浅谈事业单位档案管理存在的问题及对策

张忠岭

摘 要：在科技不断进步的今天，事业单位在进行档案管理工作时应注意顺应社会形势的发展，积极采取现代化手段对档案管理方面的新模式进行探索。该研究者根据实际工作经验，对事业单位档案管理过程中存在的问题及对策进行了详实的阐述，以更好地促进档案管理工作的开展，推动社会的进步。

关键词：档案管理 问题 对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）03（b）-0135-01

事业单位档案是事业单位在日常的科研、行政事务以及其他管理活动中形成的，对事业单位建设和社会发展具有参考价值的各种声像、表格、文字等不同载体的历史记录。加强事业单位档案管理工作不仅能为日常的管理工作提供可靠的原始依据，还能为社会发展和科学决策提供有价值的参考依据。该文旨在对事业单位档案管理工作现状的梳理，指出问题所在，进而提出解决的对策，以促进事业单位档案管理工作的有序开展。

1 事业单位档案管理工作存在的问题

（1）档案管理制度不完善。档案是社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化等社会活动而直接形成的具有保存价值的文字、图表等各种形式的历史记录，换句话说一个单位只要它存在、一个人只要他活着就会有相关的档案产生。但目前来看，依然有许多单位未能意识到档案的重要性，在管理档案的过程中没有建立相应的管理制度，没有严格执行标准化流程，没有制订具体的细则标准，既缺乏技术性，又缺乏科学性。有些单位只是规定了一些需要归档材料的内容和项目，没有明确规定归档的时间、要求和具体的奖惩措施，并且在日常档案管理工作中缺乏有效的监督与检查，有的档案甚至保存在个人手中，致使很多有价值的档案材料流失。例如每年都会有事业单位在当地进行招考，而事业单位也由此招进许多有才之士，但是一些单位并不会及时的去整理新招人员的档案，自然也没有及时的存档，久而久之就导致档案管理相对混乱的局面。

（2）档案管理意识淡薄。如今，效益与业绩是单位发展的根本，因而很多单位会全身心的去发展业务部门的工作，而对于档案的管理工作，有的单位直接将其忽视。他们认为档案管理工作就是简单的进行档案整理和存档，没有什么技术性可言，然而档案管理工作对于单位来说是极其重要的一部分，一旦档案流失，将会给单位或个人带去极大的损失。有的单位设立了资料室、活动室，唯独没有档案室，很多的档案资料分散保管，档案保管条件及安全防护措施大多达不到要求，档案保管存在较多的安全隐患。

（3）信息化建设滞后。目前，各事业单位中均存在着硬件投入不足、现代化管理水平低的问题。在当今世界，科学技术已运用到了各行各业中，然而许多事业单位并没有配备专用的计算机与档案管理软件，档案入网、更新等工作都没有及时处理好，档案整理、记录和归档工作都没有有效运用现代化手段来进行处理，所以大量的档案资料都随意保管着，并没有进行系统化的管理。

（4）档案管理人员不专业。目前，大多数事业单位中均未设置专职档案管理人员，大部分事业单位也是随意安排人员来管理，档案管理人员专业素质不高，缺乏对档案管理分类、利用、保护等专业知识的系统学习和培训。档案的处理工作看似容易，但事实上，其中包含了许多的知识，因此，在众多因素下，绝大多数管理档案的人员的专业素质都相对较低，在管理档案的过程中，没有专业性可谈。

2 加强事业单位档案管理工作的对策

（1）强化档案管理意识，加强制度化管理。俗话说“国有国法，家有家规，没有规矩不成方圆。”对于整个行政事业单位来说，领导重视是做好档案管理的前提，单位领导应把档案管理工作纳入单位发展的重要内容来抓，与单位业务建设同步规划，只有这样才能保证单位高效、协调、有序的运行。与此同时，建立健全档案管理制度，明确权责分工，明确档案管理人员职责，使档案的收集、整理、保管和利用工作科学化、制度化、规范化。另外，应严格执行档案的借阅手续，对于借出的档案，应做好记录工作，记清借出时间和归还时间，同时，对于归还的档案应在归还时做好核对工作，确认无误后再将其放回原处，确保档案在借阅过程中不会出现差错，也不会因疏忽大意而致使档案丢失。在对档案进行整理和存档时，应对其进行编号，这样便于管理和查找。总之，在档案管理中，应严格遵从法律法规和单位管理制度，规范档案的管理工作。

（2）加强培训，提高档案管理人员素质。管理人员素质的高低对档案的管理效果有着极其重要的影响，加强学习培训是提高事业单位档案管理水平的重要途径，事业单位领导应将档案人员的培训工作纳入人才培训计划，全面提高档案管理人员的素质。此外，单位领导不可随意安排人员来负责档案的管理工作，应选择那些逻辑性强、处事认真而严谨的人来从事档案的管理工作，并严格按照相应的规章制度来进行档案的管理工作，只有如此，才可确保档案管理工作的有序进行。

（3）加大档案管理经费的投入。加大档案管理经费的投入力度，是档案管理工作健康发展的物质保障。一方面应设立专门存放档案的库房，因为档案大多是以纸质的形式存在的，所以对存档环境的要求特别高，应当确保温度湿度合乎要求并做好通风防火防虫工作，而这些都应由专门负责档案管理工作的人员来进行安排，由此确保档案的安全。另一方面应积极引进和配备先进的仪器设备来收集、储存、管理各种档案，这样既提高工作效率，又增加档案保管的有效空间。

（4）增强档案管理的科技性，让档案管理与现代科技接轨。在当前计算机网络技术的飞速发展下，档案的管理工作也渐渐的实行了网络信息化管理，这为档案信息的管理和发展创造了一个非常好的契机。我们应将事业单位的档案进行网络化管理，进而形成总的档案网络，而在档案管理中，可将条形码、扫描等技术根据情况来进行运用，为档案的管理配备应有的仪器，由此更好的科学化的管理档案。例如，当前有许多单位都采用云技术来对档案进行管理，这种新的管理模式大大的提升了档案管理的科学性和效率，这也印证了运用科学技术来管理档案是当前社会发展的一个趋势，也只有如此，才能更好的进行档案管理。

加强事业单位的档案管理工作，充分发挥档案的作用，必须做到领导重视、制度完善、设备先进、人员过硬，只有这样才能保证档案工作的规范化、制度化、科学化，才能更好地为单位的科学研究和行政管理活动服务，从而最大限度地发挥档案的社会效益，更好地为社会发展服务。

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