浅析电子公文的管理

李雯

摘 要：随着网络及各种办公系统应用软件的普及应用，用电子公文替代纸质公文成为一种趋势，不仅在推行无纸化办公方面有着巨大意义，在规范公文标准、加快公文处理速度，提升公文安全性方面也有着深远意义。那么，电子公文的流转、归档等管理问题就需要得以特别重视，确保数据的真实性、完整性和有效性。

关键词：电子公文；优势；重点

前言

公文在国家部门、企事业单位的管理工作中起着重要而特殊的作用，现在，越来越多的单位通过网络流转实现了无纸化办公，依靠计算机技术、网络互联技术、现代通信技术对公文实行电子化管理，优化了公文处理流程，低了行政成本，提高了公文传递速度和办公效率。

一、电子公文定义

电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。它求采用全面沟通的处理程序、自动生成的处理程序和高效运作的处理程序。现在，许多单位都自行设计使用了符合本单位工作实际的电子公文处理系统。

二、电子公文处理系统的优势

（一）提高了工作效率

电子公文处理系统通过计算机对公文的拟稿、审核、会签、签发办理、归档等环节自动进行显示、查询，并对办文过程进行流程跟踪监控。并且在公文归档阶段，能够按年度、性质、文号、主题词进行多种归档、查询处理，迅捷、准确地获取归档公文信息。做到既能收得了、发得出，又能改得了、退得回。同时多方位、远距离高速传送的优势使得既能在固定场所处理公文，又能在运动中从事公文处理，真正实现公文处理的“无纸化”和“无址化”。

（二）降低了行政成本

一份公文通常需要经过多次的修改确认才能最终定稿，特别是一些重要的公文，修改的次数更多而且都需要纸质打印出后集体通稿。但是电子公文可以在电脑上直接修改， 省去了复印公文所需的大量纸张、碳粉、电及对复印机的磨损，间接节省了管理成本。

另外，纸质公文多需采取邮寄或直接人员送达的方式进行传递，不仅容易丢失、花费人力及财力，最重要的是会耽误较长时间，造成公务处理的不及时。而用电子公文便可以不受地域和时间的影响，文件瞬间传达，避免了不必要的人力、物力、财力消耗。

（三）提高了公文安全性

纸质公文的中间页部分可在一台电脑上随意修改后打印替换，但电子公文与相关软件配合，例如加密软件、电子签章等，从而对文档进行保护，在没经过授权的电脑上禁止修改，这就避免了公文被篡改，能大大提高公文的安全性。

三、加强电子公文处理的重点

（一）加强电子公文处理系统的建设

电子公文处理系统是一个具有高度自动化、高度集成化特点的办公系统，它的使用涉及到网络环境，公文处理人员的公文业务能力、电脑操作技能等。单位需要根据工作实际需要讨论确定系统开发方案并进行系统研发与调试运行，在资金、网络硬件、软件设计等各方面给予足够地支持，这样才能尽快实现公文处理电子化、办公无纸化。首先是硬件的配置，要购买满足电子公文处理软件系统运行要求的电脑及其硬件设备。其次，要与专业软件设计单位结合，设计具有自身特色、适合自身需要的电子公文处理软件。该应用软件应该涵盖公文处理的全过程，如公文的编制、会签、发布、汇编、存档以及外来公文的签批流转等功能。

（二）加强加密技术的研究

公文，是单位上传下达制度、重要事项通知、人事决策等公务的工具，是职能的集中表现形式之一，因些，电子公文处理系统的信息安全的技术实现和安全管理制度的建设是系统的重要建设内容。在我国现有的电子政务系统内外环的基础上，可以解决公文的流转和身份确认等安全问题。电子公文处理系统的建设要在文件加密 、文件签名、回执签名、用户密钥管理、电子印章等方面加强研究，提升电子公文在网络流转的安全性和可靠性。

（三）创新电子公文归档模式

现在，多数单位是在电子公文流程处理结束后，在确认电子公文的真实性、完整性、有效性后，将符合归档条件的电子文件向档案部门进行移交，并在确定公文的密级、归档范围和保管期限后按档案管理要求的格式将公文存储到档案管理系统中，需要两套系统的配合才能完成电子公文的归档工作。那么，如何实现以“保存即归档“的归档模式，将电子公文的文件管理与档案管理两个系统无缝地衔接起来，从而实现文档―体化的电子公文处理流程，实现数据与电子公文的一体化保存，这一技术就需要进一步研究实现，为电子公文管理尽早摆脱双套制的归档模式提供实践支持。

四、结束语

电子公文的管理是一个全过程的系统管理，既包括电子公文的生成管理，也包括电子公文的传输和归档的管理。但是电子公文在实际工作中的应用现状还需继续完善，必须正确认识到电子公文的职能和存在的问题，不断完善电子公文处理系统，真正发挥网络信息技术的作用。

参考文献：

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[3]符文哲.办公自动化条件下电子文件和纸制文件同步归档管理模式探讨[J].科技资讯，2009 No.31.