浅论中小企业内部控制

徐青

【摘 要】中小企业是我国经济建设的重要组成部分，为规范中小企业管理，防范经营风险，必须加强其内部控制管理。本文从中小企业经营管理中常见的问题出发，从货币资金管理、采购业务管理、应收账款管理三个方面分析中小企业的现状及存在的问题，并对这些问题出现的成因进行了进一步的分析，探讨解决问题的途径及需要采取的措施，以期更好地加强中小企业内部控制管理，帮助中小企业实现其经营目标，促进经济和社会的发展。

【关键词】中小企业；内部控制；资金管理；采购；应收账款

一、中小企业内部控制的意义

内部控制是指企业为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的真实可靠，确保经营方针的贯彻执行，而在企业内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的，旨在实现控制目标的过程。

中小企业是推动国民经济发展，构造市场经济主体，促进社会稳定的基础力量。改革开放以来，我國中小企业发展迅速，在国民经济和社会发展中的作用日益增强。中小企业在现代经济中，对于繁荣经济，活跃市场，推进改革，推动创新，满足消费者多种多样的需求，提高人民生活质量、扩大就业、促进经济和社会发展，发挥着越来越大的作用。但是，在经济发展中中小企业暴露出越来越多的问题，特别是在其快速成长过程中一系列内部控制缺陷的问题严重制约着中小企业的发展，内部控制存在缺陷是导致经营失败的重要原因，加强内部控制是中小企业防范风险的内在需求。

二、中小企业内部控制的问题及原因分析

1.中小企业资金管理控制存在的问题

中小企业往往资金管理情况混乱，资金管理缺乏计划性，资金占用不合理，不能有效使用资金，造成资金供应紧张；缺乏制度管理，使得企业管理成本增加，白条抵库，坐支现金现象时有发生；货币资金管理制度监控不到位，容易给企业造成损失，严重影响中小企业发展。其原因在于：

首先，没有建立完善的内部会计控制体系，没有制定货币资金管理制度，费用报销管理制度，财务稽核管理制度等财务相关的会计制度，没有明确财务人员的岗位职责，使得财务人员对自己的岗位责任及工作内容模糊不清，没有相应的标准制度去执行。有些企业领导凌驾于制度之上，不按内部控制制度规定执行，具体业务经办人迫于外部压力，使得内部控制制度如同虚设。

其次，由于中小企业规模小，分工不明确，或者为了节省费用，造成不相容职位没有分离，一人兼任数项工作，如出纳人员一人保管所有印章，不符合财务管理规定。财务部没有对库存现金进行日清日结，没有进行定期或不定期的盘点，出纳人员收入的现金不及时存入银行，直接坐支现金，现金管理混乱，资金使用缺乏预算管理，容易导致企业资金管理出现问题。

再者，中小企业资金管理往往缺乏有效的监督。因为中小企业规模小，通常是所有权与经营权统一，企业的投资者就是经营管理者，家族式经营比较普遍。企业本身没有建立监督管理体系，或者虽然有监督机制，管理人员却没有真正遵守制度规定，没有对岗位轮换制度实施到位，对资金管理进行有效监督。

2.中小企业采购业务控制存在的问题及原因分析

中小企业采购业务方面，往往存在着重复采购，采购价格偏高，交货期延迟，或者采购的商品不符合要求，采购人员在采购过程中贪污受贿等问题，给企业带来了严重的损失。其原因在于：

首先，中小企业采购业务方面，由于没有建立采购、付款的内部控制管理体系，没有制定相应的采购审批制度、采购付款流程、供应商管理制度和采购岗位职责及工作标准等等，缺乏预算管理，往往造成大量重复采购，库存积压严重。

其次，中小企业由于没有建立供应商管理制度，没有对供应商档案进行管理，可能向未经批准的供应商采购，有些供应商信用低，可能造成采购的货物未被提供或者交货期延迟。有些供应商信用低，可能造成采购的货物未被提供或者交货期延迟。

再者，由于中小企业采购人员素质普遍偏低，缺乏专业知识及相关经验，议价能力比较弱，或者采购人员私自收取好处费，造成采购价格偏高；

另外，中小企业由于机构设置简单，采购审批权限不明确，容易造成未经授权采购货物或者越权审批。还有些中小企业采购与销售集于一身，职责未分离，采购过程中容易产生贿赂、贪污等情形。

3.中小企业应收账款管理存在的问题及原因分析

中小企业在激烈的市场竞争中为了扩大市场份额，提升销量，往往没有对客户进行资信调查而盲目地给予信用额度，赊销商品，销售部门为了追求业绩，对大额销售不做风险评估，造成大量应收账款难以回收，给企业带来了很大的财务风险。其原因在于：

首先，小企业的内部控制制度不健全，岗位设置简单，发货没有相应的审批程序，而且往往没有设置专门的应收账款催收部门，而由销售人员负责货款的催收，财务部门负责货款结算。

其次，财务部门与销售部门沟通不畅，没有及时与销售部门核对应收账款账务变动情况，没有及时与客户核对账务，有些客户恶意拖欠，造成应收账款未能按时回收，客户大量占用企业资金，严重影响中小企业的可持续发展。

另外，有些中小企业为了扩大销售，只按销售数量或销售金额对销售人员进行业绩考核，未将应收账款回收率作为考核指标，销售人员为了提升业绩，大量赊销，加之企业未采取措施积极催收货款，造成应收账款大量积压，老龄化严重，甚至出现坏账，给企业造成了资金损失。

三、加强中小企业内部控制的措施建议

1.加强资金管理控制的措施

首先，企业领导应该创建一个好的内部控制环境，良好的内部控制环境是内部控制有效实施的保证。建立健全资金管理内部控制制度。实行岗位分工及授权批准制度，确保不相容岗位互相分离。建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，出纳与会计不能由同一人担任，出纳不得兼任会计档案保管及稽核和收入支出费用、债权债务账目的登记工作。办理资金业务的印章不能由一人保管，不得由一人办理货币资金业务的全过程。

其次，对货币资金业务建立严格的授权审批制度，明确审批人对授权批准的货币资金面业务的批准方式、范围、权限、程序、责任等内容，明确经办人的职责和工作权限，经办人必须在授权范围内办理业务，任何人不得超越授权范围，超越审批权限。大额货币资金支付业务应当采用集体决策，责任落实到每个人，实行责任追究制度，对违反资金管理规定的人员，追究其责任。按照规定的程序办理货币资金支付业务，严格支付申请、审批、复核及支付管理。现金应该做到日清日结，定期进行现金盘点，加强库存现金的限额的管理，明确现金开支范围。现金收入必须及时入账并送存银行，不得坐支现金。指定专人定期核对银行账户，编制银行存款余额调节表，对不符账项查明原因，及时处理。建立各种银行票据管理制度，明确票据的购买、使用、保管等权限和程序，设置登记簿进行记录，防止票据丢失和挪用。

再次，加强货币资金业务的监督检查，加大监督制度的执行力度。对各部门定期或者不定期进行抽查，检查人员岗位配备是否符合规范要求，货币资金业务流程执行是否遵循规定，设置内部审计部门，并定期聘请会计师事务所对企业的账目进行审计。并且建立货币资金预算管理制度，每月初做好资金用款计划，合理安排资金用度，以便经济业务的顺利开展。

2.加强采购业务控制的措施

首先，企业在采购过程中应实行不相容岗位职责分离，采购申请应由使用部门根据需要提出申请，专人审批，设立采购询价制度，对对供应商进行资信评估，实行供应商准入制，建立供应商档案，降低采购风险；采购询价人员与合同签订人员应职责分离，采购、验收与相关会计记录，付款审批与付款执行均由不同人员担任，以确保办理采购与付款交易的不相容岗位互相分离、制约和监督。

其次，企业应根据实际经营情况及业务特点设计采购流程。由产品制造、资产使用等部门的有关人员填写请购单，并送交采购部门。采购部门选择供应商询价，大额采购应实行招标方式，确定后应与供应商签订采购合同，采购部门应填写订购单，注明订购的商品、劳务或其他资产的品名、规格、型号等要求，收到货物后由专人进行验收，办理入库手续，对有问题的商品及时与供应商沟通，进行调换或退货处理。财务部门收到采购部门和仓储部门转来的单据，应及时开具发票并进行账务处理。每月末应与供应商进行账务核对，对应付款的供应商，由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。

3.加强应收账款控制的措施

首先，企业应加强对销售客户的管理，对销售客户进行资信评估，坚持综合评审制度，建立客户信用档案，根据客户信用情况和企业的信用政策，按照评估等级确定信用政策，对不同信用等级的客户采取不同的赊销限额、付款方式、付款期限、发货方式等信用政策，并制定严格的审批程序，相关人员必须按照审批程序和审批权限履行职责，这样既可以扩大销售规模，也可以有效防范企业经营风险，避免企业遭受损失。

其次，企业应制定合理的銷售发货流程，严格发货审批制度，加强对销售、发货、收款业务的控制，对销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，并采取恰当的授权审批，其中包括在销售发生之前，应确保赊销已经正确审批，非经正当审批，不得发出货物；销售价格、销售条件、运费、销售折扣等必须经过审批，审批人应当根据销售与收款授权批准制度的规定范围的特殊销售交易，需要经过适当的授权。销售业务发生后，企业会计部门应及时进行会计记录及账务处理，企业应将销售收入及时入账并按客户设置应收账款台帐，及时记录客户应收账款余额的增减变动情况，建立应收账款账龄分析制度和应收账款逾期催收制度，对逾期催收无效的应收账款可以通过法律程序解决。对于可能成为坏账的应收账款应当报决策机构进行审批，查明原因，明确责任。企业应定期与销售客户进行账务核对，进行应收账款函证，对账务不符的，及时查明原因，做出处理并做好相关债券债务资料的保管，保护企业的权益。

四、结论

综上所述，中小企业应当建立一套完整、科学，并行之有效的内部控制制度，并在完善的内部控制基础上，结合企业自身实际情况，严格执行内部控制制度，加强企业管理，减少企业经营风险，提升企业效益，使我国的中小企业更加繁荣昌盛。

参考文献：

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