科技档案与科技资料的管理研究

张梅

(西安电力高等专科学校,西安 710032)

科技档案与科技资料的管理研究

张梅

(西安电力高等专科学校,西安 710032)

人类的生产活动和科技活动,都不可能离开科技档案与科技资料的服务而独自进行,科技档案、科技资料有着提高社会生产力的重要功能和作用,显而易见,这二者都与互联网技术有着不可分割的关系。笔者在文中对科技档案与科技资料的作用和管理进行了探讨和研究,希望更好地发挥科技档案和科技资料的实质作用,也希望有关各方能够对科技档案与科技资料有一个全新的认识,并把其充分利用起来,使其更好地服务于社会和人类的发展与进步。

科技档案资料；作用；管理；效益

信息社会已经悄无声息地来临，这就意味着社会传递信息的媒介与手段发生了根本性的变革，报纸、互联网、电视机已经成为传递信息的主力军，信息的时效性增强、信息量增大、价值提升，这些美好的变化全部得益于信息时代的来临与发展。对档案和资料的管理是社会工作的重要组成部分，并且作为一种重要的社会资源受到社会各界的重视。以往的档案和资料都是通过纸质媒介的形式予以管理，所以导致其存在管理不方便、信息录取不全面、信息采集不快捷的弊端和缺陷，很多企业单位档案、资料的管理就是一个明显的例子。以往的档案、资料信息资源的共享性极其低下，不能发挥出档案资料管理的价值，所以依靠发达的科学技术予以改善，不仅是及其必要的，而且是相当重要的。众所周知，科学技术是第一生产力，它是推动社会进步和发展的第一要素，科技自身及各种优点于一身，正是凭借着自身为数众多的优势，才被运用到了各行各业，例如科技档案和科技资料的形成。为什么科技档案和科技资料这么重要，其究竟有着什么样的特点，笔者接下来做详细的叙述和探讨。

1　关于科技档案与科技资料关系的界定

从来源上看，科技档案主要来源于本单位的科技文件材料，当然科技档案也有些外来的，但必须是与本单位的生产、科技活动有直接联系，也就是在能对本单位的生产、科技活动起依据和凭证作用时，这些材料就转化为科技档案了。从科技档案和科技资料的作用时间上看，不少科技档案具有永久性保存价值，它是历史的依据，科技资料主要是为当时的生产、科技工作服务的，随着时间的推移，它的作用愈来愈小，最后完全被新的科技成果资料所取代。

2　科技档案资料的桥梁作用

现代社会的新兴科学技术，可谓有很多是从古代的技术演变而来的，在继承的基础之上对古代科技进行完善和改进，由此现代的科学技术便产生了。我国三大发明的科学成就，为欧洲的某些科技发明提供了借鉴，而欧洲和美国又为日本的科技发明创造了条件。所以，科技的发明都是在继承的基础上得到发展的，科技档案资料就是继承与发展主要利用的媒介和载体，因此说它发挥着桥梁的作用。

3　科技档案资料是提供科技情报信息交流的重要工具和手段

科技档案资料既是科技实践的总结，又是科技知识的信息载体，它所储存的科技知识是巨大的。一个单位（企业）的档案资料保管部门，拥有大量的科技档案、科技资料、会议文献、专利文献、产品样本、图样照片以及声像光盘资料等。为此，必须做到以下几点：

（1）调整充实档案资料保管部门和相关人员，建立健全本单位（公司）的科技情报信息交流网络。

（2）提高科技档案资料人员的水平，使科技情报信息交流工作做到广、快、精、准。

（3）不断提高科技档案资料的收集、整理、检查、出版的手段。编辑报导工作是科技情报信息交流的重要手段，要通过从科技档案、文献索引、科技文摘、科技信息、科技快报、专题报告、综合评述等大量的科技档案资料中，迅速地、有针对性地整理出生产、科技工作所需要的科技情报信息。

4　科技档案资料管理要充分运用电子计算机技术

4.1电子档案的特点

简言之，电子档案就是将过去的纸质档案文件，改变成以磁盘、光盘等载体的档案文件，它对原有的纸质档案的具体操作程序进行了重大变革。

原有的纸质文件立卷程序是，技术（科研）部门清理已处理完毕的文件材料，将其中具有参考、保存、利用价值的文件材料收集整理，组成相应的案卷。但在以计算机作为管理手段时，技术（科研）部门立卷则表现为在计算机显示器上审阅积存文件，使用删除指令除掉电子文件中不具有利用价值的内容，把具有不同保存价值的电子文件转化为电子档案。

4.2电子档案的管理

所谓的电子档案管理，包括档案的收集、鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑、研究、提供利用等。通过对电子档案的定义我们可以发现，电子档案能够存储很大容量的信息。然而，和纸质档案明显不同的是，电子档案对保存库内的温度和湿度都有着很严格的要求，防尘、防火设施要健全，防止病毒入侵计算机，以免造成计算机的瘫痪，耽误电子档案资料管理工作的进行。我们强调定期或不定期进行档案检查，一方面是指对档案载体数量的检查，另一方面是对电子档案文件数目与内容的审查。为了使档案得到更好地保证以确保万无一失，应该复制电子档案中的内容，方便后期的审核与检查。

4.3电子档案的利用

使用电子档案资料的时候，一定要注意加大对电子档案资料的保护力度，保证电子档案资料的内容不被删除、篡改或者移动。电子档案不像纸质的档案，如果被复制、改写，则很难被发现，识别度极低，所以对电子档案资料的管理容不得有任何一点小的疏忽。并且，电子档案资料管理人员应该具备较高的综合素质，既包括科学文化素质，也包括业务能力素质，因为他们只有具备较为丰富的专业知识，才能降低在利用电子档案时出现问题的可能性，或者即使出了问题，也能够在最短的时间内做出合理的解决方案和解决措施。为了保证电子档案的安全性，需要每隔一段时间就对正本与副本进行细致、全面的对照。互联网技术有着信息传播迅速、时效性强、共享性强的特点，如果能够在档案利用者与档案部门之间建立局域网，就会提高档案资料的利用效率。但是这种做法存在一定的不足和缺陷，就是在传输的过程中很可能被盗取数据信息，因此在档案利用者计算机，与档案管理部门的计算机联网的情况下使用档案，一定要对各种数据进行加密，在最大程度上防止档案数据资料被盗。

5　关于科技档案资料的经济效益与社会效益

只有以丰富的生产活动和科学研究为基础和依据，科技档案资料才会形成，而且科技档案资料是什么样子的，直接取决于科学技术活动是什么样子的。我们通常说的科技是第一生产力，这里面的生产力并不是实际的客观存在，它属于意识形态的范畴，科学技术不能直接转化为先进的生产力，而是将科学技术应用到实际的生产过程之后，才能够切切实实地转化为生产力。一般来说，科技档案和科技资料的交流，就是实现这个转变的主要环节和途径，劳动人员一旦科学合理地使用了先进的科学技术，就会直接提高生产建设的效率，经济效益的产生是显而易见的。

从本质上来说，科技档案和科技资料是一种科技信息资源，国家开展国民经济建设的重要基础和必要依据，就是科技档案资料，此外还可以实现资源共享与利用的优点。举例来说，某个大型事业单位刚刚建立，需要得到国家的财政支持，但是由于不能系统地计算出设备以及人员的开销，加之不确定性的额外开支还有很多，所以就无法确定需要财政支持的具体数额是多少，这个时候就利用到了其他企业的科技档案资料，经过对其他相同类型事业单位科技档案资料的采集与分析之后，就能够大体估计出所需的金额数目。通过这个例子，我们可以很明显地分析发现其具有共享性的特点，可以实现相同行业，甚至是不同行业之间的交流与借鉴，取得的社会效益是显而易见的。不论是国民经济建设活动的开展，还是改革的启动与深化，都是离不开科技档案资料的，科技档案资料的利用价值非同一般，不容忽视。

综上所述，科技档案资料的良好利用，不仅有着很明显的经济效益，而且会产生巨大的社会效益，还会对企业的长远健康与可持续发展有着很大的推动作用。所以，企业单位的领导人要把对科技档案资料的管理，当做是一项基础工作来重视和执行，使其更好地转化为先进的生产力，为企业增强核心竞争力，扩大市场份额，更稳地立足竞争激烈的市场之上。

主要参考文献

［1］李林.也谈科技档案资源的开发与利用［J］.江西电力职业技术学院学报，2005（1）.

［2］薛媛华.科技档案在农业农村经济发展中的作用［J］.内蒙古科技与经济，2007（4）.

［3］黄东华，,杰，阚秀芬.试论科技档案的利用及效益［J］.一重技术，2007（2）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.11.118

G271；G275.3

A

1673-0194（2015）11-0202-02

2015-03-23