现代企业制度下企业档案管理相关思考

刘娜

摘 要：从我国现代企业制度角度分析发现，在企业档案管理过程中存在各种业务问题，同时也面临着各种竞争压力。这就要求企业的档案管理工作应符合现代企业制度，加强对档案的管理。企业的深入改革，使得各个方面存在的管理问题逐渐暴露出来，对企业的健康发展存在着严重影响。为此笔者从简述企业档案管理实际情况入手，探讨在现代企业制度下加强企业档案管理的有效对策。

关键词：档案管理；现代企业制度；相关思考

我国企业传统的档案管理机制，已经无法满足现代企业的生产、管理、经营等要求。所以，对传统的档案管理体制进行改革迫在眉睫。在实际的管理过程中，应改革命令型、直接型的微观管理措施，遵循以宏观调节、控制为主的管理原则，采取措施推动现代企业档案管理水平的提高[1]。

1.我国企业的档案管理实际情况

（一）由于产权变动造成档案管理方式的變化。档案是产权的主要承载体，而承载体的变化将会造成档案的变化，进而改变了档案的管理方式。然而现阶段，中国多数国有企业产权并没有发生本质性的变化，企业的兼并或重组，并没有改变实际产权，经营权也没有发生根本性的变化。此外，随着企业改革的深入推行，多是档案管理部门已经被降格或撤销，有些档案管理部门则被并入到其他的机构中，没有专门的部门对本企业的档案进行全过程的管理。又因为处在空置转型阶段的产权变动企业，其档案归属和档案流向无法准确定夺，只是本企业的少数部门的档案保存较为完善，而其他部门的档案管理处在无人问津或不知所归的状态，造成本企业档案的丢失或缺损等[2]。所以产权变动企业加强档案管理极为重要。

（二）企业外部管理环境导致档案管理发生改变。其一，企业外部的管理体系环境发生了改变后，企业不再依赖于国家，转而成为独立发展、自主经营、自负盈亏、自我管理的独立实体。在改革国家政府所有职能部门后，削弱了有关专门主管机构对于企业档案的管理以及监督力度。其二，我国企业集团和二级企业之间的关系由以往的上下级关系逐渐转变成只依靠资产连接起来的关系，这种关系的转变导致企业集团内部形成管理权力发生改变，削减了有关部门的行政管理能力。

因为企业主管部门被撤销，加大企业档案的管理难度。随着改革开放的深入推行后，而原有的转关部门出现了职能转换后，削弱了对档案的管理能力。因此建立完善的档案管理体制迫在眉睫。

（三）由于企业内部管理方式以及管理结构的转变，使得档案管理也发生了改变。现代企业制度下，我国多数企业发生了兼并、重组，企业从以往的单一法人发生成为多法人经营的企业集团，进而造成产权出资主体朝着多元化方向发展[3]。同时，企业内部的管理方式也难以适应以往的机制结构，无法按照政府机构而设置简单的内部机构。如果在这种情况下依旧采取以往的单一集中管理模式，势必会给企业档案管理工作加大难度。

我国现代企业的规模逐渐扩大，而企业成员自身的情况也存在着各种差异，因此企业档案管理的标准也并不相同，档案管理处在不同的状态；又因为组织形式的差异，进而造成企业内部的档案管理存在着自我封闭现象。这就要求在现代企业制度下，建立完善的档案管理机制，对企业档案进行统一管理，不同成员之间应建立一定的联系。

2 在现代企业制度下加强企业档案管理的有效对策

（一）我国政府应准确定位。国家政府应改革以往的档案管理形式，理清和企业之间的关系，政企分开，让企业自主管理、自主经营，为企业的自主发展、稳步前进提供基础。为了达到政府调控市场、市场引导企业、企业自主管理的目标，我国政府档案行政管理机构应改革传统的制度以及工作思想，从直接管理企业档案的模式中走出来，不干预企业的经营管理活动；国家档案行政管理机构应逐步分解职能，以宏观调控为主要手段，制定完善的法规政策，对全国企业档案工作进行统一的调控和管理，加强执法监督，逐渐强化立法协助管理。地方档案行政管理机构则应严格遵循国家相关政策制度，对地区企业档案工作加强管理；结合各个企业的经营特点，分类型、有重点的管理企业档案[4]。

此外，企业集团自身行政管理能力被逐渐削弱后，国家档案行政管理机构应采取属地管理方式，强化自身的管理职能；在现代企业制度新形势下，转变管理模式，改革传统的命令式、直接、静态的档案管理方式，以动态、间接、服务型的管理方式为核心，对企业档案加强管理。

（二）严格执行依法管理档案。市场经济的健康发展，使得企业档案管理工作应逐渐朝着法制化方向发展。在宏观管理企业档案的过程中，档案行政管理机构主要依靠的是法制法规的制定和执法监督等[5]。积极贯彻和落实我国相关档案管理政策方针，并全方位地监督检查政策方针的具体实施情况，以此规范档案管理工作和管理行为，切实维护自身的合法利益。

应充分借助已有行业机构以及民间组织，对企业档案加强管理，如设立档案协会、档案服务和咨询中心等，为企业档案管理工作提供各种支持服务。在实际工作中，发挥这些行业机构以及民间组织的作用，及时传达上级相关档案工作的思想精神；及时加强沟通交流，及早解决在档案管理中存在的问题。如果各级档案行政管理机构能够积极发挥自身的加强引导作用，从信息引导以及政策引导等方面，推动上述组织协会的建立和完善，以此加强企业档案管理。此外，在现代企业制度下，我国企业档案协会逐渐成为了主要的民间组织，把档案团体、工作人员等组织在一起，加强档案管理经验的交流沟通，制定相关业务规范以及业务标准。

（三）国家应建立完整的制度体系，而现代企业应制定切实可行的过程管理措施，协调统一管理企业档案。其一，应明确档案管理的总体目标以及具体目标，从而对档案管理起到导向性作用和规范性作用。其二，对于重点档案应采取项目管理方式，选用业务素质高、综合能力强的单位来承办该项目，在总结经验的基础上加大推广应用；完善动态跟踪系统，利用此系统对企业档案的管理工作情况进行实时、全方位的跟踪，加强对档案工作的检查、指导以及监督力度。其三，加大对档案管理人员的业务培训力度，提高他们的业务素质；协同工作，提高管理质量以及工作效率，积极发挥管理人员的作用[6]。

3 结语

综上，逐渐完善的现代企业制度，对于企业的档案管理工作提出了更高的要求，也为该工作创造了新的发展空间。对于现代企业的档案管理工作，要求遵循国家相关法律法规，遵守效益优先的基本原则，研究符合企业发展规律的档案管理措施，为推动企业健康发展做出贡献。

参考文献

[1]黄艳琼，钟祛非. 现代企业制度下国有企业档案微观管理体制初探[J]. 档案学研究，2000，01：44-46.

[2]高修丽. 现代企业制度下的企业档案管理模式初探[J]. 机电兵船档案，2000，01：20-21+23.

[3]赵玉金. 现代企业制度下企业档案工作存在的问题及解决途径[J]. 兰台世界，2014，S4：144.

[4]周江华，赖晓琳. 现代企业制度下的档案管理发展模式探讨[J]. 机电兵船档案，2005，02：28-30.

[5]李晓莉，孙凤芹. 企业档案管理要适应建立现代企业制度的进程[J]. 黑龙江档案，2005，01：28.

[6]陈立香. 现代企业制度下企业档案管理信息化建设研究[J]. 企业家天地，2013，08：79-80.