论如何加强事业档案管理信息化建设

刘冬梅

[摘要]文章从事业档案管理信息化的重要意义出发，针对事业档案管理信息化所面临的挑战，提出加强事业档案管理信息化的有效措施。

[关键词]事业档案；管理；信息化；作用；挑战；措施

引言

随着科学技术的不断发展，信息产业化的不断进步，事业档案要想实现很好的管理必须做到与时俱进，在档案管理上实现信息化建设。目前，在档案管理的信息化建设上已经取得了一定程度的发展，但是仍然存在诸多问题，在全球范围内，产业信息化已经成为一种发展的趋势，事业要想在激烈的市场竞争中占有一席之地，保证事业能够健康稳定的发展，就必须要紧跟时代的发展潮流，实现事业档案管理上的信息化，在对公司事业内部的各种档案运用先进的科学技术如信息存储和数据库技术等进行整理和分析，通过网络信息平台对事业信息实现传递，通过这样的方式提高事业整体的工作效率，从而实现事业经济效益的提高，更好的为社会服务。

一、事业档案管理信息化建设的重要作用

档案管理在事业的生产经营中是一个重要的环节，良好的事业档案管理能够帮助事业实现良好的技术，信息资源的反应，同时借助档案管理也能在一定程度上帮助事业更好的维护自己的合法的权益。近年来，随着信息技术的不断发展，信息化管理已经在各行各业得到了广泛的应用和发展，并且取得了很好的成效，传统的档案管理方法已经不能满足当前事业的需要，所以我们需要改善事业档案管理的工作，而档案的信息化管理就是很好的管理方法，一方面通过管理信息化能够帮助公司从自我封闭的状态中解救出来，纵向开放，一方面，档案管理的信息化能够很好的帮助公司实现转型，从原来仅有的保管和利用档案中信息资源向信息资源的采集和开发转型，这样更加的有利于信息资源的合理配置，充分的开发利用档案中的有价值的信息，更好的让档案为公司服务为社会服务。

公司事业在一些重大的决策上必须要做到准确和及时，这样就必须拥有足够有价值的信息作为决策的依据，事业档案中因为记录了公司历来的管理上的经验以及失败项目的原因等，这样公司的重大决策可以依赖这些有价值的信息作为参考。在一定程度上有利于公司事业的重大决策的制定，同时在事业的文化上，档案管理能够把公司的各项活动记录下来，这样能够实现公司事业文化的酝酿和积累，同时公司的一些重要信息通过信息化管理能方便员工的查阅，这样大大的提高了员工的工作效率，这样就会实现公司事业经济效益的提高。

二、事业档案信息化管理上所面临的挑战分析

（一）意识淡薄

事业档案的信息化管理是一重要的环节，但是目前在很多事业的档案管理中，高层领导人员不能认识到档案信息化管理的积极作用，知识觉得档案管理会投入很大的资金，不能给公司带来效益，他们不能很好的站在公司长久发展的角度来正确对待事业档案的信息化管理，公司对档案管理信息化的投入资金严重不足，档案信息化管理的设备缺乏，同时很多事业不重视事业档案管理工作人员的培训和录用，导致这部分员工的整体实力不强，经验缺乏，不能正确的处理和进行事业档案的信息化管理。这样就不能充分的发挥事业档案信息化管理在促进公司发展中的积极作用。

（二）事业档案信息系统的安全措施不到位

事业档案的安全主要体现在两个方面，第一方面是电子文件的安全；第二方面是电子档案数据的安全。在实际的运行过程当中，因为各种客观因素的存在，事业档案的安全往往受到不同程度的影响，这会间接影响事业档案信息化管理的进程。事业档案的管理主要靠的是工作人员的操作，这就难免的会出现操作的问题，导致档案信息安全系统受到破坏。事业档案信息系统是一个半开放的系统，使用者在对其利用的过程中可能会对档案信息系统造成破坏，比如使用者随意的更改和删除原档案中的数据。

三、加强事业档案管理信息化的有效措施分析

（一）转变意识，做好事业档案信息化管理的建设工作

公司的高层领导管理人员要清楚的认识到事业档案信息化管理的重要作用，要知道事业档案管理的信息化是时代发展的产物，是信息产业化对事业提出的新要求。事业要想更好的发展，不被市场所淘汰就要加强对事业档案信息化管理的建设，提高事业档案信息化管理的意识，更好的利用信息化平台利用和开发事业档案中对事业有价值的信息，更好的实现事业档案的信息资源共享。高层管理和领导人员要进行定期的培训，不断的提高自己的事业档案管理信息化意识，高层管理人员的这一意识将直接影响着事业档案信息化管理的建设和发展。事业的高层人员要正确的意识到档案信息化管理在促进事业发展和提高事业经济效益中的积极作用，正确认识档案信息化管理工作的艰巨性和重要性，积极倡导和鼓励员工加强这方面的工作，同时要加大对档案信息化管理的资金投入，配备和更新先进的电子设备，注重对档案管理员工的学习培养，定期开展活动，不断的提高员工的档案信息化管理的意识。

（二）建立和健全档案信息数据的采集制度

事业档案的信息化管理工作要想做好，就要做到档案信息资源采集的标准化和规范化。一方面，在标准化上事业档案的信息要严格按照国家的相关规定做好著录和标引工作。一方面，事业档案的规范化上要按照国际质量认证体系的规范，对事业自身的档案信息实行规范化管理，主要在电子文档，计算机的管理和检索等实行规范化管理。通过标准化和规范化的管理，保证公司事业档案管理以后的良性发展方向。

事业的档案信息化管理还要做好系统的安全工作，制定详细的档案信息安全系统问题措施。

（三）保证档案信息的安全性和完整性

事业档案信息具有价值的前提就是信息的安全性。主要表现在档案信息化管理系统的硬件安全，软件安全，还有信息传播的安全。第一，事业要针对档案管理的机房，软件和硬件制定安全系统管理制度，通过安全制度的建立来保护计算机系统的安全。第二，在选择档案信息化管理系统时，要严格的按照标准进行，不能为了减少资金投入而降低选择的标准；第三，信息化网络的管理平台要仅限于公司内部使用，并做好数据库保密工作；第四，对事业档案不同的信息资源实行等级保护制度。

结语

事业档案的信息化管理工作时事业众多工作中的一个重要部分，做好这一部分工作能够实现公司经济效益的提高，所以事业要重视事业档案信息化管理，加大对事业档案信息化管理的研究力度，充分的发挥档案信息化管理在促进公司发展中的积极作用，实现公司健康稳定的发展。

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