企业档案的信息化管理思考

薛蓉

摘 要：企业档案的信息化管理是企业信息化建设与发展的重要组成部分，是现代企业档案资源开发利用的前提。笔者研究了我国企业档案信息化管理的必要性，分析了发展存在的问题，并提出企业档案的信息化管理手段，对企业档案的信息化管理进行了有益思考。

企业档案的信息化管理，即以数据库为基础，使用数字化方法和信息存贮手段，将以往的纸质文本档案尤其是人事档案等演变为数字档案，建立数字化、信息化的档案数据库，利用计算机来计算和存储，并做到企业信息资源共享。未来企业将全面开展档案信息化建设，企业档案作为企业管理工作的重要内容，对于档案的管理将迈向一个新阶段。数字化的档案管理模式还有待考验，存在诸多问题，还需要我们来认真研究与分析。

1 企业档案信息化管理的弊端

1.1 档案信息化建设未得到足够重视

档案信息化管理是一项复杂庞大的工程，投资大、见效慢。所以，企业档案的信息化管理必须首先得到管理层重视，提供人力、物力、财力的支持，专业的管理人才和技术，先进的管理设备，健全的管理机制以及充足的资金支持。但是目前许多企业的管理层对这方面重视不够，导致企业档案的信息化管理工作滞后。

1.2 传统的档案管理手段很难运用到信息化管理中

我国档案的信息化管理起步是在80年代。迄今为止，纸质档案与电子档案同时存在，传统的档案管理手段很难用于现代电子档案管理当中，甚至一些大中企业的档案信息化管理还仅仅停留在探索时期，造成部分档案丢失以及泄露的现象[1]。

1.3 技术手段的限制，电子档案安全性遭质疑

网络的虚幻以及隐患的存在，网络世界很容易受到黑客袭击，造成重要资料的外泄和丢失，这是摆在档案信息化建设者们面前的一道难题，要想做好档案的信息化管理，必须要攻克这一难题，维护档案网络系统的安全，确保档案资料保密性。

2 企业档案信息化管理的主要内容

企业档案信息化管理的原动力是计算机技术的使用。即充分运用计算机的高科技手段实现对档案的记录、存储、更新、共享等功能。概括而言，企业档案的信息化管理主要包括以下几个方面：

2.1 档案信息电子化

档案信息电子化是档案信息化管理的首要步骤，它是档案信息化管理的前提和基础，这要求档案管理从传统的纸质档案逐步过渡到数字化、信息化管理，以电子手段来记录和搜集整理档案，作为实施主体的企业，其主要工作就是加快档案转变为电子档案的进度，逐步以电子档案替代纸质档案，完善和加强电子档案的管理，推动档案信息化的进一步发展，首先要将以往的纸质档案通过扫描等的形式进行电子转化，方便计算机直接进行操作，另外就是推行无纸化电子化办公，企业以后的办公手段主要以计算机为基础，从管理过程的各个环节来采取[2]。

2.2 档案信息网络化

建立档案信息网的目的是利用，要引导企业从传统的面对面服务逐步过渡到网络服务形式，员工通过企业搭建的档案网络向档案管理部门提出申请，管理员通过网络接收信息并审核，最终为员工提供所需资料，整个办公过程完全通过网络完成，减少了许多不必要的环节，极大的方便了各个部门，提高了办事效率，也大大提高了档案的利用率。

2.3 检索自助自动化

以往的档案管理也在有意识的使用计算机来操作，比如利用计算机来检索，但是遇到档案量较大的时候，系统的落后导致使用时效很低，并且计算机仅僅起到辅助的作用，无法实现其优势，使用计算机来进行检索计算，高效快速，其优越性是以往检索工具所无法超越的，此外，计算机检索还拥有庞大的网络资源支持，实现事半功倍的效果。

2.4 数字档案一体化

上述三个方面进行总结便是这部分要说明的问题，将档案管理的各个环节紧密联系起来，成为一个闭环整体，进行一体化的管理，这就依赖于同一个计算机网络平台，该平台要有先进的硬件支持和完善的软件支撑才可以实现[3]。

3 企业档案信息化管理的手段

3.1 建立和完善档案管理信息化系统

在档案信息化管理成功的企业中，建立档案管理信息化系统并进一步完善，使其与企业管理系统放置在同一平台实现资源共享，这是进行企业档案信息化管理的基础。此外，电子档案的储存应该是囊括所有文件的格式，支持多种操作，并且能够将以往档案处理的所有操作内容安排进来，能够流畅的在计算机中应用，实现企业档案信息化管理的一体化。做好这一工作，然后开始搜集和整理企业档案并进行电子化管理，后期方便大家进行检索和使用。

3.2 企业文件和档案电子化管理

企业档案信息化的首要工作便是要求企业各部门将现有文件进行数字化的处理，并有步骤的对公司所有文件转换为电子文件，这样在后期进行电子文件检索和调取才会有据可循。有国外著名学者特里·库克曾撰文，在电子网络里，假如管理人员未主动和全面的将文件进行电子化转换，那么在计算机检索和处理过程中将不会出现这些文件，进而无法对其进行检索、处理和使用。管控负责人对转换的的进度要进行合理控制，确保电子文件转换工作按时完成、文档真实度高且文档完整。在这个过程中，文件转换后的真实性与准确性要严格把控，保障真实性和准确性，这就要求电子文件录入时要准确、正确和完[4]。

3.3 培养档案信息化管理人才

档案信息化管理人才的素质高低对于档案信息化管理起着至关重要的作用，因此要及时对相关管理人员进行基础知识和操作技能的培训，培养信息化管理的专业性人才。第一，重视信息化理论知识和实际操作相结合，避免脱节，管理人员除具备夯实的基础知识，还要具备处理基本操作及应急操作的实际工作技能，针对不同企业，学习的侧重内容页不尽相同。比如科技类的公司其档案具有科技性，整理的图件及数字资料数量占据很大部分，还包括文档、声像实物，承包、费用、成本、科研、标准化等档案，这对管理人员提出了更高要求。重视理论知识学习，更要重视实际操作，这两方面应该成为评价管理人员业务能力的标准[5]。

3.4 档案信息化安全性需要关注

为了确保安全，一些企业在进行档案信息化管理的时候采用网络分离的办法，即公司网络分为内网和外网，内网仅供内部工作使用的封闭网络，它与外网采取物理隔离的手段，为系统安全提供基本保障。更为重要的是，要有一套完善的档案信息安全管控制度，从制度上保护系统安全。另外，对于内部网络也要安装防火墙、杀毒软件，确保万无一失。分级别分层次控制，设定用户访问权限，限定不同权限的用户所可以访问的层级，按不同权限有层次的进行档案信息查阅，既确保信息畅通性，也提高了信息的安全。重视培训，培养员工的安全保护意识，严格遵守安全管控制度。

3.5 档案信息共享化

企业的日常运营和长远发展需要企业管理层能够及时掌握和了解全面、准确、及时的各类信息。档案文件仅仅是企业管理的一个部分，这一部分仅仅是起到留存作用，对于企业内部的信息反馈比较滞后，且具有一定的局限性。良好的企业运转状况要求企业需实现资源共享，确保企业内部相关岗位的人员能够了解到企业经营相应的讯息[6]，因此企业档案信息化不仅仅是检索和安全的要求，还应提出更高的要求，建立与企业内部各链条的配合与合作，整合档案资源与其他资源，优化企业档案信息资源的分类与整理，实现资源共享，这既是企业提高管理的要求，也是企业适应现代化管理模式的必经之路。在推进档案信息化管理的过程中，管理人员要有全局思想，对企业各部门的讯息资源实现优化配置，搭建企业内部综合信息平台，特别是档案、文件、情报等资源的共享研究，是企业档案信息化管理的重要目标。

4 结语

总之，企业档案信息化管理是融合多种学科知识，需要各个部门协作，各个多环节综合配套的系统工作。为推动企业档案信息化管理的发展，企业需要充分认识档案信息化管理的作用和意义，完善档案信息化管理体制机制。在实施企业档案信息化管理过程中要统筹兼顾，逐步推进，并在运营过程中及时解决遇到的问题并协助解决，确保资金投入时效性，企业档案信息资源要充分利用，发挥其应有的作用，切实把企业档案信息化管理实施下去。

参考文献

[1]赵霞. 企业档案管理系统研究与实现[D].天津大學，2012.

[2]项玉玲. 企业档案管理信息化建设的思考[J]. 沿海企业与科技，2007，04：71-72+70.

[3]周建芝. 浅议企业档案管理信息化[J]. 山西科技，2006，05：56-57.

[4]李佳妍. 企业档案信息化探究[D].云南大学，2010.

[5]房丽娜. 新形势下企业档案管理信息化建设探究[J]. 办公室业务，2013，03：32.

[6]孙燕敏. 新时期企业档案管理信息化的建设[J]. 中国集体经济，2014，04：29-30.