改进采购预算编制的技巧与原则

□梁佩明

一、采购预算编制的内涵及难点

采购预算编制实际上是特定组织，以其在物料等方面的需求情况及轨迹为对象，为采购工作制定的预算草案或方案，是组织采购管理的基础环节，同时也是组织预算编制及管理的重要组成部分。对于各类企业组织而言，采购预算一般分为两种，一是用料预算，二是购料预算，采购预算编制基本上也应该以此为基础。采购预算编制也是基于这两种情况而推进思考的。

最近，随着政府治理理念的提出和深化，政府采购预算管理问题逐渐成为社会的热点，相关研究的重心也普遍转移到这里，提及采购预算或物资采购预算往往都被认为是探讨政府采购预算管理。在这种情况下，企业采购预算尤其是编制问题几近成为盲区，甚至往往被假定为业内典范，或者说是关照政府预算系列问题的完美对比的事项，普遍推动践行的集中采购预算管理更是被行政事业单位的相关人员及研究届奉为需要政府采购预算效仿的重点。

应该说，部分企业组织，尤其是规模较大成熟度较高的企业组织，在采购预算管理方面的确表现出了一定水准。不过，这并不等于其本身不存在问题，而且大部分企业在这方面的情况实际上不尽如人意，或者说面对系列难点而束手无策。具体到具体编制环节，同样存在很多问题。比如，重视程度偏弱，在采购管理中招标等工作受到的重视程度更高，在预算管理中关注重心往往在于预算执行环节。另外，虽然大都带有集中采购预算的名义，不过在全覆盖方面往往存在问题，部分物流和项目内容残缺现象不时发生，也就是说相当部分的物料及费用没有包含在内。另外，在程序上说，采购预算方案确定后，基本上就是编制工作的终结，缺乏审核、反馈等后续环节，预算调整的随意性较高。

二、优化物资采购预算编制的对策及技巧

(一)强化提升物资采购计划的编制水准。对于采购预算编制而言，物资采购计划的确定及编制是基础条件，可以在多方面制约采购预算编制的水准和质量。比如，如果制定的采购计划缺乏精细度，是比较笼统的粗线条，在其基础上推动形成的采购预算方案肯定存在精细化不足的问题。同样，在是否全面或者全覆盖方面也存在类似的逻辑，也就是说如果采购计划覆盖面不足的话，采购预算草案和方案肯定也存在类似问题。所以，思考改进采购预算必须首先思考强化采购计划编制水准的提升。

(二)强化多时段及时点的市场调研。在采购计划及采购预算编制方案之间，有一个关键的维系就是涉及物料的价格或者说价值确认及精确预见，这个维系或者说环节往往也是制约采购预算编制准确性的关键因素，对此最关键的表现是部分组织的部分人员习惯用整数字而不是实际估算的具体数值，或者说确定系列物料对应的科学而准确的参考价。对此，应该适当提高市场调研环节的地位，在这方面投入更多的资源及人力，并且可以考虑不仅在编制前进行调研，编制过程中的分析或审核也要配合一定的调研，甚至应该在决算分析阶段都以相关调研工作为基础。也就是说，要强化调研的全流程及多时点性，避免只在草案编制前一次调研后就万事大吉，毕竟市场变化也是持续性的，不会因为一次调研的基础而停止。

(三)强化物资采购预算编制的制度及流程设计。重视其具体的落实或遵循，应该给采购预算编制工作以足够的重视程度，把其定位为常态工作的重要组成部分。对此，主要表现或者途径就是要围绕物资采购预算编制问题，形成明确的质量要求规定，并配备科学、严密而和特定企业有高度适合度的具体流程，或者说比较细密化的步骤，另外还应该有问责等方面的要求，以确保制度及预算分析、审核等流程充分落实，避免在具体层面发生消极性变异，影响采购预算方案在全面性及准确性等方面的质量实现。

(四)破除固化理解采购预算方案的僵化思维。对于特定企业组织来说，系列物料等的消耗数量本来就存在着一定程度的不确定性，而对应价格和价值也往往有所浮动，甚至出现不可预见的异动。在这种情况不应该将形式上确定的采购预算方案当成不可改变的事项，而应该适当提升预算调整的分量，将后者正式纳入采购预算编制的范畴内，以便使编制的预算方案在确保预算执行规范到位的同时，还能充分照顾采购实务层面的具体需求，在实质重于形式的逻辑中实现真正意义上的水准提升。

(五)落实践行物资采购预算大编制理念。应该破除对采购预算编制的狭隘思考，不应该把对此的理解仅控制在编制采购预算的过程中，不应该把预算方案的确定当作采购预算编制的终结，还应该把预算执行过程中对预算方案的审视、预算调整及落实、预算决算环节的相关分析乃至下一个时间段的预算编制均包含在内，形成一个和预算管理相对应的全流程的内容体系，而且将不同时段的采购预算编制看成一个循环系统，以便确保采购预算编制水准的持续提升。也就是说，应该打破过往对预算编制的狭隘理解，从更宏观的方面理解这个问题，借此为采购预算编制的优化提供更适当的理论基石。

三、改进采购预算编制的原则及注意事项

企业组织在改进采购预算编制的过程中，应该注意对系列原则的坚持。对此，一是统一性原则，集中采购预算管理之所以被推崇的原因就在这里，在具体的编制过程中同样应该强化这一点，在特定企业组织、集团公司及系统中，除了确保内容和范围有充分的覆盖外，在具体文件格式等方面也应该有统一的设置。二是可行性原则，采购预算应该和采购计划及具体采购需求有高度的契合，具体采购物流应该能适应特定时段的需要，避免过时或者过于超前。三是重点突出原则，对于规模较大或者说采购工作量度较大的企业组织，应该对重点部门及业务的采购需要进行重点对待，确保这些重点内容编制水准的优先提升。

另外，在在改进采购预算编制的过程中，特定企业组织还应该注意如下两方面事项，一是应该给采购预算编制留出一定的时间，避免过于急迫，具体时间安排根据所设计的流程情况及具体客体量度确定。二是注意与财务预算、物资管理及生产任务等系列事项的无缝对接，以确保形成彼此之间的良性互动，携手推动企业组织的健康发展运行，实现采购预算编制水准提升的终极目的。

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