医院档案数据库管理建设探究

刘季

黑龙江省佳木斯市妇幼保健院信息科

医院档案数据库管理建设探究

刘季

黑龙江省佳木斯市妇幼保健院信息科

档案的现代化管理为政府机关、企业已经跟人提供了重要的数据信息。档案管理工作的意义重大。在档案管理工作过程中，经历了纸质化归档的人工管理和目前的与现代化新机技术结合，建立电子档案数据库的过程。两者对比。新型的数据信息检索式管理，更具有优势。档案管理理念也至关重要。本文就医院如何进行科学的数据库档案管理以及档案管理的建设进行了论述。

科学管理；数据库；硬件；分类；技术融合

一、科学的档案管理理念对档案管理的作用

档案管理已经与信息技术相互融合，利用网络平台，微机设备实现了档案信息的数据化。能够便捷的检索与管理。但是仅仅利用现代化技术，就认为档案的管理已经高效化，无差别化了这是错误的理念。对数据档案的管理也需要科学的档案管理理念。优化档案的管理。以高效率规范管理为目标。从而保证档案数据库的正常高效工作。当然，科学的档案管理方法是不唯一的，具有选择性。选择适合企业与机关自身的管理方法就一定可以提升管理效率。

二、当前档案管理存在的问题（医院为例）

档案管理工作越来越受到人们的关注。从求学、求职、购买住宅乃至出外旅行都会需要个人信息的证明。这就需要档案信息保存完整，无遗漏无错误。传统的档案管理是以纸张形式存在。这种方式在一定时期内发挥了巨大的作用。但是随着档案量的不多增多，这种方式对人力和物力的要求不断增大，难以实现。并且纸质文件的保存时间也有一定限制，容易丢失文件。现在打多数单位都已经建立的与信息技术融合的电子化，数据库化的档案信息管理系统。数据的管理快捷了，通过终端计算机，进行关键字的搜索，可以快速的找到需要的档案信息。但不得不承认的是，目前档案管理仍然还存在一些问题。比如个人调取档案信息手续相对繁琐、档案信息具有保密性，涉及不同的审阅范围。如何在电子数据库中体现这些保密性。同时电子信息档案数据库在一些企业，只是购买一些软件系统。这些系统基本都都能够实现数据的存储与检索。可是却没有人关注系统的漏洞和如何更好的进行管理。软件系统应该有分类档案管理功能，有多级权限登录功能。而这些恰恰是很多随意购买的软件系统没有的。与其说这些软件系统是一个档案管理工具，不如说只是一个数据库的简单管理工具，是不适合用于档案管理的。此外，也是最重要的一点。就是档案管理人员是否具有专业的档案管理知识。英雄不问出身，工作人员是相关专业毕业的好不是相关专业毕业的也可以。但是一定要具有责任心，去认真从事这份工作，以做好档案数据库管理工作为目标。可工作人员工作哦懈怠，造成错误出现的事情屡屡发生。医院是个特殊的场所，更加需要具有责任心的工作人员

三、医院档案数据库建设中的重要原则

3.1 医院档案信息主要划分为病患信息（包含病历）和医护人员信息，必须实时进行记载和更新。因此在已经建设上要进行拓扑结构规划，形成内网与外网模式。档案管理数据库建设中的硬件性能高，减少硬件设备损坏，不能工作，影响数据实时更新的情况发生。

3.2 档案管理人员要熟练操作系统，掌握信息技术知识和数据库的相关知识。医护人员也要学会简单的电子数据的传送与接收，让检查结果快速的通过数据设备传递，尽快为病患减轻痛苦解除困扰。

3.3 档案管理理念要科学，使用档案发展的全宗管理原则也是不错的选择。虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理

四、工作人员素质提升，可以使得档案数据库管理更加规范高效

4.1 做好宣传，提升责任心：素质提升不是空谈。从自身做起，让责任心投影到行动当中，首先就需要打造一个认真负责的工作氛围。以广播的形式，至员工的一封信，座谈交流等做种形式，宣扬责任心对工作的帮助，对自身素质能发挥切实的作用。从而让工作人员真正的认识到责任重大。

4.2 免费培训，带薪学习是有效的方法

每个员工的能力不同，这是客观存在的。但是可以通过培训的方式，聘请能力强，经验丰富的专家来为员工培训。通过亲身的接触，了解不足，然后知道弥补，获得素质和技能的提升。对于一些档案管理工作出色的医院，我们可以去学习优秀的经验，去“取经”解惑。这时候带薪学习，能够鼓励员工学习的积极性。从而得到能力提升的机会，实地学习。

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