基于新形势的科研单位基建档案归档工作分析

贾煜　吴永顺　王旻娟

摘要：随着时代的发展和社会的进步，我国对科研单位的工作十分重视。在新形势下，国家不断扩大科研单位的规模和基础设施建设，随之产生了大量的基建档案，原有的基建档案管理模式和方法已经不适应现代社会的发展，因此需要采用合适的方式进行科研单位的基建档案归档工作。

关键词：科研单位；基建档案归档；档案管理；基础设施建设；基建工程项目 文献标识码：A

中图分类号：G275 文章编号：1009-2374（2015）13-0179-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.13.090

在科研单位中的基建档案主要是将独立的工程项目进行文件材料的汇总和归档，这样能够便于管理和查询。目前随着国家政策的创新，国家十分重视科研单位的基建档案工作，但是在新形势下，科研单位中的基建档案归档工作仍然存在一些问题需要解决，本文主要是分析目前科研单位基建档案归档工作。

1 新形势下科研单位基建档案工作的现状

1.1 基建工程项目不断增加

目前国家十分重视各项科技创新项目，在这种新形势下，我国的科技得到快速的发展，许多科研单位的基建工程项目逐渐增多，国家用于这些项目的经费也十分充足，完全满足科研人员的工作需要，提供便利的科研条件和环境，进而有效提高科研单位的竞争力和创新

能力。

1.2 基建档案管理模式有所改变

“十一五”之前，我国的科研单位进行基建档案的归档工作和管理工作主要是由统一的部门进行资料文件的收集、整理、保存、管理和归档，但是随着基建工程项目的增多，我国的基建档案开始由专门的工作人员进行管理，一般说来，是由基建档案的科研单位以及档案工作人员共同进行管理，这样能够有效地进行基建档案的指导、把关和审查工作。

1.3 基建档案的材料内容不断增多

原来的科研单位基建档案主要是收集基建工程施工过程中产生的材料内容（工程前期规划的全部审批材料、施工结束后的验收文件、竣工后的验收文件、竣工图的审核工作等），但是目前随着基建工程的增加，基建档案材料的内容逐渐增多，重新增加了更多的材料，主要是从申请项目到审批验收过程中的材料内容（申报书、专项合同书、专项执行情况、可行性报告、验收申请表、绩效考核表、经费决算表等内容）。

2 科研单位基建档案归档工作存在的问题

2.1 科研单位工作人员与基建项目数量成反比

目前基建工程项目逐渐在增多，虽然会给科技发展带来更多的机遇，但是科研单位的工作人员却没有随着基建项目的增多而有所增加，相反，随着人事编制的改革，有些科研单位中的工作人员呈现减少的趋势，这样都不利于有效开展基建档案的归档工作。

2.2 基建档案归档不及时

目前科研单位在进行基建项目的档案归档工作时，由于档案的材料收集花费时间比较长，这样就会导致基建档案的归档不够及时，出现这种现象的主要原因是：基建项目的持续时间长，所涉及的单位和部门比较多，这样在进行档案的材料收集过程中，要进行项目建议书、可行性报告、初步概算数据、招标以及施工所用材料、竣工验收材料等的收集工作，并且还要根据基建工程的实际情况进行具体调研，这样就会延长材料的档案归档时间；其次是基建项目要符合相关的消防与环保工作要求，要向消防和环保部门进行申请以及征得当地的城市规划局的同意，才可以开始进行工程项目的施工，同时工程的各个细节资料收集过程比较繁琐，工程的周期又长，设计的单位和部门比较多，最终导致基建档案的归档出现不及时的现象。

2.3 科研单位工作人员的档案管理意识不强

目前大多数科研单位的工作人员对基建档案的归档工作的重要性认识不清，在归档过程中没有很好地进行资料收集，导致在进行档案的管理中出现错误，甚至一些科研单位的档案管理人员是兼职的，这样的工作人员缺乏专业知识，管理水平有限，无法正确、按时、积极、完整地进行档案归档工作。

2.4 科研单位没有健全的档案管理制度

现在科研单位的档案归档和管理工作中没有明确规范的档案管理制度进行工作安排，这样就导致档案的归档工作以及日常的管理工作没有标准进行规定，同时也没有专门的工作人员进行档案的管理工作，每个部门无法明确基建档案的资料收集和归档工作，也没有明确的基建档案资料收集与工程质量管理同步发展的要求，这样就会使档案的收集和管理工作被工作人员所忽视，阻碍了基建档案的归档工作顺利进行。

2.5 材料的归档工作不规范

通过实地考察各个科研单位的档案资料发现，许多科研单位的基建档案归档存在不规范的现象，这样严重影响了材料的归档质量。比如说在归档过程中，一些基建项目的工程名称前后不一致，没有严格按照相关的规定进行档案记录（尤其是没有使用碳素墨水进行资料书写，或者是使用圆珠笔、铅笔等进行资料修改和书写，甚至出现复写的现象），档案的分类标准不规范，一些资料是按照立卷归档，一些资料是按照合并立卷的形式进行归档；随意更改工程内容，导致竣工后的材料和施工前期资料内容不相符；收集的档案材料不完整，许多资料出现遗漏和重复的问题；复印件归档时未注明原件存放的位置，未加盖相关部门单位公章或负责人的

签名。

3 改善科研单位基建档案归档工作的措施

3.1 建立有效的基建档案制度和监督管理机制

为了能够有效改善科研单位的基建档案归档工作，相关部门应该要按照国家规定的标准，并结合自身发展的现状，进行统一领导，然后下放到各个机关分级进行管理，并让档案自然形成规律，这样建立有效的基建档案制度，使工作人员按照制度进行档案资料的收集、保管、整理和归档，并执行严格的监督管理机制，保证整个基建档案归档工作有章可循，每个工作人员都清楚自身的工作职责，各项工作落实到每一个人，保证档案资料的准备与完整，并能够使之得到有效的利用。

3.2 注意基建档案的收集、整理和审查工作

在基建档案的归档工作中，工作人员要十分重视基建档案资料的收集、整理和审查工作，严格把好文件资料的质量关，使相关科研单位能够及时了解基建工程的工作进度，并能够指导和监督档案工作人员及时进行基建档案资料的收集和审查工作，保证基建工程项目在竣工后的资料、数据完整、正确，资料填写规范，手续完整，发现有不符合标准要求的资料要退回重新填写，保证整个基建工程的资料内容完整、准确，并有一定的安全性和规范性。

3.3 严格规范基建工程竣工后的资料收集和基建档案的归档工作

在收集、整理和审查好基建档案资料之后，要对档案资料进行进一步的严格审核工作，将基建工程在施工前、中、后各个阶段的资料和数据进行再一次确认，在立卷归档之前，预先制定简明确切的归档类型，并编制相关的条目号，然后将审核完毕的资料按照立卷类型进行归档。一般说来，基建档案是按照基建工程项目进行立卷的，一个基建项目归为一卷，按照其中的财务专项材料、基建工程管理性资料进行排列进行划分，在归档的过程中，保证档案资料按照现代化、规范化、标准化的要求进行归档，这样能够保证科研单位在进行档案查询的过程中找到完整可靠的资料。

4 结语

随着时代的发展和科技的进步，我国十分重视科技创新，这样就使科研单位的基建项目工程逐渐增多，档案的类型和种类也呈现出上升的趋势。在这种情况下，相关的科研单位在进行基建档案归档工作时，要根据实际的现状进行合理的工作安排，保证基建档案资料在收集、整理过程中是完整、安全、可靠的，选择专门的工作人员进行资料的审核，最后按照规定要求进行档案归档工作，保证档案资料的完整化、规范化。

参考文献

[1] 吴永志.谈新形势下科研单位基建档案的归档工作

[J].浙江档案，2009，（3）.

[2] 谭西平，陈海勇，刘明健.谈基建工程档案资料的有效管理[J].四川建筑科学研究，2004，（8）.

（责任编辑：王 波）endprint