中职学校照片档案收集管理问题研究

王先珍

（浙江省青田县职业技术学校 浙江青田 323900）

中职学校照片档案收集管理问题研究

王先珍

（浙江省青田县职业技术学校 浙江青田 323900）

照片档案是在中职学校教学、管理工作中直接形成的，因其真实性、形象性、具有了比一般档案更大的通用价值。它是中职学校档案的一个重要组成部分，以其独特的形式与风格反映了学校悠久的历史面貌。通过利用照片档案进行编史修志、德育教育、出版画册、对外宣传等，不仅使后人从中了解学校的发展历史，还能给人们留下深刻的直观印象。本文探讨了中职学校照片档案收集管理问题。

中职学校 照片档案 收集管理

一、照片档案的收集与归档工作

1.增强归档意识

档案部门应经常性地向广大教职员工宣传档案照片管理工作的重要性，切实提高教职员工的档案意识和档案法制观念，配合档案部门做好照片档案归档工作。各部门应配备专兼职人员负责照片档案的收集并及时进行整理归档，各部门的档案工作人员要了解和熟悉本部门形成照片的总体情况，凡是在工作活动中办理完毕的具有保存价值的照片（包括底片、照片、文字说明）均应及时归档，保证照片档案不流失，不损耗。档案部门工作人员要积极主动做好日常照片档案的收集工作，积极与教学、科研、宣传等部门加强联系和给与工作指导，使业务部门顺利完成照片档案的收集工作。

2.健全归档制度

为使照片档案收集工作有章可循，学校档案部门应结合学校实际制定切实可行的照片档案归档制度，将照片档案的收集整理工作提上日程，使之照片档案管理规范化；明确归档范围、归档时间、归档照片质量要求等，使照片档案收集管理工作渠道畅通。

3.明确归档内容

照片档案收集时，要考虑照片内容的一致性，又要保持时间上的连贯性，即准确地反映学校各项活动的全过程。档案管理工作人员要善于抓住学校重大事件，主动收集照片存档，如有关学校历史沿革、历任校领导、重大历史事件、教学、科研、管理、上级领导视察、友好往来与对外开放、校庆、党团活动、教学名师、优秀毕业生、文体活动、招生宣传、历届毕业生合影、校友照片、评先创优、校园风景等方面的照片。学校档案室也可通过通告等向全校师生收集照片档案，为确保照片档案的完整性，还可主动参与报道学校重大事件活动，主动将一些没有照片档案的只有实物档案的奖牌、奖旗、证书、领导题词等及时扫描或拍摄。

二、照片档案的编辑与鉴定

1.按照片内容准确鉴定，每次事件主题照片选择有代表性的几张即可，按照片档案的收集范围、年度、时间、地点分门别类装册，要配有充分说明的文字。其中，题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者不可少。主体文字的说明要简洁明了，每一次事件有总说明，每张照片在配份说明，让其更有说服力，也更能增加照片档案的可信度。

2.重大事件照片中关键人物须标示姓名、职务、照片中所处位置。建立照片档案信息库，定期检查，及时备份，每隔两年应对照片底片进行一次检查，发现问题及时补救。

3.照片档案的分类可按照“年度———问题”进行，即把不同年度的照片先分开，同一年度的照片再按其反映的内容进行分类。根据实际需要也可按“问题———年度”或照片的作者（摄影者）分类。无论采取哪种方法分类，都应便于保管和利用。

4.拟写照片标题和文字说明，是整个照片的有机组成部分。照片和文字说明是意形结合的整体，是互相依存、互相印证，密不可分的。文字说明由时间、地点、人物、事由、背景、摄影者六要素组成，时间即拍摄时间，地点即被摄物所在的具体地点，人物是指照片上主要人物的姓名、身份，事由是照片所反映事件和事物的情由，背景是指对揭示照片主题具有一定作用的背景，摄影者即该照片的拍摄者。在编写照片标题时，一定要综合运用六个要素，概括地揭示照片影象的全部信息，语言要简洁、明了，突出重点。

5.照片分类后，将照片组成案卷，一般一项内容为一卷；数量不多、内容相近的也可组成一卷。照片的编号，按每页从上到下、从左到右的顺序依次编号，一张照片为一个序号即照片号。照片的分类号、案卷号和照片号应在每张照片的背面标明，以便利用后迅速归入原卷。照片经过分类整理后，要编制卷内目录和案卷目录。照片档案卷内目录的项目包括：照片号底片号、照片题名、页号、备注。底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿，一张底片或一组相关的底片为一个保管单位，编一个底片号。如果是一组底片，在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的，对已经确定类别的底片号再加分类号。

6.将数码照片刻录成光盘。数码照片刻录光盘分两部分进行：第一步是每一项活动的数码照片组成一个文件夹，以8位日期加活动内容关键字为文件夹名称，文件夹内照片按数字顺序命名，该组照片的文字说明同时放于文件夹内。第二步是将数码照片冲印出来，再按传统照片的归档方法进行归档管理，底片号可以用光盘号代替。

三、照片档案的开发和利用

1.要运用好现代化管理工具进行校园照片档案管理。照片档案整理、归档好后，我们还应该对其进行信息化处理，将其扫描录入电子计算机，以电子文件的形式进行保存。这种保存方式的好处在于节省空间，储存信息量大，能够备份，不会因为照片损坏而造成信息流失。目前，这种现代化的照片管理方式正被渐渐应用于照片档案管理工作中，但还有一些传统照片没有被转化成电子形式，随着时间的流失，这些照片可能还会因为褪色、影像消失而失去信息记录的价值。

2.要把学校照片档案管理工作与校园网络建设相结合。学校要设立专门部门进行照片管理工作，同时学校的各个部门也应当有专门人员向照片档案管理部门提供有收藏价值的照片资料。照片档案管理部门要通过网络与这些人员及时交流，掌握各部门照片档案的收集管理情况。我们要确保各部门专门照片收集人员的专业水平，使他们收集的照片资料符合照片档案管理要求。加强校园网络建设，使校园管理的各个部门有机结合起来，这样收集到的照片档案、资料才具有完整性和有效性。

3.我们要做好照片档案的深度挖掘和保护工作。照片档案的保存不应该仅仅以保存为目的，我们还要对其加以利用和挖掘，否则照片档案管理工作将失去它应有的意义。作为照片档案管理的工作人员，一定要明确照片的珍贵性和历史意义，为照片添加合适的文字介绍，并应用于学校的宣传工作中，使这些照片档案、资料发挥最大的作用。照片档案资料珍贵而且不易保存、管理。我们要利用好现代的保存技术和管理手段，对照片档案进行分类、归档，增强照片档案的条理性，方便查找。

四、结论

照片档案是对学校活动中点点滴滴的有效记录方式，它是对于校园文化、生活既生动又详实的记录。做好学校照片档案的管理工作有助于完善学校的档案管理和历史记录，它是学校档案管理中非常重要的部分。要充分发挥照片档案在中职学校工作中的作用，就必须做好照片档案的提供和利用工作。如适时开展照片档案展，通过学校今昔发展变化，激发教职员工和学生爱国爱校热情；实现照片档案资源共享，积极为学校师生服务，使照片档案在学校教育教学科研等活动中发挥更大作用。只有积极开展照片档案的提供利用工作，使其更好地为学校各项工作服务，才能更充分的体现出照片档案的价值。

[1].徐云芳.对学校照片档案特色化管理的思考与实践[J].学校档案，2004.1

[2].周永久.陈文庆.浅谈学校照片档案[J].学校档案，2005.2