提高档案服务水平

◎朱 洁 雷 云

提高档案服务水平

◎朱 洁 雷 云

档案管理工作是部门工作的重要组成部分，是维护历史面貌以及未来发展的事实基础。但是，目前大多数单位对档案工作的认识不足，导致资源投入不够，严重影响了档案管理工作的科学发展。这就要求，档案管理部门，一方面要积极争取投入，紧跟时代发展，加快推进档案数字化建设；另一方面，要立足于现有条件，通过加强档案管理工作、提高档案管理水平，更好地发挥档案服务中心工作、服务广大群众的作用。

一、加强制度建设，不断完善档案管理工作体系

构建档案管理工作体系，是提高档案管理工作质量和效率的重要基础。只有建立科学的、合理的、完善的档案管理体系，才能确保档案管理工作顺利进行。

一是构建档案管理工作的组织领导体系。一部分职工甚至是部门的领导，往往会认为档案工作无非是保存一些资料，不属于单位的中心工作，只要资料不外泄，不丢失，能够进行简单的查阅就足够了。针对这种情况，要加大宣传力度，争取领导对档案管理工作的重视和支持，真正树立起保护资源、积累经验、利用档案、为中心工作服务的理念，对档案管理工作提供人力、财力、物力等资源的全方位支持。具体的讲，就是要有一个领导重视、分工明确、配合协调、责任到人的组织领导体系，有业务水平高、责任心强的专职档案管理员，有一套科学的、行之有效的规章制度。

二是构建档案管理工作的任务目标体系。要严格按照《档案法》，根据上级档案管理工作的要求以及本单位档案工作的实际情况，确立本单位档案管理工作的目标与思路，把档案管理做为一项工作内容融入到单位工作的长远目标与规划之中，也就是我们说的任务目标体系。任务目标要体现合理性、科学性。相关指标的制定必须以单位自身的实际情况为依据，从实际出发，能够在日常工作中指导工作人员更好的坚持和贯彻相关的规章制度。具体的讲，就是“四个要有”：在领导分工和业务处室的工作职能中要有档案工作的内容，在年度工作计划中对档案工作要有明确的要求，要有研究和解决档案管理实际问题的文件或会议纪要，要有单独制定的年度档案工作计划。

三是构建档案管理工作的责任保障体系。将文件材料的形成、积累、整理、归档等工作列入到单位内部的管理体系之中，做到与其它工作共同部署、共同组织、共同考核。相关的规章制度一旦制定出来就必须严格执行，既能约束领导又能约束普通员工。规章制度的制定部门，同时也是监督部门，必须确保规章制度完全的落实，通过每年的方针目标检查、每月的绩效考核，做到有功必赏、有过必罚，确保相关工作落到实处。具体的讲，就是“三个纳入”：要将档案管理工作纳入处室领导人责任制，要将档案工作目标纳入年终绩效考核，要将档案日常工作纳入分管领导和业务人员的职责范围。

二、加强队伍建设，大力提高档案管理工作水平

档案管理队伍建设在档案管理工作中占有主导地位，决定着档案管理工作的质量。因此，要通过加强人员培训、组织人员学习、促进人员与上级档案管理部门交流等方式来提高档案管理人员的业务意识、提高档案管理人员的业务水平。

一是更新管理观念。在我国经济全面发展的历史背景下，档案工作已成为涉及各行业各单位的庞大事业。但是长期以来，在计划经济体制的严重束缚下，档案工作由于自身的性质和特点，长期处于一种封闭状态，档案工作者逐步形成了比较保守僵化的思想观念。面对信息技术的迅猛发展，如果固步自封，就会成为发展的阻碍。这就要求，档案管理工作人员必须适应信息社会的发展要求，不断更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，积极探索与档案数字化建设相适应的电子文件、电子档案管理的技术、方法及理论，努力提高档案管理现代化水平，实现档案信息资源社会共享，使档案和档案工作更好地为经济建设和社会事业服务。

二是提高专业知识。通过定期组织档案管理人员参加系统培训，及时下发档案管理方面的最新规章、制度和文件，请专家进行现场指导，提高现有人员的专业知识。要学习先进的工作方法。通过交流，听取其他单位档案管理工作人员的经验介绍，学习好的工作方法以借鉴到本单位的工作中。要完善档案工作操作细则，对不符合规范化标准的档案资料进行重新清理，完成包括文书、会计、设备、声像、资料等档案的收集、分类、排列、编号、装订、归档工作，在实际操作中提高自己的专业知识。要创新工作思路，重点研究档案电子化管理，做好实体档案与电子档案并存，同时加强档案工作的实体安全、信息安全和利用安全，不断提升档案管理的工作层次。

三是增强业务素质。档案管理是一项严肃的政治工作，它要求档案工作人员必须具备较高的思想政治水平，坚决执行党和国家的各项方针政策，自觉树立为人民服务、不热衷名利、不计个人得失的奉献精神。作为综合性较强的工作岗位，一名合格的档案管理工作人员，必须自觉参加有助于自身专业技术提高的培训活动和交流活动，在学习和交流中弥补自身的不足；必须熟练的掌握工作的各个环节和基本要求，运用科学管理的原则和方法，提高工作效率，保证档案质量；档案管理人员要经常与有关部门打交道，还需要发挥综合协调能力，以达到各部门档案管理的协调统一。

三、加强平台建设，积极发挥档案管理工作作用

随着经济社会的快速发展，人民群众对档案的利用需求日益增长。这就要求档案管理工作要不断创新服务平台，强化服务功能。

一是要发挥档案库藏作用。档案管理工作的目的就是为了档案更好的使用，因此，在档案的管理工作中要规范档案管理工作程序、提高档案管理服务质量、更新档案服务理念、丰富服务手段、提高档案的利用率。目前，单位的档案管理是将平时上级下发的收文、单位内部发文和签报分别收集，装订保存，不利于档案的统一收藏、统一管理、统一利用。要尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案管理的前提下积极拓展档案信息资源，这是当前档案管理工作的一个重点。通过对档案信息的分析研究，主动开发档案资源，通过编制出版刊物、开展宣传活动等多种形式，努力形成有质量的档案加工产品，以充分发挥档案的库藏作用。

二是要发挥信息平台作用。通过积极的搜集、整理、留存与本单位有关的信息以便为单位的发展服务。随着经济社会的发展，档案工作的服务对象不断拓宽，档案管理必须拓展服务功能，拓展展览教育功能等。在功能划分上，应设置库房区、办公区、服务区等，突出接待利用、展览教育功能，特别是媒体单位，要将影像、图片、声音等资料进行搜集并分类整理、储存，以便适应媒体工作的多变性。在档案搜集储存的过程中，要完善对档案中心的建设，编制简洁、适用、多途径的检索工具对所存的档案进行查找，以便更好的发挥信息平台的作用。

三是要发挥档案管理部门的监督作用。在加强档案管理工作建设中，要积极发挥档案对单位基层干部的监督作用，将档案记载情况作为干部提拔使用的评价基础。在干部选拨与任用过程中，干部人事档案能够积极地发挥监督和辅助决策的作用。一方面，通过任前通过查阅档案系统，落实干部任前档案审核制度，前移干部监督关口，能够有效防止干部“带病提拔”等不良现象，降低选人用人的风险；另一方面，能够有效帮助单位人事部门从不同角度、不同层面分析和掌握单位全体干部的基本情况，及时发现优秀的年轻干部，建立后备干部人才库，根据入库干部的不同特点，有计划分批次地加以重点培养，防止出现干部队伍断层的不良现象。

总之，针对部分单位对档案管理工作不够重视、档案管理程序不规范、纸质档案管理的模式占主导地位的现状，要为断提高档案管理工作质量，使档案管理工作不仅是“保存”，而是提升到利用的层面，并在实践中不断的完善与发展，进而充分发挥档案管理的作用，使档案管理工作更好地服务与社会的发展，做出其应有的贡献。

（湖北日报传媒集团）