实证分析与学术思考：高校学生档案管理优化研究

李雅玲

实证分析与学术思考：高校学生档案管理优化研究

李雅玲

（池州学院办公室，安徽池州247000）

高校学生档案是高校学生在校期间个人学习经历、能力培养以及参与重要社会实践活动的真实历史记录，是学校与社会联系的桥梁纽带。全面建立、科学管理高校学生档案对于学生、学校、社会都具有重要意义。文章引入实证分析的理论研究方法，对高校学生档案管理的优化提出理论假设，并根据实践论证总结出一般经验。同时，对高校学生档案管理研究活动进行了主体性反思与批判。

高校；学生档案；管理；优化

DOI：10.13420/j.cnki.jczu.2015.06.038

高校学生档案是高校学生在校期间个人学习经历、能力培养以及参与重要社会实践活动的真实历史记录，是学校与社会联系的桥梁纽带。高校学生档案为人才开发提供了原始信息和准确数据，是用人单位选拔人才的重要参考，是做好组织人事工作不可缺少的重要依据。全面建立、科学管理高校学生档案对于学生、学校、社会都具有重要意义。2008年，《高等学校档案管理办法》颁布以来，各地高校纷纷落实政策，开始按照集中统一的原则来管理学生档案，并已取得一定成效，但其中问题，也不可忽视。

本文引入实证分析的理论研究方法，结合学界已有的研究成果对高校学生档案管理的优化提出理论假设，并根据实践论证总结出一般经验，同时兼论学术研究的“应然”高度和“实然”困境，以求不落窠臼。

1　关于高校学生档案管理的几个热门讨论主题和理论假设

1.1谁来管

指高校学生档案工作由谁来负责。所牵涉的子问题包括高校档案部门的设置、隶属（体制），高校档案部门的管理人员设置（领导与工作人员）以及与之相关的人员队伍素质建设、编制待遇等。

事实上，关于上述问题《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）已有明确规定：

部门设置：第二章第六条规定具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：建校历史在50年以上；全日制在校生规模在1万人以上；已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

归谁领导：第一章第五条规定高校档案工作由高等学校校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

管理人员设置：第二章第九条规定高校档案馆应设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。

工作人员配备及待遇：第二章第十条规定高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。高校专职档案工作人员列入学校事业编制。

但是，我们仍应看到其中的疏漏和不足：

第一，办法中只强调设置档案部门，未对档案部门的隶属进行明确规定，以致现实状况中的体制混乱：建制上由正处级到副处级、科级不等，挂靠部门上由独立部门到挂靠校办、党办、人事处，情况不一，使得档案管理工作的水平参差不齐。

第二，没有对学生档案的管理进行明确规定。目前，对于学生档案管理，高校存在三种情况：有的是由各院（系）管理；有的是研究生由研究生院管理，本科生由学生处管理；有的是由学校档案机构管理［1］。三种做法各有利弊，且与各自档案部门的建制密切相关，但多头管理带来的混乱是不可避免的。

第三，办法中对于档案部门管理人员的条件进行了明确规定，但对于普通工作人员的要求不够明确，以致现实工作中的档案管理人员素质良莠不齐。

1.2管什么

指高校学生档案管理的范围。包括学生档案的归档范围和学生档案管理的具体内容。

高校学生档案不全是高校学生档案管理的主要问题。归档范围是什么？怎么移交？谁来监管？成为影响高校学生档案完整性的主要问题。《高等学校档案管理办法》第三章第十五条规定：“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”，并规定“学生类”文件材料的归档范围“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。”

应该说这样的规定已是十分明确，可在现实中仍存在新生档案不全、档案移交不规范造成档案遗失、多头管理引发档案归档难、管理难、纸质档案材料与电子档案材料归档不同步等问题。

1.3怎么管

指与高校学生档案管理相关的管理流程、管理制度、管理模式、管理手段等问题。

这是高校学生档案管理中的主体问题。除去体制和人员素质等“先天”因素的影响，高校学生档案管理的混乱情况绝大部分归因于其自身管理的不科学、不规范。《高等学校档案管理办法》中对于高校档案机构的管理职责、管理内容进行了原则上的规定，但一是条款不够具体，二是在落实过程中缺乏监管，使得各高校档案机构各自为政，难以规范。

在纵向上与校外其他单位的对接，在横向上与本校其他部门的合作，使得高校学生档案这一档案种类的管理难度大大增大，但也进一步突出了高校学生档案管理的重要意义。从理论上讲，由于涉及多个职能部门，高校学生档案的管理流程应尽量简化、便于操作。在流程制定的过程中应注意明确职责，避免多头管理和交叉负责。而在管理手段上应注意灵活多变，以提高效率为准则。应明确制定科学合理的学生档案管理制度，并严格遵守实施，以确保高校学生档案的高效管理、优质服务。

2　优化高校学生档案管理的实证研究——以安徽大学学生档案管理为例

作为全国档案学高等教育代表院校的安徽大学，其档案工作不仅在安徽省，乃至全国都具有借鉴价值。

2.1独立建制，确保档案部门工作地位

安徽大学档案馆的前身为学校综合档案室，学校综合档案室成立于1991年，归校长办公室领导，综合档案室的前身为1984年成立的档案科，由校党委办公室领导。由从属于党办到校办再到学校直属，从档案科、室到档案馆，我们看到安徽大学档案机构经历了一个由从属到独立、由小到大的发展过程。而事实上，该校档案管理工作在2006年建馆以后实现了快速发展：档案馆面积由几间办公室到5000余平米，档案馆建设经费实现十多倍增长。在这样建制的基础上，该校实现了对学生档案的集中统一管理，建立起了科学合理的管理制度和易于操作的管理流程，并取得了良好的管理效果。

2.2建立科学合理的管理制度

高校作为科学文化事业单位，理应按照《档案法》述规定“建立、健全本单位的档案工作规章制度”。安徽大学档案馆制定的《安徽大学学生档案管理办法》明确规定了学生档案管理的基本原则、管理机构及其职责，并对学生档案的保管与保护、学生档案的归档范围及要求、学生档案的移交和整理、学生档案的利用以及学生档案的转递等方面都行了详细、清晰的规定。在相关法律、法规的指导下，结合自身工作情况，实现了因地制宜，实事求是，为指导具体实践发挥了重要作用。

2.3制定易于操作的管理流程

《档案法》第十条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”。因此，高校各院系和相关职能部门应当按照国家和学校的规定，及时向高校档案部门移交学生档案。而高校学生档案从形成、收集到整理、保管乃至之后的利用、转递，涉及到高校档案馆（室）和相关院系等多个部门，因此，简化工作程序、明确工作职责十分必要。

安徽大学档案馆的具体操作包括如下程序：

本专科生档案：各院系收集、整理、立卷、归档→（办理相关移交手续后）移交学校档案馆。

研究生档案：研究生院接收后，分发至各院系→各院系收集、整理、立卷、归档→（办理相关移交手续后）移交学校档案馆。

而在移交至学校档案馆后，由专门工作人员负责将学生档案按照已有流程进行进一步处理，以方便利用、转递。

2.4明确档案部门与相关部门的协同合作关系

明确部门职责、同相关部门协同合作是高校档案部门科学管理学生档案不可忽略的重要问题。安徽大学在其学生档案管理办法中就明确规定：

在校专科学历以上所有学生形成的档案均由相关院、系和部门收集齐全后，按规定整理立卷，在新生入学2个月内向学校档案馆移交，并办理归档手续，由学校档案馆集中统一管理。

而各部门的具体职责包括：教务处、各院系要在新生入学2个月内及时向学校档案馆移交新生档案，以便学校档案馆对学生档案进行接收、核对、整理和保存；各院系和相关职能部门要按照学校档案馆的要求做好学生档案材料的收集、整理和移交工作，并及时办理归档手续；就业指导部门负责毕业生档案的派遣工作。

这种依照职能部门具体职责进行划分的工作方式，在分担档案部门工作压力的同时，又保证了学生档案管理的完整性和连续性，具有很强的可借鉴性。

3　关于高校学生档案管理优化的思考

3.1等待机会，不如创造价值

不可否认，同其他职能部门相比，档案部门的地位较为“边缘”，在众多高校中，不被领导重视也是“常态”。但笔者认为，与其寄希望于有朝一日领导的“青眼”，不如脚踏实地，集中精力创造出自己的“价值”，从而吸引领导的注意。

现阶段拥有独立建制的高校档案馆，都不是一日促成的，绝大多数都经历过由从属到独立、由小到大的发展过程。而它们的发展凭借的都是出色的档案管理工作。作为高校档案部门的领导，应将精力集中于科学、优化、创新档案管理工作上来，脚踏实地，勤勤恳恳，而不是一昧的抱怨、推卸责任。直面困难，勇于挑战，才是打破僵局，走出困境的出路。

3.2严以律己，宽以待人

所谓“严以律己”，指高校档案部门着眼部门内部，对自身学生档案管理工作进行反思和优化。从制度到流程到人员队伍建设等各项要素，都要进行综合考量和重点提升。要制定更加科学合理的学生档案管理制度，并严格按照制度施行，以提升管理效率、优化管理流程、提供优质服务。

所谓“宽以待人”，指高校档案部门以服务为导向，对学生档案管理工作进行优化。提供利用服务是档案管理的最终流程，也是衡量档案管理质量的重要环节，是档案部门与外界交互的重要窗口。“宽以待人”意为应遵循“以人为本”，以方便用户利用为工作导向，降低门槛，简化流程，优化服务。

严以律己是基础，宽以待人是目标，也是工作要求，二者相互影响，相互促进。在优化高校学生档案管理的过程中，应注意同时把握这两点，共同改善，不可偏废其一。

3.3关于高校学生档案管理研究活动的主体性反思与批判

学界关于高校学生档案管理的问题、对策、思考、改革、创新等方面的研究是“硕果累累”。但细读内容便发现，多数文章都在“炒冷饭”，做重复研究。

事实上，早在2012年，广西民族大学的李华明研究员在其文章《高校学生档案研究综述》中便已指出：“高校学生档案管理存在的问题与对策研究主题的论文占了高校学生档案研究的大部分……但这类研究原创性成果较少，重复性研究较为普遍，且多是现象的一般性描述，总体研究不够深入，深层次原因分析较少［2］。”近两年间，尽管有部分学者尝试融入新环境，或拓展出新主题，但仍改变不了大部分研究“新瓶装旧酒”的现状。

作为档案学社会实践的重要组成部分，档案学术研究主体所需要的敬业精神应该体现在一种科学精神之上，体现在良好的治学态度和严谨求实、不急不躁的学术风气上［3］。在高校学生档案管理这一研究问题上，可采用的研究方式有很多：既可以高屋建瓴的做理论构建，又可以联系实际做案例分析或实证研究，也可以用批判视角结合理论和实践提出发展构想。方式并不重要，关键在于学术严谨和学术创新。重复研究的现状背后原因复杂，但“功利性”动机应是其中之一。作为档案学研究者，应饱含对档案事业的忠诚和执着，承担起档案学术研究在社会发展中的责任和义务，而不是将研究作为谋生手段或谋取个人名气的工具。

中国档案学在几代档案人的努力之下，呈现出今日的繁荣，但如果“功利主义”的学术观念再继续蔓延，大厦将倾，岌岌可危。希望高校学生档案管理研究暴露出的这一问题能为各位研究同仁敲响警钟，引以为戒。

［1］张晓.对《高等学校档案管理办法》的质疑［J］.档案学通讯，2009（2）：15-18.

［2］李华明.高校学生档案研究综述［J］.山西档案，2013（5）：54-56.

［3］任越.基于主体认识视角的当代中国档案学术研究［M］.上海：世界图书出版公司，2011：90.

［责任编辑：余义兵］

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1674-1102（2015）06-0126-03

2015-10-22

李雅玲（1971-），女，安徽贵池人，池州学院综合档案室档案馆员，研究方向为高校学生档案管理。