浅析档案管理现代化

浅析档案管理现代化

李林，曲金玲

（烟台职业学院，山东烟台264670）

摘要：在任何企业或组织中都存在着对档案的管理，所以档案管理的模式是如今社会比较重视的，由于社会的不断发展，对档案管理模式的要求也越来越高，而档案管理现代化也逐渐成为了社会现代化发展的重要组成部分，对当今档案事业的发展有着重要的影响，也代表了档案事业日后发展的方向。

关键词：档案管理；现代化；模式

由于现代化这个词本身就代表了一个不断发展的含义，属于比较前进性的词汇。而国外的一些学者则认为现代化具有一定的方向性，是随着时代发展不断革新的一个过程。由于计划经济向市场经济的转变和知识经济的发展，让档案管理工作不能满足于市场经济、信息化社会发展的需求，更不能达到知识经济发展的要求。并且由于社会科学技术的不断发展，一些新的科学技术被运用到档案管理模式中，逐渐体现出了以往档案管理模式的落后性，无论是在管理方式上，还是在科技含量上，都不能满足于日益发展的档案事业。所以，针对这些状况的出现和档案事业在当今社会中发展的状况，总结出档案管理模式的建立需要满足于当今社会发展的趋势，即档案管理现代化，并且这一模式也代表了当今社会科学技术发展的成果。

档案管理现代化代表了当今档案事业发展的目标，也体现出了档案管理系统和档案管理制度的整体性，在一定程度上表明了档案管理发展的方向，而这一模式的实现是以对人才的培育为基础的，从而能够更好的为社会主义现代化服务。档案管理现代化形成了社会现代化的发展，体现了档案事业与当今高新技术结合的轨迹，在一定程度上推动了传统档案管理模式的革新。

一、档案管理是当今社会发展的必然趋势

（一）档案管理现代化是社会发展的必然选择

档案管理现代化与社会现代化是紧密相联的，也是共同存在的。从客观的角度来说，档案管理现代化是以社会经济、政治、文化、教育、科技等为基础条件来发展的，只有在满足这些基本的条件之后才能成功的建设好档案管理现代化；从宏观的角度来说，档案管理现代化形成了社会现代化的发展，也是现代化发展的奠基石，建设规范化、整体化的档案管理现代化体现了社会现代化发展的状况。所以，面对当今社会的发展，要制定出合理的方案来实现现代化这一目标，核心任务就是要大力加强对档案干部队伍整体素质的培养，形成利用科学技术来实现档案管理现代化的模式，提高对人才的培育力度，以此来推动档案管理现代化与我国社会主义现代化建设事业的共同发展。

（二）档案管理现代化是其自身发展的必然趋势

由于我国经济的快速发展，增强了我国的综合实力，从而带动了我国档案管理事业的快速发展。在近些年来，多种档案管理机构对自身档案事业的发展制订了相关的目标，为实现这一目标可以加强对档案管理的整体性，可以将档案科教作为指导性规定，根据档案科研、教育的发展，把培育人才作为档案管理发展的基础，利用现代化管理模式来实现档案管理机构所制定的目标。打破传统的档案管理模式，积极创新管理模式，在一定条件下可以借鉴其他国家的档案管理模式，结合我国的实际情况来实现档案管理的现代化，这样不但可以保证我国档案管理现代化发展的合理性，还可以提高档案管理现代化的质量，增加档案管理工作的效率，从而促进我国档案管理事业的发展。而且，随着教育事业的不断发展，人员素质的教育也不断得到提高，档案干部队伍观念也在发生着变化，对档案管理的方式也有所改进，以及档案管理条件的改善，均体现了档案事业自身的发展。

二、档案管理现代化的体现

（一）档案资源信息化

由于社会的不断发展，信息化事业的发展也越来越受到各界行业的关注，逐渐成为了现代社会发展的主导力量，在一定程度上推动了档案资源信息化的发展。档案资源信息化是利用信息技术在档案管理模式中的应用而形成的，是经过实践而得出的有效方式，利用这种模式可以快速的实现档案管理信息的传递，使档案中的一些资料、文件得到有效的保障。利用科学技术中的计算机技术将档案资源和管理过程以信息传输的方式上传到网络，通过计算机技术的整理、规划形成档案资源的有序管理，还可以实现档案信息资源的社会共享，这样就可以为档案信息资源的阅览提供很大的方便，也给信息资源化的开发奠定了基础。信息化的发展是当今社会档案管理现代化发展的中心任务，其主要包含了以下内容：（1）明确的指出了档案信息资源建设的具体内容和建立方式，在档案信息资源的建设中可以利用数字化、网络化的技术方式，形成档案信息资源建设的规范化、整体化、共享化，可以根据这些技术手段来建设档案信息资源数据库和内容数据库，这样可以有效的对档案进行分类放置，能够充分体现出档案管理模式的有序性；（2）档案基础平台建设，在这一建设模式中主要包含了对档案网络技术的建设以及对档案信息资源管理体系的开发，创建档案信息资源共享平台能够体现档案管理的透

明度，实现档案信息资源共享的方便性，体现了档案信息传输的网络化与档案信息资源管理紧密性。

（二）档案管理的无纸化、虚拟化

由于科学技术的不断发展，使计算机技术在档案管理事业中得到了广泛应用，也逐渐替代档案管理中的传统记录方式，不断向无纸化、虚拟化的档案管理记录方式发展，在一定程度上促进了档案管理的科技化发展。当今社会中出现的无纸化、虚拟化档案管理模式与传统的手工管理模式有很大的区别，比较突出的不同之处就是对档案管理对象上实施不同的管理方式，传统的管理模式是利用手工纸张的记载来完成对档案的管理，是将获得的信息用手写在纸上来表达的一种形式，占据了纸张档案存放的一定空间，加大了档案管理的成本与时间；而档案管理现代化则是利用计算机技术中的数字化、网络化来实现对档案的管理，其主要管理的对象大多数是针对数据来进行的，利用计算机技术中的网络化来实现档案信息的共享、可变、动态、操控等，极大的方便了对档案的管理，在一定程度上提高了档案查阅的效率，而且避免了档案存储空间不足现象的出现，有效的节约了档案管理的时间和成本。其次是档案管理的操作上很大的不同之处，在传统的档案管理操作方式是利用手工操作，主要是针对档案的收集、整理、鉴定、编写、排架、统计和提供使用等，这些都是依靠于管理人员用手工操作的方式来执行的，这样就需要耗费大量的人力资源，还会增加档案管理人员的工作力度，但工作效率并不高，而使用无纸化、虚拟化的方式来管理档案，其主要是利用智能化计算机的操作方式，将所有的工作流程通过计算机来实现，这样的操作方式不但能够节约人力、物力，还能够节约时间，在很大程度上提高档案管理的工作效率。

（三）档案管理标准化

建立档案管理的标准化，是实现档案管理工作的基础条件。所以在实施档案管理前，需要对档案管理设置一定的标准，只有这样才能将档案管理中的压力转变为动力，逐渐向制定的标准发展。而现在的档案管理是将先进的科学技术作为发展的基石，利用科学技术手段来满足现代社会对档案管理事业的需求。俗话说“没有规矩，不成方圆”，所以，即使利用先进的科学技术来实现档案管理的现代化，也要对科学技术中的档案信息共享和网络建设制定相关的标准来规范档案事业的发展，尤其要重视对档案中数据的交换、档案信息的输送、档案资料的共享等，不能忽视对这些因素的规范，只有这样才能逐渐完善档案管理体系的标准化，从而才能保障档案管理现代化的发展。若是在档案管理模式中没有建立标准化方案，那么所谓的档案管理现代化也只能是纸上谈兵，没有实际的意义。

三、加快档案管理现代化实现的策略

（一）及时革新档案管理的观念

俗话说“世上没有做不到的事，只有想不到的事”，所以，在人们做某一件事之前都是事先考虑好的才去做，只有在思想中形成正确的观念，才能把事情做好。而对于档案管理来说也是一样的，档案管理的观念体现了档案管理现代化的灵魂，若是没有形成一定的档案管理观念的现代化，只会造成档案管理模式上的混乱，即使在档案管理模式上存在有很强的保护措施，也不能有效的处理档案管理观念上存在的落后性，容易阻碍档案管理的发展，这样的档案管理模式远远不能满足于当今社会对档案事业的需求。所以，及时的革新档案管理观念是非常重要的，对于更新档案管理观念的方式来说，第一，要转变档案管理人员的思维观念和对目前档案管理的看法，及时增加档案管理的新知识，时刻关注档案管理事业的发展趋势，跟上时代发展的脚步；第二，档案管理人员要不断的对管理方式进行创新，努力探索最佳的档案管理方式，结合时代发展的新特点，制定出与现代社会相符合的管理方式；第三，档案管理人员要敢于利用自身的优势，大胆进行实践与创新，及时总结以往对档案管理的经验，以此来完善档案管理模式。

（二）构建与现代化相适应的现代化档案管理体系

若是想要全面的促进档案管理的现代化发展，就需要及时更新档案管理体系，以此来满足档案管理的连续性、整体性发展。从不同的角度来说，需要建设者跟上时代发展的脚步，提高对档案管理现代化模式的发展，而档案工作是以整体的工作作为发展基础的，在日后的发展中时刻面临着与时代发展相适应的问题。但由于科学技术的突飞猛进，档案管理事业的发展又面临着一些新的机遇和挑战，而由于科学技术的推动，使档案管理工作逐渐向现代化模式迈进，尤其是各个行业中对档案的管理大力应用了计算机技术，在办公条件上实现了无纸化、虚拟化，在一定程度上促进了档案管理设备上的先进行，使档案信息的获取、输送、处理、存储、管理等实现了最大程度生的精确性，也形成了档案管理现代化和自动化。而对于档案管理中的工作人员来说，需要不断学习先进的科学技术，不断的创新管理模式，只有这样才能更好的抓住机遇，有效的面对挑战，同时还需要加强自身对档案管理事业的责任感，提高服务意识，从而促进档案管理现代化的发展。

（三）提高档案工作人员的工作素质，打造科技化档案人才

培育档案管理人才是建设档案现代化管理的基础条件。因为档案管理现代化信息的传递是依靠于档案工作人员的专业知识来实现的，从某种角度来说就是档案管理者的知识性劳动，而档案现代化管理对人才的要求也越来越严格，所以只有具备现代化科技手段和先进科学管理方法的人才才能满足档案管理现代化的需求。但仅仅掌握现代化技术还不能够更好的实现档案管理现代化，这就要求档案管理人员具有良好的素质教养，以及能吃苦耐劳、愿意奉献的精神，还要拥有良好的智力与知识结构及档案管理现代化形成有效的结合，从而体现出档案管理工作者的管理能力。

四、小结

根据以上对档案管理现代化的分析研究可知，档案现代化的发展是以科学技术的进步为基础的，是以信息化、网络化、知识化为主的管理模式。

参考文献：

[1]王洪敏.浅谈档案管理现代化[J].商丘师范学院学报，2001，（5）.

[2]雷志东.档案管理现代化问题研究[J].贵州工业大学学报，2011，（3）.