浅析信息系统在人力资源管理中的应用

潘瑞洁

【摘 要】人力资源管理从最早的人事管理到现今，许多企业以其作为强化和支持企业运营，来对企业的盈利性、质量改善以及其他经营目标做出贡献的一种有效手段。IT技术和信息系统带给我们的国家一个迅速实现现代化的机会，带给我们的民族工业一个迅速缩短与世界顶级企业差距的机会。本文浅析了信息系统在现代人力资源管理中的作用。

【关键词】信息系统；人力资源；电子化

一、人力资源管理信息系统的产生和发展

在美国，提高人事数据地位的动力源于20世纪60年代到70年代之间颁布的政府法令，如EEO（平等雇佣机会）、OSHA（职业安全与健康管理）及AAP（积极行动计划）。企业要向政府提交统计报表，以表明企业的人事管理与法律相吻合的程度。于是，企业很快就意识到如果没有计算机帮助，就无法跟得上不断提高的报表要求。在技术上，人力资源管理信息系统的雏形可追溯到20世纪60年代末的计算薪酬的财务软件，当时只不过是一种自动计算薪酬的工具一一属于财务系统的一部分。20世纪80年代，计算机系统工具以及数据库技术的发展，为HRMIS的阶段性发展提供了可能。但当时只将HRMIS中劳资、人事的部分功能附在财务软件、ERP等系统中，人事和劳资的小部分得到关联。HRMIS的革命性变革出现在20世纪90年代，变革的原因主要有以下两个方面：一方面，90年代初欧美国家相继兴起了人力资源管理热潮，人力资源管理理论获得迅速发展，为HRMIS的真正形成奠定了理论基础。在实践中，出于市场竞争的需要，吸引和保留人才，激发员工创造性、责任感和工作热情己成为关系企业兴衰的重要因素，由此又导致了人力资源管理方法与手段日臻完善。另一方面，电脑的普及，以及数据库技术、客户服务器技术及动态服务器页面、企业资源计划技术的推广，为HRMIS提供了良好技术条件。与此同时，加上高新企业提倡的无纸化办公理念等信息技术理念的催化作用，使原来只不过是ERP系统的一部分的HRMIS的作用日益突出，独立的HRMIS应运而生。

二、信息系统对人力资源管理的影响

信息技术的高速发展对传统的人力资源管理提出了新的挑战与功能要求，引发了人力资源管理的深刻变革，呼唤着与信息技术发展相适应的新的管理理念和管理方式的诞生。在此背景下，将当代信息技术融入企业人力资源管理过程中，建立灵活高效的管理信息系统己成为企业提高人力资源管理水平的必由之路。

（一）人力资源管理信息系统（HRMIS）

目前HRMIS主要运用于人力资源管理的三个较大的职能领域之中：事务处理系统（transactionprocessing）、决策支持系统（decisionsupportsystems）和专家系统（expertsystems）。

1.事务处理系统

HRMIS以前，企业主要通过手工记录和处理事务信息，信息分散性加大了工作的难度，在信息采集、整理和记录中常常会由于人为因素使信息丧失了原有功能，产生偏差。记录了员工信息的档案不仅占据着组织的空间，耗费巨大的成本，而且在信息重整和更新的过程中会造成重复劳动，造成人工的浪费，它的保存和查找也是比较困难的，从职业环境而言也不利于员工的发展。HRMIS能够创建并整合这些信息源，保证信息之间的相容，形成集中的信息中心，操作者能够任意的取用、合并或分离出需要的信息，信息系统也可以根据操作者的具体要求对各种信息进行统计分析并自动生成相关报表。HRMIS在数据的定量分析统计方面也具有极大的潜力，通常可用于管理企业薪资和福利计算的全过程，它可以根据企业的薪资和福利政策的设定，自动计算个人所得税，社会保险等代扣代缴项目，利润分享额，最终计算出员工具体的薪资福利水平并生成薪资等级。另外HRMIS还可以根据企业的政策设置专门的考勤系统，并将考勤系统的结果纳入员工的薪资福利系统中，计算由于年假、事假、病假等带薪假期以及迟到、早退、旷工等形成的对薪资和福利的扣减，能够存储完整的历史信息应对员工的质疑并生成报表。当社会分工日益完善时，企业从自身利益出发有可能会将信息处理和薪资发放等职能活动虚拟外包给其他的专业组织，但是HRMIS仍然能够通过提供终端使企业能够容易的获得结果。

2.决策支持系统

当组织需要做出人事决策时，可以通过HRMIS提供的信息和分析结果完成相应管理活动，而且该系统还能给组织和员工之间建立互动平台，为组织对员工的调查（比如人力资源管理制度和实践的实际感受）提供简捷的界面，有利于评价人力资源管理活动的成效。在ERP（企业资源计划）引入组织时，HRMIS也参与其中，与生产系统、财务系统、销售系统等一起组成高效而且具有高度集成性的企业资源系统。HRMIS对于决策所需要的数据改变敏感度比人为的市场调查强得多，它能让系统使用者清楚看到，当人事活动的假设或者数据发生改变后，结果会出现怎样的变化。HRMIS决策支持系统可以提高企业发现和解决问题的能力，缩短决策时间，并提高可靠性，甚至协助管理人员制定企业的远景规划，当然最终的决定权还在企业高层。

3.专家系统

专家系统实际上是组织创造的知识系统，是把在某领域中具有专业知识和经验的人所遵循的工作规则进行整理形成的信息系统。该系统可以根据使用者提供的信息向他们提出具体行动建议，而建议使用者采取的行动往往都是现实中专家在类似的情况下会采取的行为。专家系统使得员工和管理者能够根据个人需要随时获得相应知识，而且也会让招募、培训等管理活动变得更加容易。从人力资源管理的角度来看，人力资源管理者要考虑的是当劳动合同签订以后，员工确实将自己才能的使用权转让给了组织并与组织共同分享收益。但如果员工流失或不按组织期望工作，组织过去沉淀在员工本人身上的投资就不能在未来收回应有的回报。所以组织要将已实现的投资成果转化为组织的资产，而不因员工的意愿的变化而发生改变，并使得组织的其他成员能够共享，专家系统就应运而生。专家系统在学习型组织变革以及新的人力资源职能领域内得到不断尝试：有些组织运用专家系统来为管理人员确定各种项目的进度安排，协助管理者进行甄选面试，为员工提供必要的培训支持等等。专家系统可以通过较高的质量和较低的成本来提供建议，有助于避免因为疲劳或决策偏见而导致的误差。在使用专家系统以后，企业能够比原来用更少的员工或者花费更少的时间完成同样的操作，这样专家系统的效率就得以实现。HRMIS虽然在人力资源管理实践中有着广阔的发展前景，但它不能代替管理人员的主体地位。企业组织在开发和使用HRMIS时也得根据自身具体情况和现实需要，充分发挥信息系统对人力资源管理的辅助作用。

（二）电子化人力资源管理（e-HR）

随着Internet的发展，电子商务的应用，一种基于成熟的网络技术和企业信息化平台上的人力资源管理模式e-HR（电子化人力资源管理）应运而生。e-HR是包括内联网（Intranet）和互联网（Internet），建立标准的人力资源管理流程，以实现人力资源管理信息共享及企业资源有效整合的信息化管理模式。e-HR是企业人力资源管理信息化过程中，经历了计算机管理、ERP集成以及HRMIS之后，向纵深、高端发展的人力资源管理信息化解决方案。这项技术通过系统自动化、员工自助化和工作流程化让人力资源管理能力变得更强大，让人力资源管理者把注意力更多地集中于商务或战略行动。

三、小结

传统人力资源管理已不能适应新环境下的挑战，其职能重心必须向组织变革管理和战略性人力资源管理方向转移，而电子化人力资源管理则是实现人力资源管理职能转型的催化剂。合理的运用信息系统工具，就可以使HR人员把更多的精力集中到战略性人力资源管理和转型与变革管理上。

【参考文献】

[1]闫丽霞.人力资源管理信息系统的设计应用[J]. 企业改革与管理，2014，15：47.

[2]周燕.基于信息系统的人力资源管理新模式探究[J]. 企业改革与管理，2014，15：56.

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[4]本刊编辑部. 变革时代的人力资源管理[J]. 中国人力资源开发，2014，12：3.