体以及群体对于档案利用的要求。档案管理工作需要依托现代科技完成自身的信息化建设，对原有的各类馆藏纸质照片磁带等不同形式的档案进行相应的数字化，使得相关的电子档案数据能够得以保存，保存在固定的数据库之中，为构建高效便捷的高效档案管理网站助力，最大化档案利用。

（三）规范化档案管理奖惩制度

高校档案管理在高校办学之中处于众多环节中最基础的环节，档案管理工作是关系着高校教学、学生管理、科研以及招生就业的关键部分，高校档案管理的重要性不言而喻。为了能够进一步加强高校档案质量保证体系，需要各高校从自身实际状况出发，制定相关的奖惩制度，从而为高校档案管理注入比较强大的动力。具体而言，在高校档案管理工作中，高校档案管理的收集以及整理工作在档案管理研究中，取得比较显著地成绩的人员可以获得相当可观的奖励;相反在高校档案管理工作中，破坏档案，丢失或者违反保密规定的人员需要找到相关的负责人给予一定的处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。档案工作的奖惩一般与年度考核总结、评比工作同时进行。

参考文献：

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