如何加强基建工程档案管理

孙乐

【摘 要】随着我国社会主义市场经济建设的不断发展，作为国家和单位发展的基础设施建设的一部分，基建工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展。国家为加强基建工程管理，制定了相应法规、政策、标准，以逐步与国际惯例接轨。基建工程档案资料是基建工程建设过程中形成的历史记录，是基建工程管理的重要组成部分，因此，加强基建工程档案资料管理工作对于提高基建工程质量非常重要。本文论述了基建档案的作用，分析了基建档案管理存在的问题，探讨了基建档案管理的对策。

【关键词】基建档案；管理；对策

目前，我国市场经济建设不断发展，作为国家和单位发展的基础设施建设，基建工程项目建设也得到了深入的发展，如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。基建档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。加强基建档案采取有效措施，提高对基建档案重要性的认识，做好基建档案管理工作，实现基建档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平和基建工程建设水平。

一、有关基建档案的作用

1.基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程項目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容，基建档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。基建工程建设是单位不断发展的一项基础工作，按照基建工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的基建档案资料，是基建工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，对提高单位发展水平，加强单位基础设施建设力度，增强单位整体档案管理工作合理化、规范化，发挥着重要的作用。

2.基建档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，基建档案具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据，如有时单位部门需要工程管线的具体位置，就到档案室查找相关工程竣工图，这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。基建档案是工程质量的反映，工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等，在工程建设中形成、积累的基建档案质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过基建档案质量管理，提高工程项目质量，随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，齐抓共管，是新形势下基建档案管理的重要任务。

二、有关基建档案管理存在的问题

1.管理基层的思想观念存在偏差，对基建档案管理工作缺乏正确的认识。工程人员和档案人员缺乏工程档案管理的实践经验，不仅不熟悉工作流程，专业水平也有待考证，基建档案的整个运作流程没有秩序可言。为了适应新形势下的基建档案管理要求，需要摆正对基建档案管理的观念和理清对基建档案的认识，为做好基建档案工作做好准备。2.规章制度不完善。当前传统的基建档案管理模式面临着挑战，管理模式和工作流程不合理，工作质量不达标，管理成效往往不尽人意。工程项目参建单位很多，档案管理缺乏一套统一的标准，给档案管理部门带来麻烦。3.基建工程涉及面广、阶段多、工期长且流程繁琐，基建档案管理因此复杂多样，具有较强的系统性。有的施工企业被经济利益驱使，只重视工期进度，难免忽视工程档案的管理，致使基建档案管理工作无法同步于基建工程建设流程顺利开展，基建档案工作明显滞后于施工进度，工程项目管理和技术文件零零散散，有的被损坏或已丢失，这对档案管理工作的顺利开展制造了阻力，同时也降低了单位的经济效益。4.基建档案管理网络尚待完善。有的参建单位从其他部门抽调几人兼职草草行事组建了档案管理部门，但未设立专职机构，没有指定工作场所，无法保证档案资料的质量和安全；基建档案管理的现代化水平跟不上时代要求，落后的信息技术无法满足快速发展的基建工程项目建设的基本要求，不仅影响档案管理的工作效率，单位的经济效益也大打折扣。

三、有关加强基建档案管理的对策

1.增强对档案重要性的认识，转变观念。正确认识基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证，要以人为本，积极宣传《档案法》的重要性。要做好基建档案管理工作，除要求档案行政管理部门认真负责以外，还需要建设单位、施工单位、工程监理等多个部门通力协作。所有工作人员首先端正工作态度，从思想观念上对档案管理工作予以重视，要从大局出发，不断强化责任意识，结合档案利用实例，提高基建档案管理水平。

2.建立健全基建档案规章制度，完善基建档案管理体制。每个参建部门应设立专职机构，并配备专职档案管理员来管理档案资料。要明确岗位职责，构建网络信息平台，增进建设单位、施工单位与档案管理机构之间的沟通和交流。针对跨国工程项目或重大工程项目，要秉承效率第一的工作原则，结合我国基本国情，适当借鉴国外成功的管理经验，建立高水准、现代化的基建档案专业管理模式。

3.将基建档案管理纳入基建工程项目管理的范畴，实现过程管理。一是订立合同的过程中，关于移交基建档案材料的质量要求、数量、套数和归档时间等应该在合同中详细说明，建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，明确说明将工程款的8%作为基建档案归档保证金，从而保证对基建档案的有效性进行控制、监督和规范。二是基建档案管理工作同步于工程建设进度。工程项目申请立项后随即开始收集、整理基建文件。到竣工验收阶段，将文件归档并验收，基建档案管理贯穿施工建设全过程，档案管理质量才有保障。三是根据“三纳入”、“四同步”的工作要求全面落实基建档案管理措施。“三纳入”指的是将基建档案管理纳入基建工程计划、纳入岗位责任制、纳入基建工程规章制度；“四同步”是指基建档案管理同步于基建工程立项，同步于基建工程工作检查，同步于基建工程建设进度，同步于基建工程竣工验收，从而确保基建档案归档工作顺利实施。

4.提高立卷质量，规范基建档案立卷标准。基建档案从整理、组卷、编目到保管、利用都有其既定的规律，各参建单位要严格遵守操作规程履行各自的职责，统一基建档案管理标准和操作方法，同时保持档案资料有机联系，使其形成一个系统的、分类明确的整体，以便更好的指导基建档案管理各项业务工作顺利开展。

5.做好基建档案验收工作。开展基建档案验收工作，首先要认真贯彻落实验收及备案制度，强化档案文件的质量管理，改进档案管理工作中不合理之处，使工作流程更加顺畅。基建工程竣工验收前，城建档案管理部门都要按工作流程对所有基建档案进行验收，通过验收后即可开始竣工验收。

总之，基建档案反映基建工程项目的真实面貌，基建档案管理工作是企业管理和基建工程项目管理的重要组成部分，在当今科技发展的快速时代，紧密联系企业改革、创新、发展的新要求，牢固树立服务第一的思想，扎实工作，爱岗敬业，认真踏实地做好自己的本职工作，为企业发展尽自己的力量，为实现基建档案进一步规范而努力。

参考文献：

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