刍议信息技术在档案管理中的有效应用

摘 要 这是一个信息化时代，我们每天在生活和学习中都要用到计算机，计算机技术已经深入到社会的每个领域，并且推动了诸多行业的发展。实际上，随着我国各类活动数量的增加，产生了许多内容、形式不同的档案，数量较大，这给档案管理工作带来了一定的困难。因此我们必须采取现代化的信息技术，有序、高效的处理数目繁多、形式繁杂的档案，这对于行业发展是极为重要的。通过采用信息技术加强档案管理，能够提高档案利用效率，促进档案管理一体化的发展。本文将就信息技术与档案管理展开探讨。

【关键词】信息技术 档案管理 探讨

近年来无纸化办公、自动化办公逐渐兴起，给档案的发展带来了严峻挑战。诸如签发协议、起草文章等工作，现在大多是使用计算机完成，在这种情况下，档案存在的形态是机读的。现代化档案比传统纸质档案更有使用价值，机读档案的数量会越来越多。计算机和互联网在近年来发展迅速，同样也被应用于档案管理这一领域，给档案管理工作带来了不小的帮助，因此研究信息化的档案管理是非常必要的。

1 信息技术的内涵

我们首先介绍信息技术，为后续分析档案管理做基础。信息技术也叫电子信息技术，这种电子技术的核心是计算机，还包括了网络技术、通信技术、媒体技术等诸多方面，信息技术有着高效、便捷、安全等优势，现在被广泛应用于办公、学习等领域，有效的提高了生产生活效率。信息技术的发展催生出很多技术人员和现今的设备，上述两个因素有效促进了档案管理工作的发展。在这个信息化时代，传统档案管理模式已经很难满足需求，信息化的档案管理必将取代传统档案管理的位置。

2 信息技术的优势

相对于其他管理技术，在档案管理工作中信息技术的优势更加明显，首先，传统档案都是纸质档案，也就是存储媒介是纸张，纸张是非常脆弱的，需要设置专门的保管人员和保管室，还需要定期维护，这种档案管理方式不仅浪费了大量精力和时间，在保存过程中，还会因为环境因素例如酷热、潮湿或者操作问题等造成档案损失，严重还可能丢失档案。但是，应用信息技术进行档案管理则不用担心这个方面的问题，专门设置的管理平台可以避免天气、人为等很多因素的影响，有效的提高了使用效率；第二，我们管理和维护档案，最终目的是在解决纠纷或者科研工作中使用，但是现今的档案管理工作缺乏一个完善的借阅、使用体系，而有些档案本来就具有机密性，因此我们在借阅和使用档案时可能非常困难，效率低下，但是运用信息化技术进行档案管理，可以建立管理网站，用户在网上就能够借阅自己想要的档案，有效的节省了管理时间，提高了用户使用档案的效率。

3 基于信息技术下的档案管理工作存在的问题

（1）制度不完善。

（2）和社会发展不相符。

（3）管理人员素质有待提高。

4 信息技术在档案管理中的应用

4.1 在档案管理内容中的应用

档案管理内容繁琐复杂，一般都是管理人员人工完成档案内容，在档案内容管理中运用电子信息技术能够有效改善工作质量，提高工作效率，具体的应用有几方面的内容：存储文件目录、复制、检索；存储档案内容信息和检索；统计、编目和汇总档案文件；标引文件关键词；管理借阅，提供借阅咨询服务；打印文件目录；管理保管室安全；传输数据，进行系统维护。

4.2 在构建档案信息管理系统中的应用

为了提高管理效率，可以开发多种现代化技术集于一身的档案信息管理系统，可以将电子信息技术大量应用其中。可以使用Internet Explore8.0作为客户端浏览器，采用微软SQLServer2003来构建后台数据库。很多管理系统都是模块化的，这些系统同样大量的应用了电子信息技术，运用电子信息技术将各个模块的功能紧密连接起来，形成一个完整的信息管理系统。因此，在档案管理工作中，信息技术是无处不在的，而信息技术也有效促进了信息化档案管理的发展。

4.3 在备份恢复中的应用

电子档案是以计算机数据的形式存在的，因此同样会发生丢失、损坏等问题，目前计算机病毒、软件等问题带来了严重的网络安全问题，也威胁到了电子档案的安全性，如果发生电子档案泄漏、损坏或者丢失等情况，将会引发严重的后果。因此在管理档案的过程中，势必要使用信息技术备份电子档案，发生意外情况则要恢复档案。一般的备份恢复包括几个部分，如软件备份、硬件备份和恢复计划等，要完成备份需要使用应用软件、系统软件以及驱动等，现在一般用硬盘保存备份，硬盘容量大、价格低，恢复速度较快，体积小易于保存。

5 推动信息化档案管理的进一步发展

可以从以下几个方面着手：首先要将纸质档案电子化，调查结果显示，已经有软件开发商开发出了一种系统，实现将图文资料批量数字化，简单来说，就是将纸质文件扫描到硬盘或者光盘中，在使用时可以检索关键字或者关键词；第二，电子档案要进行归档保护，环境会对电子档案产生一定程度的影响，因此对电子档案要进行定期维护和检测，建立完善的电子档案管理制度，电子档案的维护、拷贝、使用等都要严格记录；第三，加强电子档案的安全管理，对管理人员要进行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解决档案管理工作中可能出现的安全问题，针对可能出现的问题，制定完善的安全防范措施。

6 结束语

综上，分析了信息技术的内涵，介绍了信息技术的优势和当前档案管理工作中存在的若干问题，最后详细分析了信息技术在档案管理中的具体应用。

参考文献

[1]代桂艳.利用信息技术进行档案管理的意义[J].兰台内外，2014（02）：78.

[2]廖虹.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].办公室业务，2014（03）：53.

[3]侯翠民.信息技术在档案管理中的应用探析[J].卷宗，2014（03）：42.

作者简介

李薇（1971-），女，江苏省扬中市人。现为江苏省水利工程建设局计算机信息处理技师、档案助理馆员，主要从事档案管理及计算机信息处理工作。

作者单位

江苏省水利工程建设局 江苏省南京市 210029