企业协同办公系统的设计与实现

白梓健?年晓红

摘 要：在推动企业信息化的进程中，企业办公自动化系统就一直很受人们的重视，也不断出现了共享各种不同数据库之间数据、交换数据等的问题，而且有越来越突出的趋势。本文论述了建立协同办公系统的背景和必要性，阐述了基于JAVA和J2EE架构开发设计的协同办公系统所采用的关键技术和新的协同理念，分析了国内外协同办公系统的研究现状，提出了该新型协同办公系统应着重研究解决的问题和准备实现的功能，提出了公司协同办公系统设计的原则，对协同办公系统的三层体系架构和B/S结构进行了研究，详细阐述了协同办公系统各功能模块的功能结构设计、数据流设计和数据库设计以及系统主要模块数据库之间的关系、软硬件接口设计方法，并对系统的运行环境和网络等进行了详细设计、测试与实施。

关键词：企业信息化；流程重组；协同办公；知识管理

随着我国市场经济体制和全球经济一体化的不断深入，市场的竞争越来越激烈。企业只有不断提高管理水平，提高管理的效率，才能提高生产效率和经济效益，才能增强企业核心竞争力，才能在市场中生存。本企业是一家主营建筑工程、城市规划、市政工程等土木类勘察、设计、规划、咨询业务的知识型服务企业，跟同类设计公司相比，在协同办公方面尚面临诸多差距，迫切需要通过实现信息化来提高生产效率和降低成本、提高生产和质量控制能力、提高市场的应变能力和核心竞争能力。建立协同办公管理系统有利于提高公司的设计和管理效率。同时，高新技术特别是以计算机、网络和通讯为代表的信息技术的迅猛发展也为企业实施项目设计管理系统创造了物质条件。

国外工程软件公司最近对设计企业协同办公管理系统的研究已取得了不少成果，如美国鹰图（intergraph）工厂设计和信息管理软件公司推出的新一代面向数据、规则驱动的SmartPlant 3D软件，以及专门为工程承包商、工厂业主/

运营商设计的SmartPlant Foundation集成系统平台。这些系统能够提高工程项目和工厂运营信息的有效性、完整性、准确性，能够为企业建立一个全面的电子化数据库，包括其结构、属性部件、设备和文件，涵盖了工厂设计、修改、改造、更新，在整个从工程设计开始到退役之间的过程中有效地管理企业。

国内对计算机支持的协同办公管理系统也进行了一些研究，如中海油研究中心开发了一套设计院协同项目管理平台，包括工程协同设计予系统、文档与设计成品管理子系统、综合管理与办公自动化子系统和工程项目管理子系统，实现了设计与管理的一体化集成，该系统在中海油与美国PHILIPS合作开发的蓬莱19-3海上石油开采项目中进行了实证。

本系统通过研究先进的协同办公管理思想，针对公司存在的“信息孤岛”“应用孤岛”和“资源孤岛”，明确协同办公系统最主要的就是要实现公司信息的协同，业务的协同和资源的协同，并结合工作流技术探索出适合自身企业的创新性的协同办公管理思想，对公司日常管理、运营的业务模式进行需求调研和现状分析，尝试用创新思维来解决现有业务流程的梳理和优化以及对人、财、物进行优化配置等问题。

针对三个孤岛，协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同、业务的协同和资源的协同。本文中提出，协同管理理念主要体现为三大基本思想，即“信息网状思想”“业务关联思想”和“随需而应思想”。本系统的创新点在于为实现上述管理理念，将协同矩阵模型和齿轮联动模型进行综合运用及体现，创新性地提出了企业信息网状管理及关联管理的一个解决方案。

在上述模型中，如果用户找到一个信息点，与这个信息点相关联的所有信息都被找到。齿轮联动模型主要功能是为提升系统各个功能模块的绞合作用。当启动某一个模块的时候，其他的关联模块便可以随之启动，并一起协同工作，产生强大的齿轮联动效用，大大加强单一模块的功能，达成协同的功效。齿轮联动模型提供对各个业务环节进行整合的方案，使得企业可以通过统一的协同平台面向整个业务过程来进行管理。

1.系统的实现技术

目前，信息系统体系结构已发展到分布式结构阶段。大多采用C/S、B/S模式或者将二者结合在一起的混合模式。采用C/S结构，可以充分利用两端环境的优势，将任务合理分配到客户端和服务器来运行实现，降低了系统运行的开销成本。B/S是基于Web的一种新的架构模式，是Internet上的最基本的、最流行的信息服务技术。此外， B/S结构模式的架构有客户端和服务器端两种。前者的使用者用户只需要根据一系列的web界面进行信息请求，那么相应的服务器就会对这些请求及时处理，并通过网络最终在请求端的浏览器来呈现，例如，数据库的添加、删除和修改，等等。由此可以看出，各种局域网在web模式下的正常运行是基于Web技术和B/S结构模式的成熟运用。

数据库技术作为现代信息科学技术的主要构成要素之一，在计算机数据处理和信息系统中起着重要的作用。它主要研究和解决计算机信息处理的大量数据组织和存储的问题，从而实现在确保数据安全的情况下，去除多余重复数据，并通过高效检索数据来实现数据的高效处理和共享。

2.软件工程开发模型

针对目前流行的面向对象的需求， 我们最应该采取的是喷泉模型。这种思维方式把开发的思路和软件本身的功能完美地抽象为一体，以完全面向对象的思维，使每个软件开发阶段认定为周期并呈现互相重叠的状态，所以可以参考客户的功能需求，以对象为驱动。本模型倾向于面向对象的软件开发过程。其特点是每个阶段都有一定的独立性，不存在明显的界限，工作人员能够同时进行开发。

3.系统总体需求

经过对外部环境、内部需求及内部基础硬件环境与软件环境的分析，建立协同办公系统平台来解决目前遇到的管理方面的需求，通过本项目希望实现文档、工作流程、沟通交流三个模块的需求。

以系统管理员和用户为例，绘制出其在知识文档、工作流程、沟通交流功能模块的用例图。其中系统管理员关注于系统设置、功能搭建等方面。其工作流程管理分步实施，要求流程功能实现。

（1）支持多种节点类别定义，可对节点权限进行终止、加签、跳签等功能。

（2）在流程流转的节点权限控制过程中，要求表单权限灵活控制到单个字段的“读”“编辑”“不可见”等权限。

（3）在流程流转的过程中，要能根据表单字段的值或执行人来判断流程的走向。自由节点控制能力，在不修改流程模版的条件下，能够动态指定各节点执行人，能够动态添加节点。

（4）在整个流程定义的过程中， 无需编程，无需了解系统的数据库结构，管理员或分级的管理人员可根据实际工作需求，方便快捷的定义工作流。

（5） 支持快速方便的汇总、查询、打印、导出等操作，实现对数据的筛选，实现对管理决策提供支撑。

4.系统业务流程梳理和优化

业务流程是协同办公平台的核心，对业务流程的分析即对协同办公平台中的信息的流转、传递、处理、存档等一系列过程的分析。业务流程分析的目的主要是梳理工作的思路，找出信息流通过程中的瓶颈和无价值节点。通过业务流程的梳理可以明确系统功能模块之间的关系，通过优化提升工作协同能力。在功能模块基础上根据业务的具体需求分析出来的关键业务流程，主要列出了9类40条关键业务流程，如表1所示。

业务流程优化即在业务流程设计的过程中，通过对节点价值链条的分析，以价值为导向，对业务流程进行相应的改进，达到预期目标。业务流程优化主要从四个目标上考虑：一是提高效率，减少运营成本；二是增强部门间横向协 作；三是管理层对整体运转实现有效监督和控制；四是确保战略分解目标有效执行。为了实现预期目标，就必须打破在手工管理模式下产生的问题，对现有的业务流程进行梳理和优化，下面以发文管理流程为例将对其中重要的流程进行相应优化。

该流程主要完成集团公文的起草、审核、审批、发文和归档操作，实现发文管理的流程自动化和业务的协同性， 优化后的发文管理流程图如图1所示。

发文管理流程对原有业务进行了梳理优化，减少了待发文件库的环节，并将原来机要秘书承担的文件流转业务优化为根据规则自动流转，减少了流程节点，使得整个流程形成一个闭环。

5.系统设计

系统的设计必须符合企业的日常办公需求，能够根据企业的日常办公和个人办公需求完成系统设计，设计上应尽量对流程进行简化和优化，为提供便捷的协同办公系统提供基础。系统设计在界面设计上应重视客户体验，即使非计算机专业人员也能够快速掌握基本操作功能，系统设计应提供各种手段确保可靠性，包括数据的可靠性、网络的可靠性、应用的可靠性，特别是应对协同办公系统中的内外网接入部署提供有效的安全解决方案，系统设计应该具备一定的先进性，采用当前流行的主流软件技术架构和开发工具进行设计，并对协同办公所用的平台进行选型，确保平台的先进性和稳定性，系统应预留相关的开放接口，便于将来接入到统一门户中。

根据企业的实际需要，在经过详细需求分析的基础上为系统设计了知识文档管理、工作流程管理、人力资源管理、数据中心等子模块。系统设计框架图如图2所示。

从图2中可以看出本系统在设计时采用的是表现层、业务逻辑层以及数据访问层这样的三层体系结构。其中表现层以界面和服务的形式与外面进行数据的交换和操作；业务逻辑层用于处理系统具体的业务，通过对数据访问层的数据进行操作来实现对业务数据的访问与操作，同时负责将数据结构返回到表现层中。

协同办公系统重要价值在于它是可以使用户能够与人、内容、应用和流程进行个性化的、安全的、单点式的互动交流。系统设计强调以用户为中心，重视工作流及整体工作效能。通过与应用无关的图形化界面映射以知识为中心的工作流，提供单点集成界面，实现信息的集中化访问。系统主要包括知识管理、流程管理、人力资源管理、数据中心、信息门户、客户关系管理、项目管理、财务管理、数据中心等功能模块。系统功能模块图如图3所示。

6.数据库设计

本系统当中牵涉到的数据库表设计较多，此处以关键模块图纸管理为例进行核心数据表的设计说明。

图纸管理模块数据库主要由目录、共享、权限、文档类型、日志等表围绕DOCdetail表构成该模块数据库设计。核心数据表如图4所示。图纸管理模块核心数据表说明见表2。

7.系统详细设计

（1）基本功能设计。用户登录与权限判断，系统登录模块的验证是通过读取用户输入的用户名和密码，然后到后台数据库中进行查询相关来判断此用户的合法性。公文管理，公文流转管理模块主要包括接收公文、发送公文、发送记录等项目。物资管理，物资管理模块中，包括科室的录入、物资的录入、编码的录入、仓库的录入、使用人的录入等所有与本系统有关的数据输入模块。知识文档管理，此模块主要用于存档图纸电子档案，并对图纸电子档案进行分权限管理，包括申请下载，审批。

（2）项目协同设计。该系统的“设计协同管理”模块主要用于项目、工程的登记，合同的登记以及合同的开票收费登记，客户单位的管理。此模块主要用于工程进度情况查询，各人员在办、已完、超期工作任务查询，工程策划过程为：经营室立项并发起任务通知单， 任务通知单审批通过后，工程负责人策划本工程参与的专业以及相关专业负责人，专业负责人策划本专业的设计、校对、审核、批准人员，本专业的提资，本专业的卷册，设计人员处理任务，校对、审核、批准填写审核意见。设计协同管理实现界面如图5所示。

8.系统测试

基于系统的详细设计，经过编码之后，就是系统测试阶段。系统的测试阶段主要分为功能测试和性能测试。测试过程主要分为决定测试方法，搭建测试环境，整理测试流程，进行系统测试。通过对系统功能及性能进行测试得到的结果可以进一步得出：系统总体在功能性、安全性、可靠性以及易用性等方面已经达到了预先设定的目标，说明本系统不但实现了功能需求，而且在满足用户基本需求的前提下实现了非功能性需求，而系统预先设定的易用性、并发性以及稳定性等指标也达到了。

9.结论

该系统是结合某公司的管理现状和具体需求，以新型协同理念引导，以日程行政办公和项目设计管理需求为中心，综合使用成熟和领先的软件技术而构建的应用系统，具有一定的先进性。该系统经过6个月的试运行和优化，现已投入正式运行，功能满足用户需求。总结整个设计和实施过程，我们总结出以下几点成果：

（1）对某公司办公流程进行了梳理和优化。梳理并优化了包括公文管理、日常工作、行政事务、报表填报、财务费用、资产管理、信息化管理等大类下的50余个流程并在协同办公系统中得以固化。该项工作使得岗位和业务职责得到了明确，整体工作效率带来了较大提升。

（2）完成了以协同为理念、以项目为中心、以流程为纽带的协同办公系统的设计。某公司协同办公系统设计强调以用户为中心，重视工作流及整体工作效能。通过与应用无关的图形化界面映射以知识为中心的工作流，提供单点集成界面，实现信息的集中化访问。系统完成了知识管理、工作流管理、人力资源管理、数据中心、信息门户、项目管理、数据中心等功能模块的设计。

（3）完成了系统实施工作，效果良好。经过该系统的实施，基本实现了公文的统一管理和自上而下的贯通，规范了各种请示、报批、填报等流程，提升了企业三级之间的协同办公能力。

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（作者单位：中南大学信息科学与工程学院）