人事档案可持续管理与保存研究

陈秋香

（泉州广播电视台，福建 泉州 362000）

人事档案可持续管理与保存研究

陈秋香

（泉州广播电视台，福建 泉州 362000）

人事档案管理工作的去纸化与电子化成为提高人事档案管理效率的必要措施，人事电子档案从对电子档案的保存与人事档案信息的可持续管理上来看，相较于过去的纸质载体具有明显的优势。本文基于上述出发点，从全面推进人事电子档案信息化建设出发，提出改善人事电子档案的可持续管理与保存的对策建议，为进一步提高人事电子档案的管理效率理清思路。

档案；电子；人事

人事电子档案的管理是当前人事工作的有机组成部分。随着信息技术的广泛使用，人事档案管理也步入了电子化时代，机遇与挑战共存，人事档案的电子化管理在提高管理效率的同时，也面临着各种问题。在人员流动日益频繁的当下，对人事档案信息管理工作的准确性与流程化建设提出了更高要求，以确保信息的可持续性管理与存档。相较于大多数企事业单位仍采用的纸质档案，在保存方面，人事电子档案具有占地空间小，档案的去纸化与存取电子化的优点，提高了电子档案可持续化管理的效率。显然，信息技术的应用提高了人事电子档案的管理效率，尤其是信息储存与调取方面，但人事电子档案管理仍然存在欠缺标准化、制度不健全等问题，本文将基于此，针对人事电子档案管理工作中存在的电子化管理配套措施的建立与健全等问题，提出相应的对策建议。

1　人事电子档案管理的重要作用

1.1便于人事电子档案的保存

人事档案的去纸化，克服了纸质档案保存占地面积大，且纸质档案资料易受潮等不方便的客观原因制约。过去的人事档案由人为记录形成，其准确性受到记录人员主观操作偏误的影响，容易出现遗漏或错误的情况，且更正档案内容的程序复杂而繁琐，流程多而并不一定见效。人事电子档案管理，将人事信息数字化并集中保存于专门的服务器上，异地备份系统与数据集中系统的使用，使人事档案信息的准确性与精确度高。而且，如果出现遗漏或错误，一经确认就能够修改，程序简化且安全性高。

1.2人事电子档案管理的可持续性管理

去纸化的人事电子档案能够进行无数次查阅，而无需担心纸质载体的损耗。人事电子档案多使用相应的电子档案管理系统，数据与信息集中模式下的人事信息便于依据不同标准进行分类、汇总的统计管理或数据挖掘，在绩效考核或人事评价时，能够充分发挥电子信息化的优势。另外，利用可持续化的人事电子档案信息，对于企事业单位内部各部门进行对应的工作交接或工作内容交流，或者为上级管理部门提供人事聘用的决策，能够以电子信息化的信息进行科学的评定，将有利于上层决策的科学性，也决定了人事档案信息化建设可持续推进的必要性。

2　人事电子档案管理现状

就当前信息技术在人事档案管理中的应用来看，存在的问题也并不少。如电子档案信息系统的推广仍然不足，电子档案信息系统的需求挖掘不够，人事电子档案信息系统的安全性亟待进一步增强等。从主观因素来看，这是由我国人事电子档案发展起步晚的现状所决定的，即我国人事档案的纸质化载体历时长久，企事业单位中从事人事档案管理工作的人员，对于信息技术支持下的人事档案管理工作的重要性认识不够；从客观因素来看，对于人事电子档案工作来说，需要全面的信息管理技术给予技术支撑，而信息系统的使用时间较短，工作人员对人事电子档案系统的使用并不充分。可以说，人事电子档案管理工作因为主客观原因，导致了目前的人事信息可持续管理存在诸多不尽如人意之处。加上人事档案保存的不规范与不科学，进一步阻碍了人事信息可持续性管理工作的展开。

3　改善人事电子档案可持续管理与保存的对策建议

3.1构建人事电子档案信息库

信息库的建设是在电子档案信息化推进过程中逐渐建立起来的，是基于数据集中的信息系统的进一步完善。人事档案内容越复杂，量越大，数据库技术的应用在电子档案建立与完善过程中就越能凸显其价值，人事档案中定性的与定量的资料或数据，在数据库技术的应用下对于调取、修改、管理甚至是保存数据，都将凸显出高效、便捷与科学性。集中管理模式下的人事电子档案信息库，更利于人事工作的开展，如选拔优秀人才进行培训或提拔，如对员工的绩效考核或客观评价，都能够在集中系统中批量处理并快速得出科学而客观的结果。

3.2加强人事电子档案的安全性

人事档案具有一定程度的机密性，企事业单位在对员工人事信息进行管理与保存过程中，安全性问题是尤为重要的。因此，基于当下应用广泛的数据库技术，人事电子档案系统的后台安全性需要考虑管理人员的权责、备份系统保持正常运行以便定期更新与保存数据；而针对人事电子档案的查阅权限也需要进行甄别与设定，在系统操作前台设置必要的口令与密匙，以及对应管理权限需要分配给指定工作人员，不能谁都能查阅员工人事电子档案，致使人事档案信息外泄。

3.3对人事电子档案信息的相关利用方面进行推广培训

由于现代化的信息管理系统和办公设备的自动化程度不断提高与更新，对高级办公人员的计算机操作水平设置了一个较高的门槛。对相关从业人员应进行系统的、有计划的培训，使其能较好地掌握现代化的高级办公所要求的技能，成为现代化信息管理系统和办公设备自动化的最大受益者，达到提高相关产业生产力水平的目的。

4　结语

总的来看，人事电子档案工作的重要性不言而喻。人事档案管理工作的去纸化与电子化成为提高人事档案管理效率的必要措施，而人事电子档案的可持续性管理即保持人事档案管理的流水化与科学化作业，保证人事档案管理科学，如最基本的有效查询，并通过现行的信息系统对人事档案信息进行分类、汇总的统计分析，以便为上层决策提供有效的依据。人事电子档案的管理应当从科学性与安全性两方面进行考虑，科学性即通过建立人事电子档案信息库承接后台数据库系统的查询、分类，安全性则需要从信息系统的安全性功能、信息管理平台的口令密匙设定、互联网条件下对重要人事档案的异地系统性备份保存等方面进行加强。

主要参考文献

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.07.050

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1673-0194（2015）07-0093-02

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