对企业合同档案精益化管理问题的几点探讨

邓茵

摘 要：本文对企业合同档案管理中存在的问题进行了分析，并从精益化管理的角度探讨了企业合同档案管理效力提升的方式，最后对精益化合同档案管理中应该注意的问题进行了总结，希望本文能够为企业合同档案管理工的发展提供帮助和建议。

关键词：企业合同档案； 精益化管理；对策

企业合同档案指的是在企业经营过程中，由于进行各种经济活动而形成的在某一时期具有法律效力的、描述企业与其他各方契约关系的文件。这些合同档案能够展现企业在一定时间内的经营动态以及形成的利益关系，对企业的经营和发展具有十分重要的意义，因此，对合同档案进行管理，成为企业档案管理工作中的重点内容。

一、企业合同档案管理中存在的问题

（一）企业合同文件零散不规范

有些企业在经济合作过程中，忽略了对对方单位当事人的审查，而又轻信一些老客户、老熟人的口头承诺，有时仅凭借着对方的一通电话、一个发货通知单就开始进行交易，这样一旦合作方失信的话，就会纠缠不清，影响企业的既得利益，又引发合同纠纷。另外有的企业虽说签订了书面式的合同，但却不是很规范化，使用一些不标准的文本格式，模糊合同的真实内容，极易陷入欺诈圈套，损害企业的利益。这些口头的合约和格式不标准的合同法律效力比较弱，收集起来极为困难，是目前合同档案管理中的首要问题。

（二）企业合同效力不足

企业在合同签订过后，没有正确采取合同在履行期间的监控措施，致使合同的履行率不理想。主要表现在：没有对需要变更的合同条款进行及时变更；与合同相关的一些书函或传真等没有传送；合同内容应鉴证确认的没有办理；在处理合同纠纷问题时，未及时在法律诉讼期内处理；没有行使合同当事人的正常权利等。导致这些后果的主要原因是合同档案形成之后，无论是档案管理部门还是企业领导，都没有再关注档案的实际使用情况，合同档案管理工作不受监督，合同就不能切实履行。

（三）企业合同档案应用性弱

合同档案除了在合同有效期内对企业和其他各方产生制约效力之外，还能够为企业梳理经营过程、解决经营问题提供帮助；企业与员工之间签订的雇佣合同还能够帮助企业规避员工流失危机，同时起到维护员工劳动价值的作用。但实际上，企业合同档案并没有起到这些作用，无论是企业领导还是员工，对合同档案的应用价值重视度都不够，使合同档案在成为“历史记录”之后再少有人问津。

二、精益化管理模式下的企业合同档案管理对策

（一）建立企业合同档案精益化管理制度

企业合同档案管理之所以存在问题，其最主要原因在于企业合同档案的管理制度建设不到位造成的。大多数企业对合同档案的管理制度是包含在企业一般档案管理制度之内的，而正是由于档案管理制度的一般性，导致合同档案的重要性难以体现出来，档案管理工作人员也无法专注于合同档案收集工作；另外，企业内部从事合同管理的工作人员专业水平不高，真正有能力的专职人员并不是很多，并且一般企业对合同的管理工作不够重视，导致作起来混乱且效率低下，合同的保存归档方面也经常出现问题，有的合同甚至破损、丢失，给企业造成了一定的损失。因此，完善企业的合同档案制度，建立对合同档案的精益化管理制度，规定企业合同档案管理作为企业管理工作的重要组成部分，是解决目前合同档案管理问题的基础。首先，应通过制度的严格规定和企业的执行力去强制各部门和企业员工重视合同档案管理制度，通过制度去对合同的的收集、整理、编目、上架等行为进行规定，充分发挥合同档案管理在企业管理活动中的重要作用，确保企业的商业秘密的安全，减少企业的利益受到损失的风险；其次，应对企业档案管理工作人员的日常工作职责进行精细化安排，将固定的合同类型和固定的档案管理员工的岗位职业挂钩，确保合同档案收集目标性强、合同资料收集足够完整。只有建立完善的合同档案精益化管理体制，确保档案不会有意、无意的泄露，保护企业的经济活动健康的发展。

（二） 加强对合同履行的监督

在企业合同档案管理过程中，由于合同履行监督不足导致的合同效力难以发挥的问题，必须通过合同档案的跟踪式管理来解决。精益化管理模式的基本思想是在管理资源消耗最小的情况下，使管理效果大幅度提升，而对合同档案进行跟踪监督管理，并不需要企业消耗管理资源，只需要在合同管理的过程中加入合同履行程序核对的步骤，就可以使合同管理效力大幅度提高。首先，档案管理部门应对档案合同管理设立专门的跟踪式管理模式，即确定合同收集、合同细节分析、合同履行状况反馈三者连续的反馈机制，使档案管理工作人员除了负责日常档案管理之外，对提交合同的各部门进行定期的询问和反馈；其次，档案管理部门应该针对合同的履行情况设计特殊的档案结构，即在企业各部门提交合同档案之后，在每一份合同档案下设附录，写明“合同开始日期、关键事件结点上的合同履行情况、合同结束日期及结果”等几项内容，根据合同反馈机制的运行，充实合同档案附录，收集与合同档案履行期间关键事件相关的资料，充实档案内容，为档案的后续应用打下基础。

（三）开发合同档案的实用作用

企业合同档案的实际应用性不强，是因为企业对合同档案的作用认识度不够造成的，这其中主要的责任在于企业档案管理部门并没有主动对合同档案进行进一步的整理，致使这部分档案管理工作仅维持在收集、保存档案方面，也就是说，档案资料分析能力弱，使得合同档案的实际作用难以展现出来。精益化管理要求管理活动能够有效拓展管理效果，使管理行为的作用进一步提高，因此，在精益化管理模式下，开发合同档案的实际作用也是十分必要的。要做到这一点，需要企业档案管理部门对自身的管理责任进行进一步的思考和总结，即通过以往合同档案的利用率和应用过程，寻找合同档案应用的主要范围，主动整理与此相关的资料，例如员工与企业之间的雇佣合同档案经常应用于员工离职期间，涉及到的档案应用问题多在于员工的岗位职责履行情况以及企业、员工之间的利益划分。那么档案管理部门应该事先对员工工作类型进行分类，在合同档案中寻找职责履行评定共性等，以便迅速为企业决策提供建议。

三、企业合同档案精益化管理中需要注意的问题

在企业合同档案精益化管理的过程中，需要企业档案管理工作人员对档案管理工作方式进行大幅度的调整，无论是合同资料的收集还是对档案的分析，都需要借助信息技术才能够完成，因此，应以信息化管理作为精益化管理的基础；另外，档案管理水平提高的关键在于档案管理工作人员职业能力是否能够胜任工作需要，即使有了精益化管理相关的各项制度和方法，档案工作人员的职业技能不足，仍旧无法彰显档案合同管理的积极作用，因此，企业有必要为此类员工提供相应的职业技能培训，以确保档案管理工作效率不断提升。

四、结语

综上所述，企业合同档案管理还存在着一些问题，而精益化管理模式是能够解决这些问题的基本途径，企业需要在精益化管理模式下进一步强化企业合同档案管理制度，重视对合同履行的监督并开发合同档案的利用方式，只有这样，合同档案对企业经营和发展的积极作用才能够真正体现出来。

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