27号令中“学生类”档案概念辨析

廖 颖

（上海理工大学档案馆，上海，200093）

1 引言

《高等学校档案管理办法》（简称27 号令）是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文件，自2008年发布实施以来，其意义和作用备受肯定。但同时也存在一些争议，“学生类”档案概念便是其中之一。

增设“学生类”档案被认为是27 号令的一大亮点，这一举措为不少人所赞颂。正如教育部人士所言，27 号令“将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。”［1］然而，时隔6年，“学生类”档案的概念依然存在争议。尽管27 号令对“学生类”档案作了如下界定：它主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等［2］，但由于以上材料在综合档案（尤其是“教学类”档案）和学生个人档案中都或多或少地有所体现，因此这种界定并未能消除各种可能存在的歧义，从而不可避免地产生多种不同的解读。回顾27 号令发布实施以来的相关文献和政策法规，我们不难发现，无论是在理论界还是实践界，“学生类”档案还未成为一个约定俗成的概念，大家对其还没形成某种共识。人们对“学生类”档案的概念解读仍然存在明显的分歧。本文企图就“学生类”档案的概念作一辨析，并提出对“学生类”档案提法的修改建议。

2 对“学生类”档案的三种解读

2.1 “学生类”档案的本质就是学生个人档案

这是多数人所赞同的观点。27 号令对“学生类”档案的界定几乎涵盖了学生个人档案（即学生人事档案，通常被简称为“学生档案”）的全部内容。无论从哪个方面来看，27 号令中“学生类”档案的具体所指与学生个人档案的内容几乎是完全重叠的。因此，有学者直接如此认定：“‘学生类’档案实际上就是以往的学生档案。”27 号令对“学生类”档案单独设类，“主要目的在于以学生为本，规范目前各高校学生档案管理混乱、不到位的情况，维护学生的切身利益。”［3］也有学者指出，“这类档案属于人事档案的范畴，是以人为管理单元的”，“与6 号令要求的学校档案机构保存的教学类档案中本校学生高等教育阶段学籍管理档案（招生名录、新生入学登记表、学籍成绩卡、毕业生登记表、学位名册、毕业生名册和奖学金等奖惩材料等等）是截然不同的两大系列。”［4］

从地方层面对27 号令的贯彻落实情况来看，一些地方出台的相关实施细则或办法也坚持了上述观点。如四川省教育厅和四川省档案局于2009年8月28日联合发布的《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则（试行）》明确规定，“学生类”档案按四川省教育厅《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（川教［2007］26 号）的相关规定执行［5］。这是将“学生类”档案理解为学生个人档案在实践中的具体体现之一。

2.2 “学生类”档案是指综合档案中与学生相关的档案材料

这一观点的产生主要源于“学生类”档案与综合档案的密切联系。所谓“综合档案”，是多年来档案业界对“高校档案”的简称，主要内容包括原国家教育委员会于1989年10月10日发布施行的《普通高等学校档案管理办法》（简称6 号令）规定的文件材料归档范围所涉及的党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等九个一级类目［6］。1993年11月16日，原国家教育委员会发布《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，将党政管理类分解为党群类和行政类，使综合档案的归档范围从6 号令中的九大类扩容为十大类。27 号令将“学生类”档案作为单独的档案门类置于综合档案十大类之列，使“学生类”档案与其他门类档案构成并列关系。而且，综合档案的内容确实已经包含了许多与学生密切相关的档案材料，仅“教学类”档案就涵盖了录取新生名册、入学登记表、成绩单、学位审批表、奖惩记录和学历学位签收单等材料，而这些材料看上去正是构成“学生类”档案的重要内容。

基于以上理由，不少学者将“学生类”档案理解为综合档案的一部分，认为它是由综合档案中与学生相关的材料组成。有学者如此理解：“（27 号令）文件材料的归档范围将学生档案从党政管理类和教学类中单列出来组成独立的一类。”［7］类似地，也有档案业界人士如此解读：“学生类档案由原分散存放于高校其他档案门类中的学生档案整合而成，因此，学生类档案的建立并不是‘从无到有’的过程，而是‘变零为整’的过程。”［8］

2.3 “学生类”档案包含学生个人档案和综合档案中与学生相关的档案材料

这种观点兼顾了学生个人档案和综合档案，所构建的“学生类”档案在内容上似乎更加“强大”。有学者认为，“高校学生产生的只要是对学校、学生和社会有利用价值的档案材料都可以被称为‘学生类’档案。”［9］也有学者对“学生类”档案的涵义进行详细的分析，认为“学生类”档案由个性信息和共性信息两部分构成。个性档案信息包括原学生个人档案中的个性材料信息和原“教学类”档案中的个性材料信息。前者包括学生的高中档案、体检表、个人自传、政审、党团组织关系等材料，后者包括入学（学籍）登记表、成绩登记表、毕业生登记表、优秀毕业论文、奖惩记录、学籍异动等材料。共性档案信息包括原“教学类”档案中既反映学生个性又体现共性的材料，如新生录取名单、在校生名册、毕业验印名册、学历学位等材料［10］。类似的理解在具体实践中也有所体现。如江苏省教育厅和江苏省档案局于2012年4月25日联合发布的《江苏省高等学校档案管理办法》对“学生类”档案作了如下解释：“学生类档案在实际操作中应当分为两种，一种是随学生毕业、就业而派遣的学生人事档案材料；另一种是由高校档案机构永久或定期保存的与教学、科研等活动相关的学籍类文件材料。两种学生类档案在归档范围、工作流程、管理模式与体制等方面应当区分开来，并制定相应的管理办法。前者作为高校专门档案管理，后者纳入高校综合档案管理。”［11］

3 “学生类”档案概念辨析

上述情况表明，一个界定不明确的概念必然带来认识上的模糊和档案实践中的混乱。因此，对“学生类”档案概念予以辨析是非常必要的。之所以出现以上多种理解，究其原因，主要是“学生类”档案与综合档案、学生个人档案之间存在密切的联系，其具体所指在综合档案和学生个人档案中都有所体现。尽管如此，综合档案中与学生相关的档案材料和学生个人档案无论是在内容上还是在形式上都存在差异，对“学生类”档案概念的判定不能简单地根据材料的名称来辨别，而是要对其进行系统地分析。笔者认为，27 号令中的“学生类”档案指的就是学生个人档案。主要有以下三大理由：

3.1 从27 号令增设“学生类”档案的意义和目的分析

27 号令增加“学生类”档案并单独设类，其主要目的一方面是将学生个人档案纳入高校档案管理体系中，加强和规范学生档案管理，维护学生的合法权益；另一方面是实现高校档案资源的集中统一管理。正如教育部人士所言，27 号令的特色及现实意义之一是“强调了高校档案资源建设的‘大档案’理念”，其中，“将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。”［12］此处作者使用的是“学生档案”来指代“学生类”档案，而“学生档案”在一般情况下指的正是学生个人档案。这大概也是沿袭了传统的简称习惯。长期以来，档案业界一直有对各门类档案使用简称的习惯，如将“党群类”档案简称为党群档案，将“教学类”档案简称为教学档案。按照这种传统，“学生类”档案被简称为学生档案也是理所当然的。

3.2 从“学生类”档案的具体所指分析

27 号令明确规定，“学生类”档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。对“学生类”档案的以上具体所指对象进行分析，不难发现“学生类”档案与干部人事档案的十大类具有明显的对应关系，具体如以下表1。

由于27 号令在列举“学生类”档案所包含的具体内容时最后用“等”字省略了其他材料，因此，以上表1 所列的“学生类”档案材料未能与干部人事档案的十大类全部对应上，但从表1 可以看出，“学生类”档案材料与干部人事档案十大类的对应关系是高度吻合的，这足以证明“学生类”档案属于人事档案的范畴，它实际上就是学生的人事档案，即学生个人档案。

3.3 从非学生个人档案角度分析

如果“学生类”档案不是指学生个人档案，而是指综合档案中与学生相关的材料，或是由学生个人档案和综合档案中与学生相关的档案材料组成，这种理解会引发一些相关问题。

如果“学生类”档案是指综合档案中与学生相关的材料，则会出现以下矛盾：（1）综合档案不包含高中档案。综合档案中唯一与高中有关联的就是招生录取新生名册，它记录的主要信息是学生的高考成绩，与高中档案是完全不同的概念。（2）在综合档案中，学籍档案包含了入学登记表，两者是属种关系，不是并列关系，这与27 号令将入学登记表和学籍档案以并列关系列入“学生类”档案的归档范围不相符。（3）“学生类”档案与综合档案的其他门类档案无法构成全异关系。由综合档案中与学生相关的材料组成“学生类”档案，意味着原综合档案其他门类档案的内容构成和实施办法发生改变，然而事实并非如此。以“教学类”档案为例，27 号令明确规定该类档案“主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016 号）的相关规定执行。”这与6 号令对“教学类”档案的规定完全吻合，即“教学类”档案的内容构成与实施办法没有发生任何改变，仍然按照传统的做法开展相关工作。如此一来，新组建的“学生类”档案必定与“教学类”档案产生交叉关系，从而导致“学生类”档案这个概念不具备排他性。

表1 “学生类”档案材料与干部人事档案十大类的对应关系

如果“学生类”档案是由学生个人档案和综合档案中与学生相关的档案组成，那么其主要存在的问题体现在具体操作上。兼顾了学生个人档案和综合档案的“学生类”档案，其内容看似更加“强大”，但如何科学整合、构建和管理“学生类”档案却是很大的难题。除非按照传统的做法，将两部分档案分开管理，否则“学生类”档案所强调的仅仅是一种理念。而将两部分档案分开管理只会把我们带回老路子。将学生个人档案和综合档案相关材料整合为一体的“学生类”档案到目前为止仍然停留在概念层面，还未真正被应用到实践中去。正如有学者指出，“在学生类档案与原十大类档案统一管理的前提下，由于缺乏针对新《办法》（即27 号令）的实施细则，而在实践中学生个人档案又独立于高校档案管理体系之外，鲜有高校按照新《办法》精神开展学生类档案管理的实践案例。”［13］高校档案工作本身具有很强的实践性，开展各项业务都非常注重原有基础，不宜也没必要将其复杂化。

4 对27 号令中“学生类”档案提法的修改建议

“学生类”档案与学生档案仅一字之差，却让很多人如此困惑。这主要源于27 号令对“学生类”档案未作明确的界定。笔者认为，对这一问题有必要引起重视并予以改变。27 号令被誉为“我国高校档案工作发展史上的重要里程碑”，“是新时期高校档案工作的风向标和催化剂”，但就“学生类”档案的界定这一点而言，其严谨性仍存在较为明显的不足。“学生类”档案作为一种新型的档案类别，其定性问题应该是首要解决的问题。但是很显然，27 号令并未能解决该问题。“学生类”档案的定性问题不解决，最直接受影响的便是学生档案管理工作实践。27 号令发布实施至今已有6年之久，我国高校学生档案管理仍然比较混乱。从管理主体上看，负责管理高校学生档案的机构主要存在以下三种：学生管理部门（如学生处、研究生部）、院系和档案机构；从管理客体上看，各高校学生档案的归档范围各不相同。管理不规范可能会引发各种问题，如归档材料不齐全、档案转递不规范等，其中最为严重的当属学生档案的丢失。2014年夏天，正值高校学生毕业季，安徽大学就有24 名研究生档案莫名失踪。档案的丢失，对学生造成的影响也许不会很直接，但其后遗症将会非常明显，尤其是对那些将来要进入政府机关和事业单位工作的学生来说更为严重。诸多问题的出现，在很大程度上归结于相关法规的不健全。为进一步规范高校学生档案的管理，有必要对27 号令进行相应的修改。笔者认为，比较理想的选择是继续沿用“学生类”档案的提法，但要注明其本质就是学生个人档案，并配备相应的法规。这样选择的理由如下：

（1）充分利用原有基础。自6号令发布实施以来，高校档案的种类均以“类”命名，如教学类、科研类和财会类等。这种命名法作为一项传统已经在高校档案界存在多年，在业内已经普遍达成共识。27 号令是在对6 号令进行修订的基础上形成的，作为文件材料归档范围的一项新增内容，学生个人档案以“类”命名也是顺理成章的，它体现了充分利用原有基础的原则。因此，以“学生类”指代学生个人档案是完全可行的，而且从用语的统一性与用语的相对性角度看，“学生类”的提法是必要的。但正如前文所提到的，由于“学生类”的具体所指与“教学类”档案和学生个人档案均有密切的联系，所以有必要注明“学生类”档案的本质就是学生个人档案，从根本上消除各种歧义。

（2）考虑未来发展趋势。27号令确定了高等学校文件材料的归档范围共有11 大类，但高校的档案类别并非固定不变。随着高校及其档案工作的向前发展，在今后仍将继续会产生新的档案类型。现在及以前的命名法则，为将来新增档案类别命名打下了基础。以“学生类”指代学生个人档案的做法，在沿袭传统的同时，从某种程度上讲也是出于对高校档案工作未来发展趋势的考虑。自27 号令发布实施以来，已有部分省市出台相关实施细则，要求将教职工人事档案纳入高校档案管理体系中，如《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则（试行）》（自2009年8月28日起施行）、《安徽省高等学校档案管理实施办法》（自2010年1月1日起施行）和《江西省<高等学校档案管理办法>实施细则》（自2012年1月1日起施行），除了包含“学生类”之外，还新增了“人事类”。其中，“人事类”的提法绝非偶然，它与“学生类”有着某种必然的联系。

（3）为实践部门提供可操作性保障。学生档案工作具有很强的实践性，这决定了任何与之相关的政策法规都应具有可操作性。针对“学生类”档案，27 号令仅列举了其所包含的一些具体对象，此外并未作任何延伸。这对规范高校学生档案工作是远远不够的，有必要配备具有针对性的专门法规，从管理体制、归档范围、工作流程与规范等方面作出规定，为实践部门提供可操作性保障。目前，已有部分省市出台地方层面的高校学生档案管理办法，如前文所提到的《四川省普通高等学校学生档案管理办法》，许多高校也制定了本校的学生档案管理规范，在此情况下，由国家层面出台专门针对高校学生档案管理方面的法规就显得尤为重要。因为国家层面的法规注重从宏观上统领全局、把握原则与方向，更有利于实现高校学生档案工作规范在宏观上的统一，从根本上改变我国高校学生档案管理混乱的局面。各地区、各高校则可以结合实际情况，在国家相关法规的框架下制定适合本地区、本单位的高校学生档案管理办法。只有健全相关的政策法规，高校学生档案工作才有可能走上规范化、制度化、科学化的管理道路。

［1］牟阳春.学习贯彻《高等学校档案管理办法》促进高等学校档案工作科学发展［N］.中国教育报，2008年9月26日第3版.

［2］《高等学校档案管理办法》，中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号，2008年8月20日.

［3］李银银.对《高等学校档案管理办法》增设“学生类”档案的思考［J］.档案与建设，2009(7):15-16.

［4］匡定发. 内涵与理念的变化是27 号令最大的变化——高等学校档案管理办法27号令与6 号令比较［J］.铜陵学院学报，2009(2):87-88.

［5］四川省教育厅四川省档案局关于印发《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则（试行）》的通知［EB/OL］.［2014- 09- 16］.http://yb.cmc.edu.cn/info/1999/2637.htm.

［6］《普通高等学校档案管理办法》，国家教育委员会令第6 号令，1989年10月10日.

［7］马仁杰，张浩.我国高校档案工作发展史上的重要里——评新颁布的《高等学校档案管理办法》［J］.档案学通讯，2009(2):13.

［8］王婉萍. 高校学生类档案的分类与组卷［J］.档案管理，2013(3):51.

［9］张娟，王蓓. 从“档案工作的最终目的”角度议“学生类”档案［J］.陕西教育.高教，2013(9):49.

［10］颜丙通.高校“学生类”档案的构建与服务创新［J］.中国档案，2011(6):64-65.

［11］关于印发《江苏省高等学校档案管理办法》的通知［EB/OL］.［2014-09-18］.http://dangan.yzu.edu.cn/art/2012/9/3/art_5715_240680.html.

［12］牟阳春. 学习贯彻《高等学校档案管理办法》促进高等学校档案工作科学发展［N］.中国教育报，2008年9月26日第3版.

［13］颜丙通.高校“学生类”档案的构建与服务创新［J］.中国档案，2011(6):64-65.