关于学校文书档案管理工作的思考

吴丹

（长春市第九中学 吉林长春 130021）

关于学校文书档案管理工作的思考

吴丹

（长春市第九中学 吉林长春 130021）

文书档案是反映学校党务、行政管理等活动的档案。它记录了学校所进行的各类管理活动。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。文书档案是学校各个职能科室工作的重要组成部分，文书工作是对文件全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。但由于文书档案管理工作的相对封闭性，管理方法的陈旧性，使得我们的工作视野、思维和思路容易受到影响和制约。要实现思想观念上的一个大的转变，需要大力倡导开拓创新精神，进一步形成推进文书档案工作创新的浓厚氛围。要认真总结文书档案工作好的经验，准确把握档案工作特点和规律，用新观念新思路解决新情况新问题。应该从以下几个方面去努力。

文书档案 管理 思考

一、健全制度，形成体系，努力把好文书档案材料的收集关

要结合单位自身的管理体制、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系，协调各部门，从而做到从上而下，左右协作的档案传递网络，做好文书档案收集工作的基础工作。

建立文书档案工作制度，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要；制度还要简明实用，具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

文书档案材料收集的基本要求是：主动及时、全面准确、保质保量、安全保密。档案管理人员在把握收集工作的范围和途径的基础上，还必须针对工作的实际情况，与各部门经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少档案材料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还促进了收集工作的开展。只有做好案卷的收集工作，才能为提高案卷的质量打下良好的基础。

二、与时俱进，科学管理，让文书档案管理工作紧跟时代步伐

文书档案数量越来越大，材料的种类越来越多。因此，只有实现文书档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。信息化档案管理对于文书档案工作而言是信息化发展的必然要求，当代档案管理的过程就是逐步走向信息化的过程。

利用现代化技术，整理文书档案。利用计算机等现代化手段整理文书档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大的减少了查找名录的时间。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。还能扩大了社会影响，扩宽了服务范围，档案管理的计算机化，信息成果可以多份拷贝。

由于人们工作、学习及其它活动的日益增强，生成了大量的行政文件、技术资料以及图纸、图片和音像资料，随之而来的是档案入库数量的剧增，一张普通的光盘可存储几千万的文字信息，这将极大地减少档案占用的空间及存储价值的投入。利用现代化手段进行档案管理，使档案的修改、补充、输出、复制工作更加灵活方便。更主要的是为将来“信息高速路”打下坚实基础，档案管理计算机化，可使档案信息与最新技术接轨，与世界同步。

文书档案要科学管理。要严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作。树立”档案质量，人人有责”的观念。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

三、夯实基础，大胆创新，提高文书档案管理工作者的职业素养

作为一名文书档案管理者，首先要有较高的政治素质。档案工作是一项政治性很强的工作。文书档案管理人员首先必须具有较高的马列主义、毛泽东思想和邓小平理论知识，了解和掌握党的路线、方针、政策，熟悉档案工作的相关的法律、法规和各种规章制度，具有坚定正确的政治方向。其次，要有高尚的职业道德。文书档案工作是一项服务性劳动，是文书档案与利用者之间的媒介与纽带。默默无闻、无私奉献，是文书档案工作的突出特点。所以，文书档案管理人员应该树立正确的人生观、价值观，树立全心全意为人民服务的思想，爱岗敬业，勤勤恳恳，不计名利，在平凡中创造不平凡。第三，要有大胆的创新精神。文书档案管理人员必须要解放思想、开拓创新，克服看门守摊、墨守陈规、自我封闭的旧思想，树立信息产品是商品，信息创造价值的新观念，善于用丰富的专业知识指导实践，分析新情况，解决新问题。第四，要有严谨的工作作风。严谨的工作作风，是文书档案管理人员必不可少的素质之一。在实际工作中，必须始终保持政治、学术上的严肃负责态度，对每卷档案，从整体到细微，都要尊重科学，尊重客观，做到精益求精，严谨务实，一丝不苟。第五，要有过硬的业务技能。文书档案管理人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁，因此，文书档案管理人员除了要掌握归档的基本知识外，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识，从而保证文书档案管理水平的提高。

总之，在新的历史条件下文书档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新，采取有效措施，积极探索文书档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。文书档案管理工作者要认识到文书档案的重要性，认识到做好文书档案的重大意义，这样才能真正的做好文书档案管理工作。