社区档案管理工作的难点与办法探究

曹玉环

摘 要：近年来，我国城市的体制不断变革，社区的建设力度也在不断加强，在推进城市现代化进程、提高人们生活水平、强化民主建设等方面起到了重要的作用。社区档案是完整而真实的记录着社区管理工作开展情况的文本资料，直接反映了社区工作的开展情况。本文旨在分析社区档案管理工作的难点，并分析相应的解决办法。

关键词：社区档案；管理工作；难点；办法

随着我国文化、经济、综合国力等多个方面的发展，城市的体制不断变革，社区的建设力度也在不断加强，而社区作为一个城市的基本构成单元，其对于推进城市现代化进程、提高人们生活水平、强化民主建设等占据着不可或缺的地位[1]。社区档案是完整而真实的记录着社区管理工作开展情况的文本资料，直接反映了社区工作的开展情况，是评价社区工作的基本。本文旨在分析社区档案管理工作的难点，并分析相应的解决办法。

1 社区档案管理工作的难点

1.1 对档案的认识不全面，档案管理的工作不能完全落实

研究发现，许多的社区居委会的工作人员和领导由于平日工作内容繁多复杂，另外还有许多精力都被平日里的考核、检查所占用，大都不会投入很多精力和时间放在档案处理工作之中。因此导致这样两种现象[2]：（1）档案一般储存在工作人员手中，只有有检查的时候才将档案拿出来做准备，以便应付检查，基本上是检查一次准备一次，为了方便档案大都不会被装订成册，大多数档案都处在处置不当的状态下；（2）许多社区都不会讲档案规划到平日的标准考核中，导致大多数的档案管理人员的工作积极性不高，同样其他岗位的人员也不把档案管理放在心上，很少主动上交档案统一管理。

1.2 档案工作薄弱，档案缺失严重

许多社区的工作条件较差，大多不会设有单独的档案管理室；许多社区是有几个小的居委会组成的，因此会经历搬家等流动，整个流动过程由于比较杂乱，很多资料由于没时间打理都会被堆放在库房里，无人管理，久而久之也许就会被丢弃；档案由于没有经系统的规划，装订很容易出现丢失，破损，出现档案不全，丢失，且电子档案管理系统还没有建立起来，对于档案的保护工作任重道远。

1.3 档案员的工作大多不稳定，综合素质低

社区的工作大都较为复杂，内容较多，比较繁重，然而工作人员又比较少，现在大多是内个人干多个人的事。加之社区换届都较为频繁，导致各个岗位上的工作人员变动较快，因此导致许多档案管理人员在未经过一定培训的前提下没有专业的档案管理知识就进行档案管理，对档案工作了解甚少，不能很好的认识到档案工作的重要性，另外由于社区领导的不重视，使整体的档案管理人员工作水平一直处在较低的状态。

2 社区档案管理工作的办法

2.1 加强公众对档案管理工作的认识

可以通过宣传的方式，让大家了解档案法，认识档案法的重要性和严肃性。可以做海报、条幅宣传，在人员较多的地方做集会宣传，印发一些关于档案工作的法律文件进行宣传等，进而让广大的人民群众意识到档案管理在生活中的重要性，同样也增加社区领导和工作人员的重视。

2.2 领导要重视社区档案管理工作

可以说要做好档案工作，没有各级领导的带头支持是纸上谈兵的事情。因此我们首要的任务就是做领导的工作，我们可以联系一些档案管理的行政部门，做好与这些部门的领导的沟通，说服他们，令他们意识到档案管理的重要性，使其加大对档案管理的财政投入，加大档案工作在社区建设中的分量，给予社区必要的人力、物力、财力的投入，这样可以使没有档案室的单位建立适当的办公条件，改善工作环境，做好档案的存放管理工作。将档案工作放到社区考核内容之中，加大档案工作的责任性，做好明确关于档案工作的奖罚措施，使档案管理人员有更高的工作积极性。

2.3 建立起全面完善的档案管理模式

规定社区的档案管理工作要严格依照现有的相关法律和规定进行，在收集和管理档案的过程中要做到全面管理，过程要仅仅有条，不能杂乱，做好分管领导的安排和任命，任命更多的档案员，必要时可以聘请兼职。强制要求各岗位的工作人员要定期做好档案的上交工作，整个工作进程要做好层层的把关，不能出现任何环节疏漏。建立起统一的管理制度，加强规范要求。

2.4 加强档案管理工作人员的综合素质

档案工作人员的业务能力和水平直接决定了档案管理工作的实施，所以应该对社区档案工作人员进行定期的培训和考核。培训方式主要为档案管理专业人员实地操作、示范、讲解；或者有上级档案行政管理部门开设档案管理培训班，并让档案管理工作人员积极参加，认真学习管理技术，提高其基础知识的掌握情况，并训练其实际工作操作能力，同时激发档案管理工作人员的工作热情和主观能动性，强化其工作的责任意识。

2.5 强化指导和监督工作

大量的实践显示，指导工作和监督工作是社区档案工作顺利开展和进行的重要保证，在整个档案管理的工作中，都需要时刻贯穿着指导和监督工作。指导工作应该根据各个社区工作的基本情况和特点，开展较为适合的指导工作：如果该社区的资金情况较为丰厚，可以聘请一些档案管理的专业人员，请他们一对一的传授相关工作者档案整理、归档等方式和经验；如果该社区的资金相对较为匮乏，那么想过的档案管理部门应亲自指导相关工作者，教授档案处理方法。同时，在进行指导工作的时候，值得注意的是，应该将档案利用工作摆放在首要地位，指导社区工作者在档案归档时注意利用档案，以便更好地为社区人们提供服务，和社区工作的顺利开展，促进社区档案工作的持续发展。

社区工作的顺利开展是保障人们生活水平的基本，因此社区的工作人员应该强化日常工作，定期对档案材料进行整理和归档，特别注意收集和整理民政救助、劳动保障、老年保障、残疾、保险等民生资料[3]，务必保障材料齐全。在社区档案管理工作中，面临着多种问题，档案管理人员应在实践中积极发现问题、分析问题，并解决问题，努力完善档案管理工作，促进社区发展。

参考文献

[1]郝丹丹.社区档案管理工作现状与发展研究[J].赤子（上中旬），2014，11：241.

[2]辛红军.认真做好社区档案规范化管理工作[J].兰台世界，2014，S5：112-113.

[3]钱海峰.社区档案管理工作的现状、问题及对策[J].北京档案，2014，06：30-33.endprint