论高校院系资料室文献资源建设的优化

陈军莲（湖南师范大学公共管理学院　湖南长沙　410081）

论高校院系资料室文献资源建设的优化

陈军莲
（湖南师范大学公共管理学院湖南长沙410081）

〔摘要〕文章阐述了高校院系资料室文献资源建设优化的意义和原则，分析院系资料室文献资源建设存在的问题，提出院系资料室文献资源建设优化的策略。

〔关键词〕院系资料室文献资源建设优化

高校院系资料室是学校图书馆系统的重要组成部分，其服务对象主要是本院系的师生，与院校图书馆相比，院系资料室的文献资源专业特色明显，学术性更强，学科专业文献的收藏全面而系统，因而成为教师和研究生借阅的首选地。[1]许多的院系资料室以其系统的、优化的文献资源，书刊排架规范有序，师生查找方便快捷，因而深受师生的欢迎和好评。但也有不少的院系资料室，在文献资源建设方面，由于缺少专业教师的指导和参与，往往是资料员“各自为政”，资料员盲目随意收集文献资料，书刊排架杂乱无章而师生找不到书刊而焦急和无奈。院系资料室文献资源建设的优化是资料室服务优化的基础，是资料室职能最优化的重要保证。因此，依据优化原则，探索院系资料室文献资源建设优化策略，具有重要的指导意义。

1　资料室文献资源建设优化的内涵与意义

1.1资料室文献资源优化的内涵

所谓优化，就是为突出优点而去除冗余不太重要的部分。文献资源建设优化，就是图书情报机构在文献资源建设的过程中，加强重点领域文献资源建设，重新组织资源体系，剔除过时不实用的文献资源，开发检索应用平台，以适应服务对象文献信息需求的全过程。其步骤包括文献资源体系规划、文献的选择与收集、文献的组织管理、文献资源建设基本理论与方法的研究。[2]

院系资料室的文献资源建设除关注知识的学科体系结构之外，应重点关注纸质文献资源、数字文献资源的合理配置，各种服务平台的建设。

1.2院系资料室文献资源建设优化的意义

院系资料室文献资源建设优化的意义主要体现在三个方面：（1）节约经费。优化一定是建立在高校图书馆体系整体性之上，是对学校图书馆文献资源体系的完善和补充，以便建立有特色的专业文献资源体系，避免资源重复建设，有效节约资金。（2）提高利用率。优化是对资源体系的重新组合，分成更小的资源体系可以节约读者查找资源的时间，提高文献的利用率；组织有序的资料室文献资源可以提高检索准确性。（3）深入揭示。开发资料室的一切有用文献资源，定期编制专题索引、题录、文摘等各种类型的检索工具，对易被忽视的有价值的资源，多途径、深层次揭示，及时提供给用户，最大限度地发挥资料室对教学科研的服务功能。

2　院系资料室文献资源建设优化的原则

2.1与学科建设相统一原则

学科建设是教学和科研工作的主要内涵。[3]文献资源建设与院系学科建设相统一，是资料室的性质和任务所决定的。资料室应了解本院系学科知识体系，主要的发展趋势和动态，重点关注学术带头人的作品。当然，过分强调知识体系的分类而忽视专业性，会导致高校人才培养知识面不宽，适应面过窄的问题。所以在文献资源建设优化中，除合理全面收集本学科的文献资源资源之外，还应关注临近学科、交叉学科的文献资源，并与学校图书馆、其他资料室建立共享机制，提升文献保证能力。

2.2实用性原则

实用性原则，是指从资料室读者实际使用需要出发，规划、选择、收集、整序、组织和管理文献资源，以最大限度满足读者文献信息需求。实用性原则是文献资源建设的基本原则，这是资料室的职能决定的，要求根据资料室的服务任务和服务对象需要建设藏书。

2.3系统性原则

文献资源建设的系统性原则有两个方面：一是指重点藏书的完备层度，二是指藏书体系的结构。结构良好的文献资源体系各组成部分相互关联，有较强的逻辑关联度，排列组合方式易于被人们理解，在功能上相对稳定，同时具有开放性。在建设实用性藏书的同时，必须要求藏书的系统性。在采访工作中，应加强计划性和及时性。对本馆文献资源建设的目标、方针、文献收集原则、范围、重点等，加强制度建设，使文献资源补充入藏有章可循，并保持其连续性、稳定性，不致因工作人员的变换而影响藏书的系统性。

2.4特色化原则

特色化包括专业特色、地方特色、文献类型特色、文种特色四个方面的内容。特色化原则的要求是：（1）对文献资源数量的要求。文献资源的规模，是保证资源体系特色的基础，数量太少，特色就很难形成。同时还要从品种量看文献体系是否形成特色，作为馆藏特色的文献种类，其缺藏率高，就意味着对该学科文献的网罗度不够。（2）对文献资源质量的要求。特色文献在内容上要有一定的深度，能够体现学科发展的最新水平和动向。当然，衡量文献资源质量有两个指标，一是保障率，二是利用率。这两项指标是对文献资源体系的宏观整体性评估。对于研究型的藏书体系而言，这种评估方法具有一定的局限性，因为借阅量大的文献不一定是最最专深的专业文献，而利用率在开架借阅中难以统计，其准确度大大下降。所以，在文献资源建设中，应注重局部的优化从而达到整体优化。内容价值高的文献其入藏价值也就越高。其次，在文献体系中，应该制定研究型文献、普及型文献、教学性文献、技能培训类文献的比率，从而使文献体系的结构适应教学科研的需要。（3）加强对重点文献和核心期刊的入藏。文献资源体系特色主要体现在重点文献中，特色文献一是学科主要学术带头人作品的完整性，二是重大影响作品的完备性，三是文献与本院系教学科研的关联度，越是关联度高的文献，应重点入藏，以保证文献的针对性，提升文献的利用率。核心期刊是重点藏书中的一个重要组成部分，它代表着某学科、某专业领域最新水平和发展趋势。核心期刊是馆藏特色的一个重要体现。一旦各专业核心期刊确定后，就要连续订购，系统收藏。

3　院系资料室文献资源建设存在的问题

3.1文献资源建设规划存在的问题

文献资源建设是一项延续性很强的事业，所以，工作的失误，往往给文献资源建设带来难以弥补的损失。一些资料室对文献资源建设既没有去探索其规律，也从未去进行规划，而只是凭“经验”办事。凭经验进行的文献资源建设，不可避免地会带来许多失误。因此，必须制订文献资源建设规划，为资料室文献资源建设提供原则性、方向性的依据，避免工作的盲目性和混乱状态，使资金得到更合理的运用，藏书体系中的文献资源得到最大限度的优化。[4]

3.2文献的选择与收集存在的问题

一定数量的藏书是资料室开展服务工作的基础条件，也是衡量资料室服务能力的重要标志。但是，由于出版文献量的迅猛增长，也由于馆员片面追求书刊新增数量和书刊馆藏总数，盲目随意地收集文献资料。当架位空间紧张时，没有对文献的学术价值做出评估，单纯以文献的出版年代为标准，开展剔旧工作，导致有价值的藏书被剔除，破坏了文献体系的完整性和连续性。所以，盲目追求藏书数量的庞大，不利于文献充分有效的利用，是违背实用性原则的。

3.3馆藏文献组织存在的问题

馆藏文献的组织，是文献在物理空间的呈现方式，体现各文献单元的逻辑关系。组织良好的文献资源体系，在空间上应条理清楚，规范有序，易于借阅。在文献揭示上，应提供多个检索途径，易于查询。一个藏书虽少，但组织得当的图书馆（资料室），其作用会胜过文献数量庞大但组织混乱的图书馆（资料室）。院系资料室的书刊一般都由校图书馆分编，院系资料员必须负责按分类号加种次号从小到大排序上架。[5]可有的馆员由于业务不熟，工作责任心也不强，导致藏书排架混乱，检索途径单一，读者难以查询借阅。

3.4文献资源开发利用存在的问题

博士和硕士学位论文的选题大多是本学科的基础理论问题或者热点、难点问题，其最终定稿凝聚着研究生和指导老师的共同智慧。对学位论文充分利用，不仅有利于避免重复研究，节约社会资源，而且有利于本校学科和专业特色的宣扬和传承。[6]因此，学位论文已成为图书情报机构特别是高校图书馆馆藏文献的重要组成部分。[7]学校对院系资料室收集本专业的学位论文有明确要求，但部分资料室重视不够，未能及时整理分编上架，给读者造成困难。

4　院系资料室文献资源建设优化的策略

4.1做好藏书规划，有针对性选择和收集文献

结构合理，是高质量文献资源体系的重要标志，也是文献资源得以充分有效利用的重要条件。因此，在规划藏书发展目标时，应该在优化藏书结构方面提出要求。院系资料室与校图书馆相比，最大的优势在于的专业文献系统完善，具有一定的深度。[8]布拉德福文献离散定律表明。专业核心区刊，种数不多，本学科文献载文率高，情报信息量大，与本学科关系密切；因此，在文献收集工作中，应抓住核心文献，发挥经费最大效益，提升文献使用率。[9]具体措施是：请学科负责人指导规划藏书发展目标；请本学科的教师参与文献的选择与收集。教师了解本学科、本研究领域中的核心作者和核心书刊，了解学科建设和读者需求，能弥补资料员专业知识不足的缺陷，减少文献选择和收集中的随意性和盲目性，从而提高馆藏文献质量，实现藏书结构的优化。

4.2科学合理地组织馆藏文献

院系资料室室内空间有限，对馆藏文献进行科学合理地组织尤为重要。因此，院系资料室应从图书、期刊、报纸的加工（分类、编目）、整序（排列、清点）、藏书剔除等环节做到科学合理，才能形成优化的馆藏文献体系。（1）文献的科学加工。为增强图书分类编目的准确性、科学性，院系资料室应引进图书馆自动化集成系统（ILASII），采用CALIS联机编目，对馆藏图书和期刊合订本进行回溯建库，建立书目数据库，与校图书馆实现联网管理、资源共享。使读者能快速准确地检索到所需文献的馆藏地点，提高检索效率。（2）文献的合理整序。院系资料室应根据不同的文献形式灵活采用不同的排架法，以达到方便实用的目的。普通图书排架采用分类排架法，特色文献采用专题排架法，将出版物在一定专题范围集中起来（即横向范围的集中），向读者宣传推荐，带有专架陈列、专架展览性质。期刊排架对于未回溯建库的同文种过刊合订本，宜采用刊名字顺排架法；对已经回溯建库的同文种过刊，采用分类号加种次号排架法；对于现刊采用刊名字顺排架法。过期报纸排架采用年代排架法与报刊字顺代号组合排架。（3）适当剔除无用书刊，优化馆藏文献。院系资料室应在教师的指导参与下，对馆藏中的无用书刊进行适当剔除，才能形成优化的馆藏文献体系，提高文献的检索速度和检索准确性。

4.3加强特色资源建设

院系资料室的文献资源特色建设应该关注两个方面：（1）要注意收集本院教师的学术著作。本院系教师的科研学术成果贴近专业，专业特色浓厚，对本院系的研究生更有参考作用和可读性。因此，每年都应及时收集本院教师的学术著作，建立专用财产登记册，设立“教师科研成果专架”，按入藏的先后顺序编号登记，采用登记号排架法排架，形成实用性强的特色馆藏。（2）要注意收集学位论文，建立学位论文书目数据库和全文数据库。对学位论文特别是本院系的论文，应全面入藏，对于本院相关外校论文的学位论文，应重点入藏。院系资料室每年都应按论文题目、学生姓名、指导老师姓名等参数编制专题目录，方便研究生查阅。发挥学位论文在教学科研中应有的作用。

4.4建立复合馆藏和资源整合利用平台，完善服务

现代图书馆是纸质文献与数字化文献的复合体，信息资源集成服务平台是一个能对本校OPAC资源和各种异构数字资源进行跨库检索，并且为用户提供接链接至全文,或提供文献传递服务的服务系统。目前，“读秀知识库”已经较好地实现了对国内常用中外文数字资源和图书馆书目数据库的统一检索和全文链接，且能方便地开展文献传递服务。随着信息共享空间概念的普及，相信不久的将来，个性化服务平台、文献传递平台、学科信息门户等也将普及至高校院系资料室。

总之，院系资料室文献资源建设是一个相互联系、相互影响的体系，必须从文献的选择收集、科学加工、合理整序、适当剔除、开发利用、资料员综合素质的提高等各个环节都做到科学合理，优质高效，才能形成一个优化的文献资源体系，最终实现院系资料室服务职能的最优化。

（来稿时间：2014年12月）

参考文献：

1.陈军莲.高校院系资料室服务理念管理模式存在的问题及对策.科技情报开发与经济，2013（10）：114-116-119

2,4,9.沈继武，肖希明.文献资源建设.武汉：武汉大学出版社，1991:46,73-75,257-259

3.朱维华，廖亚利.高校图书馆文献资源建设的优化配置刍议.江西图书馆学刊，2004（3）：25-27

5.郭依群.应用图书馆学教程（第2级）.北京：清华大学出版社，2002：51， 51

6.李静.高校学位论文的数字图书馆馆藏及其利用——以上海松江大学城高校为例.图书馆论坛，2010（4）：179-180

7.姚蓉，方怡.学位论文编目的实践与探索.大学图书馆学报，2008（2）：68-73

8.杨巧兰.加强高校图书馆分馆馆藏建设的思考——以北大外国语学院分馆为例.大学图书馆学报，2009（4）：61-63

〔分类号〕G253

〔作者简介〕陈军莲（1962-），女，湖南师范大学公共管理学院图书馆工程师，已发表论文20篇，研究方向：文献资源建设。

On Optimization of Literature Resources Construction of Reference Rooms of University

Chen Junlian
( Public Management School of Hunan Normal University )

〔Abstract〕This paper expounds the significance and principle of optimization literature resource construction in college and department reference rooms, analyzes the existing problems of literature resource construction and puts forward strategies to optimize the construction of literature resources.

〔Keywords〕College and department reference roomsLiterature resource constructionOptimization