信息化背景下的医院外事档案管理人员的培养

尹良鑫

（福建医科大学附属协和医院,福州 350001）

时代的发展给医疗卫生行业带来巨大的变化，医院在发展临床的同时开始加强对外交流。医院的外事工作是一项极具政治性和政策性的工作，对加强同世界各国的医疗卫生交流、增进各国人民之间的友谊和世界和平有着十分重要的作用。随着对外交流形式、服务对象日益多样化，交流合作的领域也在不断拓展，外事活动已经成为医院丰富医疗资源，医护人员丰富知识、拓展工作领域及提升自我的重要平台。在信息化高速发展的今天，如何客观、真实地记录愈加活跃的医院外事活动，是医院外事档案所必须面对的重要问题。我们需掌握医院外事工作的特点，吸取传统工作方式的优点，结合信息时代，发展出一种能充分发挥外事档案管理工作的积极性、主动性及时效性的现代化医院外事档案管理体制和模式。

根据医院外事档案数量的日益增多及内容的多样性、专业性，档案载体的多元性，来源的日益复杂性等特点，信息化的建设显得尤为重要，需通过构建医院外事档案信息网络平台、完整录入医院外事档案相关信息、建立好信息搜索平台及建立健全信息化管理制度等举措，实现医院外事档案便捷、快速、时效、准确、多方位的信息化管理。本文将从信息化的角度为医院外事档案管理人员的培养提出建议。

1 医院外事档案管理人员的现状

1.1 医院外事档案管理人员的非专业化

档案管理人员应具备较高的专业水平、信息管理能力及相关的现代科学知识，深入了解档案的形成过程，科学地鉴定档案的保存价值，以便做好档案的收集、保管、检索、利用工作等。然而，许多医院外事档案人员并非档案专业出身，对文件目录、归档号、保管期限、案卷目录等档案专业工作无法进行正规操作，导致档案工作无法实现完整性及系统性。

1.2 医院外事档案人员的“非外事化”

外事活动是医院展示外在形象的重要平台，是提高医院管理水平、医疗技术和科研能力，加强学科建设和人才队伍建设的重要推动力量，更是拓展视野、开阔思路、促进医院可持续健康发展的重要手段。作为专业性的学术和科研机构，不断提高医疗技术水平是医院建设的重点。

1.3 医院外事档案管理人员的“非热情化”

思想指导行动，认识不足必将导致行动的滞后性。医院外事档案管理普遍存在医院领导对其的不重视性，导致医院外事档案管理人员工作意识的淡薄，服务意识的不足。

2 信息化背景下医院外事档案管理人员的培养

为了在信息化背景下进一步做好医院外事档案管理工作，针对医院外事档案管理人员的非专业化、非外事化及非热情化，需从意识上提高对医院外事档案工作的重视性，从专业水平上加强医院外事档案工作人员的业务素质及从外事方面对医院外事档案管理人员进行方向性教育。

2.1 提高对医院外事档案工作的重视性

在医学知识不断更新、新技术新疗法不断涌现的背景下，迫切需要加强与国际间的学术与科技交流，以提升医院的科研学术水平，推进医院现代化管理进程，提高医院的影响力和竞争力。医院外事档案是真实记录医院在与外国政府、组织以及个人进行友好往来、学术交流等活动中所形成的具有保存价值的图表、文字和录像等，是医院档案工作的重要组成部分，不仅客观、真实地记录了医院在对外交流上的所有发展过程，也给医院的持续发展提供了历史依据。医院外事档案管理人员也应提高自身对档案管理工作的重视，增强服务意识，端正积极工作的态度，更好地进行医院外事档案管理工作。

2.2 强化医院外事档案管理人员的专业性

医院外事档案管理人员的非专业性使医院外事档案管理工作无法在信息时代得到完整性、系统性的进行，这就要求医院对外事档案管理人员进行专业性的强化。

首先，需挑选档案专业人才进行档案管理工作。医院外事档案管理人员大多由医院外事部门的专办员或其他部门的档案管理人员兼任。此外，在吸取传统档案工作优点的基础上，可利用已有的档案信息网络平台，完整无缺地录入医院外事档案相关信息，做好医院外事档案的信息搜索等工作，真正从根本上保证医院外事档案管理工作的完整性，实现医院外事档案工作的系统性、持续性。

其次，加强医院外事档案管理人员的专业性继续教育。充分学习最新的档案工作技术，进一步充实自我的档案专业知识，以便更好地为医院外事档案进行管理工作。

2.3 加强医院外事档案管理人员的外事教育

（1）医院外事档案工作的特殊性要求其管理人员在掌握档案专业知识的基础上，还应进行适当的外事教育。医院外事活动的多样性以及办理程序的复杂性都给医院外事档案管理工作带来一定的影响。

（2）医院外事活动的特殊性带来大量的外语材料，这就要求医院外事档案管理人员需具备一定的外语水平，能充分阅读并理解外文材料，甄别外事活动中材料归档的必要性及重要性，避免档案管理过程中出现材料错误、丢失等问题，影响医院外事档案工作的完整性。

（3）医院外事档案管理人员需时时加强保密教育。

3结 语

在信息化的背景下，通过提高对医院外事档案工作的重视程度，挑选专业型档案管理人员，加强医院外事档案管理人员的专业性继续教育，并加强医院外事档案管理人员的外事教育，从根本上解决其非专业化、非外事化、非热情化等问题，促进医院外事档案管理工作的发展，为医院外事活动提供更加完善、系统的档案管理，进一步促进医院医疗水平的提高。