高职二级学院学生档案工作问题与对策思考

杨丽珍，徐 洋，季彩宏

(扬州职业大学，江苏扬州 225009)

学生档案是学生在校期间全面发展的真实记录。高职院校学生档案不仅仅是学生在校期间的真实情况反映，同时还连贯地承载了学生自初中、高中以来的详细资料，以及学校对学生全面考察、培养和教育的过程;它不仅是人事档案的重要组成部分，也是在就业工作服务中用人单位选用人才的依据，还是学校学生工作整体管理水平的重要体现，更是高职院校人才培养水平评估中管理水平的彰显。

随着国家对高职院校扶持政策的不断出台，高职教育迎来了前所未有的发展机遇，江苏省高职院校的办学规模及办学实力不断扩大、增强。以扬州职业大学为例，自2000年以来高职在校普通专科持续呈上升势态，目前在校学生近2万人，每年的毕业生达6000人以上，各二级学院近几年来在校生约1000人左右，有的二级学院学生有近3000人的规模，因此二级学院学生档案管理工作担子越来越重。在新时期高职教育快速发展的背景下，二级学院档案管理工作中的一些问题也显露出来，如何加强学生档案建设，快速提升高职院校学生档案的服务与创新水平，是二级学院学生管理工作的一个重要课题。

一、学生档案工作主要存在的问题

(一)重大类材料整理，轻个性化资料收集

教育部、国家档案局2008年联合颁发的《高等学校档案管理办法》，首次将高校学生档案作为一个单独的门类(学生类)纳入高校档案馆(室)工作范畴，这为做好学生档案管理工作提供了法律依据。但是很多高职院校在学生档案整理、收集中，还是缺乏一些规范性的条文，各二级学院大都对统一大类的必须归档的材料比较重视，如大学生登记表、学籍卡、体检表、派遣报到证，基本做到按时接转，一次性收集齐全，而对学生在科技文化活动、校园文化、社团活动、社会实践、建模与技能创新大赛等素质拓展活动各个不同节点中产生的具有个性化特征和保存价值的，有重要推介、参考和凭证作用的其他应归档的资料，如在科技文化活动中学生的优秀建模作品与优秀论文、社会实践活动中的技术创新、专业实验成果、社团活动中的创业大赛规划精品方案、毕业生的优秀毕业设计成果等，由于缺乏具体的收集操作要求与措施，致使出现参与活动的学生材料“漏缺”现象，有的二级学院在收集中也采取了一定的方法措施，但是效果不甚理想。而这些记录既能体现学生的综合素质与能力，又对学校教育教学改革具有参考价值，还能促进各类用人单位在选聘和任用中做到全面了解毕业生信息。更重要的是这些有鲜明特色学生的各类信息材料，它不仅从一个侧面反映了高职院校科研、实践活动等一个全面的培养计划，还反映了学校的教育教学内涵的科学性、系统性，也是学校重要的科研成果和创新成果;对于用人单位而言，通过这些富有鲜明特色的人文素质学生档案，可以了解学校的综合办学实力、学校的社会声誉，以及学生基础理论和专业知识、科研创新和实践能力的综合水平。笔者认为:二级学院应该紧密结合学院办学特色，有针对性地调整、增补一些有价值的学生材料目录，作为学生档案的有效补充资源，为学生在人才市场竞争和单位任用中增加砝码，让用人单位从学生档案各类真实记录材料中感知出学校为学生服务理念的深刻内涵，从而也为学校建立学生管理新常态奠定良好基础。

(二)重档案交接份数，轻档案内涵质量的建设

学生档案是学生在学校期间德、智、体、美、劳等方面的全过程记载，它不仅是学生成长过程的全面、动态、立体的真实写照，也是学校几年来对学生全面培养、考察、教育的过程记载;学生档案不仅具有宣传学校的作用，还具有学术科研作用(毕业生档案的学术科研性主要表现在教育研究与科学研究两个方面)。二级学院在学生档案的移交中，比较注重学生档案总量份数无缺失，而对学生档案的内在质量有所忽视。如在收集、整理过程中，很多学生组织发展材料、奖惩、资助情况、专业设计、科研成果等相关的重要图文，包括纸质与电子资料，有的在班主任(辅导员)、教研室、课题组存放，有的在相关指导教师、专家、学生等个人手中，有的由于时间跨度长，相关人员思想不重视，对在前期出现的缺失，不及时补救，存在着保存不当、接转不及时、收集不齐全的问题，在学生档案中不可避免地会出现残缺、断档、空白等现象，使一些具有重要价值的材料在学生档案中得不到体现，从而影响了学生档案内涵的承接作用，更无法使学生档案材料的齐全与完整得到充分保证。

(三)重教师的培训，轻档案人员的素质提升

为推动职业教育发展，提升学校的教学质量和管理水平，二级学院大都比较重视教师队伍与学工队伍的建设，不间断地对专业教师、辅导员进行系统理论学习和技能培训，还利用假期组织专业教师到省内外相关重点高校、国外对口高校进行学习、交流。以扬州职业大学二级学院为例，在目前二级学院22名档案从业人员中，非档案专业的人员21人，占总人数的95%以上，而其中20人为档案兼职人员;在22名档案从业人员中，具有中级档案专业职称的只有4人，占总人数的18%;副高以上职称1人，占总人数的4．5%;二级学院的22名档案从业人员，自2012年以来从未参加过档案专业理论知识的学习与技能培训，也未有在市级以上档案科研项目中立项。

从以上数据中不难看出，目前二级学院现实状况是:90%从事学生档案管理工作的都不是专职人员，有的是教师兼任，有的是秘书或者辅导员兼任;他们大多数都没有进行过正规的档案业务培训，缺乏档案管理的理论知识、专业技能。由于档案管理人员业务管理水平有限，又缺乏专业人员与专业带头人的支撑，档案的研发能力远远跟不上形势的需要，学生档案管理整体水平难以达到专业化、现代化、数字化管理的要求，所以在学生档案的收集、整理、立卷、保管、转接、记录等环节中就难免不出现差错。

(四)重学生档案“入柜”，轻服务与利用

保管档案的重要作用之一就在于它有利用价值。二级学院由于缺乏专业管理人员，再加上有的兼职档案工作人员怕学生档案材料丢失，在思想上怕麻烦，缺乏服务意识，就产生学生档案材料进柜万事大吉想法。一方面对应该增补进档案的材料没有及时跟进，另一方面对学生档案资源信息化、网络化进行深层次开发的主动性不足;档案的记录停留在纸质上，没有利用信息化技术去管理学生档案，在相关人员查阅档案时他们会敷衍了事;有的学生材料中该有记录的无支撑资料，该有公章的没盖公章，使查阅人员无法利用;在用人单位急需利用时也无法做到迅速无误。这都造成档案管理者跟信息需求者之间不能有良好的互动，学生档案应有的作用得不到充分发挥，也间接影响了学校声誉。

二、学生档案工作改进对策思考

(一)发展和完善高职学生档案管理工作制度

制度是档案工作现代化的强有力保证，现代化高校学生档案管理的建立是社会发展的需求，作为高职院校内部管理核心组成的学生档案管理制度，不仅在外部要与教育改革发展挂钩，在内部体制管理上更要与教育发展的变化密切联动，二级学院必须在学生档案管理制度上适时跟进，以快速实现档案管理工作自身的改革和发展。根据社会需求和人才培养需要，科学合理地改进和完善学生档案工作的相关规章制度，如制定统一学生档案收集、归档材料的规范与标准，并适时调整学生档案材料的收集范围，建立统一规范化的收集、整理、归档、保管、利用等管理操作制度;还要建立档案科研项目的立项、研究、评比、奖励体系制度，确保二级学院档案工作能顺应时代发展要求。

(二)强化收集，提升学生档案内在质量建设

学生档案是学生在学校期间的全面反映，有着承接性、动态性及实用性的特征，因此在档案材料的收集过程中，首先按照标准化、规范性的收集要求，做到认真检查与清点。如检查书写字迹、墨水是否符合要求，材料纸张的标准与纸张规格是否标准，目录与材料是否一致;其次还要根据学生动态特点，做到即时交收;另外又要根据实际情况，结合社会与用人单位的需求，不断调整增补归档材料，及时从中挖掘学生的内在诚信价值与就业推广价值，树立高校整体的社会形象，这样既能反映学生的个性特征及其综合能力，又能极大地丰富学生档案内容，使学生档案材料不断呈现高校教育成果。丰富生动充满内涵高质量的材料，也能让用人单位对毕业生有深入的了解，成为用人单位选拔人才的重要依据，从而可以让合适的人在合适的岗位上更好服务社会。只有实现档案自身的改革和发展，才能确实做到学生档案外在质量过硬、内在材料丰富完整，才能使学生档案更全面地反映、记录学生在学校德、智、体、美、劳的成长历程。

(三)整合档案资源，提高“数字化”服务质态

随着二级学院学生档案数量的不断增加，学生档案管理方法的创新迫在眉睫。作为信息源的学生档案，要更好为学生、用人单位、社会提供高质量的服务，首先应在深度开发档案信息内涵的基础上，整合学生档案信息资源，全面建立安全有效的二级学院“数字化”学生档案管理信息系统;另外在做好档案管理保密与安全的基础上，逐步实现二级学院“数字化”学生档案信息源与校园网链接，这样既做到档案管理高效、快捷、准确、无误的服务质态，又实现了学校学生档案信息资源成果的共享。

(四)稳定工作队伍，提升素质教育

档案管理人员是实现学生档案工作与现代化高校学生教育发展联动性的关键，由于学生档案工作长年没有被重视，多数工作人员都是兼职，工作主动性不强，也不可能对档案工作有创造性的发展和深入的研究。［1］因此要想更好地发挥档案管理工作的潜力和魅力，促进高校学生的主体发展和实现人生价值，档案管理人员的素质至关重要。针对目前二级学院从事档案工作的人员大多是兼职、流动性较大的现状，提升人员档案理论知识和业务能力尤为重要。一是二级学院应建立一支相对稳定的档案管理工作人员队伍，确保学生档案管理工作的稳定性、连续性。二是学校可以从其他岗位中鼓励富余人员从事档案工作，并积极开通从事档案工作专、兼职人员的职称评定渠道和职称转聘通道，使大家能从内心热爱本职工作，并在岗位上极大地发挥主动性、创造性，让二级学院学生档案管理工作充满活力。三是加强专业理论知识学习、现代信息技术学习与业务培训，学校主管部门应积极牵头组织专业能力提升活动，定期组织二级学院的档案工作人员参加相关理论知识与技能的培训学习，为全面提升二级学院档案从业人员的理论水平与专业素质筑牢基础。四是加强省内外高校的横向学习与交流，通过相互学习、交流、研讨，做到开阔眼界、取长补短，从而提升学生档案管理人员创新水平、管理水平、理论研究水平。五是通过强化学生档案管理人员的政治素养教育，不断增强学生档案管理人员的主动服务理念，提升服务水平。

(五)提高档案利用能力，实现服务创新

高职院校学生档案是重要的办学资源，然而随着高校办学环境的变化，学生价值观的多元化，档案载体的多样化，现代科学技术的发展，如何更好发挥高校办学形成的档案的价值是一个值得思考的问题。［2］档案存在意义，在于它有一定的利用价值，学生档案同样也不例外。首先，二级学院要改变重保管、轻利用的观念，应在充分开发学生档案信息资源、建立“数字化”信息体系的框架下，使学生档案管理系统成为开放式信息源，实现档案信息资源共享，从而全面实现学生档案信息的开放与利用;其次，要不断提升档案从业人员主动服务社会的能力与水平，加强学生档案的专项编研工作(如学生的优秀毕业设计、建模成果、文化科技大赛中的创新成果、优秀论文、科研成果等)，建立档案信息特色数据库，使静态的纸质材料，变为动态的信息利用资源，有针对性地为学校教育教学改革、人才培养水平评估、科学研究等各项工作服务;再者，创新档案工作服务的新内涵，实现学生档案快速检索处理服务，要构建立体式的档案服务协作网络，构架学生档案快速高效的服务桥梁，为社会、用人单位、学生、高校创建多层次的信息处理检索服务平台，提高二级学院学生档案社会化服务水平。

三、结论

学生档案是高职院校重要文化知识资源、信息资源，二级学院应在教育教学改革的同时，正视学生档案工作各个环节上的不足与缺失;要用科学的制度管理档案各项事务，用问责制切实加强二级学院工作人员建档、存档、爱档的责任意识和社会服务意识，不断优化、丰富学生档案案卷材料，进一步深化学生档案信息资源的开发与整合，在保证学生档案完整、安全的基础上，全面实现学生档案信息“数字化”服务功能，使学生档案资源转化为开放式信息资源，只有这样才能真正促进档案管理工作高效运行，才能提高学生在人才竞聘中的就业砝码，使培育的人才真正做到为社会经济建设服务。

［1］赵磊．如何加强大学生档案信息化的管理［J］．教育管理信息化，2014(6):61．

［2］刘朝文，赵庆娇．广西师范大学档案馆．基于多元角度探讨高校档案编纂的价值［J］．资源共享，2014(2):112－113．