高等学校档案管理现代化问题初探

杨海宁

摘 要：高等学校档案管理，在广泛含义上是具有服务性、政治性以及管理性的档案资料管理工作。在高等学校档案管理中，包含了学生档案、教职工档案、教学科研档案等多种类型的档案。随着高等学校规模、教学活动的不断发展，学生入学毕业、教职工入职离职以及学校开展的各种教学活动、科学调研活动的档案越来越多，如何运用现代化、信息化、多媒体化的新兴管理手段，科学合理的对档案进行管理，成为高等学校档案管理体系不断更新完善的需求。本文主要针对高等学校档案的现代化管理进行简要分析，探讨其具体的现代化管理措施。

关键词：高等学校；档案管理；现代化

随着现代化技术的不断创新发展，各行业都积极应对新的时代变化，为了跟上时代的步伐，应用了现代化管理的理念。高等学校档案管理工作的不断发展完善，面对日益复杂的档案管理工作，如何高效的完成档案管理工作，成为高等学校档案管理所面临的巨大挑战。高等学校是国内先进文化的聚集发散的源地，在这里汇集了国内先进的文化、最新的人才，也为高等学校档案管理工作带来了最新的科学理念，更加智能化、网络化的现代化高等学校档案管理，必然会成为新时期中国高等学校档案管理不断发展的方向。

1 高等学校档案管理工作的重要意义

高校档案管理是针对学校的档案材料进行收集整理、统计保管的一项系统性的工作，包含了一个学校对于学生、老师、职工及教学科研活动的所有客观真实的记录。一个学校的档案管理，记录保存了一个学校的历史以及文化发展的变迁。一个学校的档案管理具有集中优质的特点，也是一个学校综合实力评估的一部分。高校档案的合理保存、科学管理，有助于更好的进行学校的教学科研活动，那些丰富的历史资源，为学生、老师提供了丰富的教学经验、理论成果，在教育体系不断发展完善的当下，人们对于学校的教学、管理都有了更高的要求，如何适应新的教育环境，如何更好的提升学校的影响力，高等学校的档案管理工作日益显示出重要意义。

2 高等学校档案管理的现状

2.1 管理观念落后，重视程度较低

目前，高等学校的档案管理工作仍然有许多的不足，传统的管理理念十分落后。针对高等学校的档案管理，不管是在校学生、执教老师以及社会上的绝大多数人，对当下的高等学校档案管理工作重视程度较低[1]。这种根深蒂固的思想，导致当下很多高等学校档案管理工作开展受到局限。档案管理内容杂乱、分类不清，管理缺乏科学性，容易导致许多珍贵资料的损坏与遗失。当下的高等学校教育，仍然只是专注于学生教学，在档案管理层面缺乏理性的认识，没有意识到不科学、不合理的档案管理工作所带来的文化损失。

2.2 员工素质较低，专业设施缺乏

在实际的高等学校档案管理中，最显著的问题是，管理人员专业素养的缺乏，以及专业的管理设施的不足。在高等学校中，从事学校档案管理的多为普通职工，有的甚至是年纪较大的返聘职工，这些档案管理人员的管理仍然遵循着传统的档案收集、分类、整理工作，缺乏创新精神。同时，管理人员年纪普遍偏大，缺乏计算机应用技术，难以适应现代化管理的基本要求。同时，因为资金投入的匮乏、学校管理层的重视不够，导致专业管理设备引进的数量有限，智能化的管理设备很难投入使用。

2.3 现代化、专业化程度较低

现代化技术的飞速发展，档案管理和技术出现了新的局面，也给传统的高等学校档案管理工作带来了新的机遇与挑战。传统的档案管理，仍然属于人力管理，由管理员针对档案进行分类、记录、库存。在这种传统的档案管理模式中，计算机化、智能化的现代化管理技术难以被管理人員及时的接受、普及，使得高等学校档案管理专业化、现代化程度仍然很低。

3 加强高等学校档案管理现代化的建议

3.1 规范管理章程，建立完善的管理机制

建立一个完善的学校档案管理机制，实现高等学校档案管理的现代化，是当下高等学校发展迎来的必然趋势，也是当下国内教育不断发展的新要求。档案管理工作要引起学校管理层的重视，要制定科学合理的管理章程，将规范化、专业化的档案管理机制运用到实际的管理工作中，保障了高等学校档案管理合理的资金投入，有利于新的管理技术的应用以及设备的引进[2]。同时，也为学校档案管理人员的管理工作提供制度依据，将管理工作规范化，制定合理的工作考核机制，有利于提高工作效率，改善服务质量。

3.2 培养专业人才，引进先进的档案管理设施

大多数高等学校档案管理工作中，都需要具有现代化档案管理理念，能够运用现代化的档案管理手段、档案管理设施、档案维护设施的专业型人才。如今传统的档案管理工作面对越来越多的档案材料、越来越细化的档案分类，人力管理的不足与缺陷越来越明显的显示出来。因此，为了适应时代环境的变化，提高高校档案管理工作效率，高校自主培养、引进新型的高校档案管理专业人才成为大势所趋。同时，引进现代化的档案管理设施，比如，最新开发的档案管理系统以及使用计算机化、智能化的档案整理、保管、鉴定、检索系统，让档案管理更加的科学合理便捷安全，也让档案的查找、维护更加快捷。

3.3 创新管理理念，提高档案管理效率

高等学校档案管理要充分实现现代化，更要深入进行理念上的革新。创新档案管理理念，表现在学校领导与档案管理工作者这两个方面。高等学校领导层，充分意识到档案管理现代化的重要性与必要性，支持鼓励学校档案管理体制创新。在经济上通过科学合理的资金投入与设备投入，发展学校的档案管理工作。针对高等学校档案管理工作者，要充分认识自身工作的重要性，同时，也要意识到自身的不足。通过自我的意识转变，将现代化管理的理念运用到管理工作中，学会现代化管理技能，进行专业的计算机学习与培训，学会使用现代化的管理设备。在实际工作中，不断提高自身的工作效率，要严格规范自身工作，避免出现档案管理失误，同时要提高自身的管理热情，在管理工作中不断的完善自我。

3.4 注重安全管理，认识现代化管理的优势与弊端

随着现代化节奏加快，高等学校档案管理工作也迅速的实现现代化。新的管理理念、设备，带来了管理上的技术革新。同时，网络上层出不穷的信息泄露事件，也为高等学校档案管理工作中存在的安全隐患敲响警钟。计算机、网络，为人们带来便捷的同时，也增大了信息的不安全性。由于黑客的攻击、网站的隐私设置以及一些恶意的网络攻击，计算机安全问题值得高等学校档案管理人员的重视[3]。档案管理人员应该加强档案信息安全防护工作，减少安全隐患，做好档案备份，从根本上保障档案的安全。

4 结语

综上所述，实现高等学校档案管理工作的现代化，是与当下我国政治、经济、文化发展道路相一致的，是顺应时代的要求。同时也是现代教育体系不断发展的需求，在教学科研活动不断实现计算机化、电脑化、多媒体化的时代，高等学校的档案管理工作，一方面要实现管理人员自身素质的不断完善提升，实现思想观念的从传统向现代化的不断过渡。另一方面要不断加大基础设施的投入，将最新的管理设施充分运用到实际的管理工作中。社会各界对于高等学校档案管理现代化的不断关注，必将推动高等学校档案管理工作者不断实现技术革新与理念创新，为高校档案管理工作的发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]徐慧霞.更新档案管理科学化、制度化与规范化[J].中外企业家.2014年12期

[2]何强.新时期加强高校档案管理工作浅析[J].中小企业管理与科技（下旬刊）.2011年11期

[3]邓芬.浅谈高校档案管理信息化的建设[J].学理论.2010年12期