对医院电子档案管理工作的认识与建议

张艳

随着科学技术的发展，计算机在社会各个领域的广泛应用，以及办公自动化在工作中的进一步扩展和深化，档案管理也从纸质档案过度到电子档案，档案管理实现了质的飞跃。随着社会信息化速度的加快和医疗卫生体制改革的不断深入，对现代医院档案管理工作提出了更多的要求。加强医院电子档案管理，有助于医院建立科学合理的管理制度，促进医院的快速发展。

医院电子档案是计算机和现代通信技术相结合形成的产物。过去纸墨、照相、公文以及图书、影像、文献等形成的医院资料，都可转化为计算机进行管理。而记录档案信息的载体也日趋多样化，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图像文件、视频文件等，在管理方式、载体形式、信息互动等方面呈现出新的特点。

医院在各种工作和活动中形成的具有保存价值的文件、簿册、图表、声像等各种门类和各种载体的文件材料，它是医院管理人员和全体医务工作者辛勤劳动和集体智慧的产物，是医院极其宝贵的无形资产。因此，加强医院电子档案管理，对于维护医院历史真实面貌，保持医院健康、持续发展具有重要的现实意义。

1 加强对医院电子档案工作的重视和宣传

要全面提高对医院电子档案管理工作的认识，加强对档案工作的领导和宣传。形成领导重视，全体认同，上下协力才能保证档案工作的顺利开展的局面，保障医院电子档案科学化的管理。医院应将档案工作同业务工作同步建设、同步管理，在医院的长短期发展目标中体现档案工作的发展思路和工作标准，继而纳入整体考核体系中。至上而下层层宣传档案工作，以体现档案工作的重要性，提升档案工作在医院发展中的地位。

医院电子档案管理工作与临床一线工作不同，不可能产生立竿见影的经济效益和显著的社会效益，容易被轻视。要改变习惯上的重临床、轻管理，重业务、轻档案的意识，要充分认识到医院电子档案对医院文化内涵建设的作用，对自身历史发展的价值、贡献，以及在医院管理工作中的重要性、必要性。

医院电子档案是信息技术的发展，数字化、信息化多种手段的广泛应用的结果，为医院档案管理工作创造了许多便利的条件，同时也提出诸多的挑战。在新的数字环境下，面对新的信息需求，医院电子档案管理工作必须认清面临的问题，科学管理方法，强化服务功能，实现档案服务的改革与创新。

电子档案是医院档案的新起点，要积极引进电脑管理软件，建立医院档案信息系统和检索系统，实行计算机管理，逐步实现档案管理电子化、网络化，及时、高效、准确、动态地对档案信息进行处理、管理和利用，扩大医院档案的信息量和利用价值。

2 医院电子档案管理的优势

1、相比于传统的医院档案管理工作存在立卷难和提供利用效率低下，查准率不高的问题，医院电子档案减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作时效。现代化信息管理手段的利用，免除了立卷归档、检索查找的繁难，提高了检索速度，准确率高。

2、传统的医院档案立卷方法常常遇到信息收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做，重新排列，编档、编抄、装订、修改填写案卷封面，等等的问题，不但费时费力，还使管理人员增添了许多麻烦。实行电子环境下信息管理后，不仅有利于文件和病案的补漏、增缺。医院档案按“件”整理，文件插入也十分方便。

3、传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的制度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准。以电子现代化手段进行档案管理，不仅有利于提高医院档案管理的质量，档案人员又可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上，从而提高医院档案管理工作的质量和利用效率。

3 当前医院电子档案存在的问题

1、目前，医院考虑到成本问题，对电子档案管理工作的支持力度不大，专项资金投入也不足，管理思想陈旧，没有吸纳新型档案管理的模式，没有建立全面的数据库，没有完善的信息管理系统，也没有方便快捷的查询系统，更谈不上信息资源的开发利用。

2、受到传统观念影响，医院档案工作者常将管理性的文件资料列入日常档案管理， 而对医生和科研工作者个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视，对医院基础建设资料的收集、保存不够重视，对购置的大型设备的资料收集不够全面，往往把它们排斥在医院档案管理之外，致使相关的科研档案、基建档案、设备档案比较缺乏，这是目前医院档案管理工作的薄弱环节。

医院的电子文件存在诸多缺项问题。比如，我院的声像档案多形成于宣传科，开展各项活动主要由宣传科负责拍摄，没有统一到档案室里保管，医院各科室有时也自行拍摄一些资料，比如临床科室开展的新业务、新技术，护理部、医务部等部门组织开展的一些活动等，其中不乏有保存价值的声像资料。如果不及时了解医院的信息情况，很容易遗漏这部份资料的归档。

电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案管理人员深入研究和探讨的重要课题。

5、档案管理人员需要提高素质。目前，医院熟练操作计算机的人员少， 档案管理人员新技术知识贫乏，所以，加强档案管理人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项亟待加强的工作。

4 医院电子档案管理的建议

医院要实现档案信息化，建成数字档案室，是一个漫长的过程，需要医院全体人员的共同努力。在医院档案信息化进程中，一是对档案室现存的纸质档案进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将文书、科研、设备、基建、音像、照片等转换成电子文件；二是利用文档处理软件对数据库进行规范整理，便于检索利用；三是对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台，搞好远程服务；四是采取数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，防止网络黑客攻击，防止信息失密，确保档案信息安全；五是要对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，防止因技术升级而失去效用，造成资源损毁。六是双管齐下，实行纸质档案与电子文档"双轨"并存。

医院应加大投入，充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、現代化。由于电子文件具有分散性，医院每个科室都有可能成为电子文件的形成者，因此必须建立医院档案管理员的制度，明确责任，防止重要资料的遗漏，在医院各科室设立一名资料管理员，及时上报各科的电子文件资料。

更新思想观念，确立新的管理理念。将电子文件从产生、办理、归档、保管利用，到鉴定销毁整个运动周期实行文档一体化管理模式。确保电子文件的真实性、完整性和有效性，保证电子文件长久保存和有效利用。

总之，医院电子档案管理迫在眉睫，只有在完善软硬件设备的基础上，提升档案管理人员的综合素质，用创新开放的意识进行档案管理，实现信息技术与档案管理的结合，才能使医疗卫生系统的电子档案管理工作更上一层楼，从而为社会与群众提供更加高效的服务。