高等院校档案管理模式探究

任家英

摘 要：高等院校的档案管理工作对于高校文化体系的建设来说具有非常重要的意义，要做好高等院校的管理工作，制定优秀的档案管理模式是基础。本文结合当前高等院校档案管理现状，分析了其档案管理工作中存在的一些问题，并提出了相应的档案管理创新模式，希望能够为高校档案管理工作的有效实施提供参考。

关键词：高等院校；档案管理；管理模式

随着高等院校管理者对学院基础建设工作认知程度的日益加深，学院对档案管理也逐渐开始重视。高校档案记录院校发展经历、经验总结的载体，做好其管理工作既可以为高等院校今后的教学及科研活动提供理论基础，还可以真实的将院校的发展历史进行再现，为推动院校的更好发展提供力量。

1 高等院校档案管理工作中存在的问题

1.1 领导对于档案管理工作的重视程度不够

虽然当前大多数院校逐步开始重视学院的档案管理工作，但在对其重要性的认知定义还不够准确，对档案管理的重视程度还尚未达到标准要求[1]。领导者对高等院校工作的开展上仅仅只是围绕着教研工作和科研工作来进行，对档案管理工作的投入力度不够，致使档案管理工作资金的缺乏，工作所需的相关硬件和软件设备不健全，院校档案管理工作缺乏基础的物资保障，因而其工作水平难以得到提升。此外，档案工作管理人员在日常工作中缺乏严谨性和责任意识，致使高校档案管理工作风气涣散，工作内容混乱，档案资源的流失问题较为严重。

1.2 档案管理工作技术手段相对较落后

目前，大多数高校在对档案信息进行录入时都是采用人工收录的方法，对录入档案资料的整理汇编也都是通过手工整理，这种方式不仅延长了管理人员的工作时间，还加大了工作量、增加了工作难度。另外，这种管理方式也为后续资料的查找带来了不便，降低了检索效率的同时，还有可能会导致院校文件档案的磨损。

1.3 高等院校档案管理缺乏专业管理人员

部分高等院校在对档案管理工作内容的认识上存在一定的误区，认为其工作无非就是对学院的资料进行搜集和整理，并不需要较高专业水平的人员来进行管理，所以对学院的档案管理工作也并非要采取专业化的管理模式。受这种认知误区的影响，大部分院校在对档案管理人员的聘请上并不会设置有相关的专业要求和制度，管理人员对学院档案管理工作的不重视，这是造成高等院校档案管理工作效率不高的根本原因。

2 高校高校档案管理模式创新的具体措施

2.1 加强领导重视程度及投放力度

档案管理工作虽说是一项基础性工作，但却可以在一定程度上作为衡量学院办学质量及管理水平的标杆，高等院校领导要正視档案工作的重要作用，加大对学院档案管理的投放力度。在对学院的发展规划中，必须将档案管理工作纳入发展战略中，在对档案管理工作机制的建立、人员的培养、设备的装配以及管理经费等方面加大保障措施。只有学院领导重视档案管理工作，才能进一步激发档案管理工作人员的紧迫意识和责任意识，让管理工作者认知到自己工作内容对于学院未来全面发展的重要性，从而能够认真负责的开展好学院的档案管理工作，有效推动高等院校档案管理工作向着科学化、规范化的道路迈进。

2.2 规范高校档案的内容及分类体系

高等院校的档案具有分散性、广泛性、复杂性以及周期性等特点，要做好对其内容的管理工作，在必须要遵循科学的分类方法[2]。依照时间的先后顺序并结合其特点进行分类管理。一是对各类材料档案除纸质保存外，还必须做到电子档同步保存；二是将学籍、花名册等具有明显周期性特点的文件，按照学期或其它时间为单位进行整理归档；三是在对一些特殊、重要的文件进行管理时，应严格按照教育行政部门的规定进行归档；最后是建立档案标签，便于日后对档案资源的利用和查找。

2.3 加快高校档案管理的信息化建设

随着对媒体技术在各个领域中的广泛应用，高等院校在对学院档案的管理上也应逐步实现信息化。高等院校应对学院的档案管理技术进行创新，加强学院档案管理工作的信息化建设。通过采用信息化的管理技术，在高等院校自身的网络平台上建立专属的档案管理数据库，有资格进入管理系统数据库中用户，可以不受时间、地域以及空间的限制，及时查找自己所需的资料信息；另外，还可以利用网络中的管理平台实现资源的共享，不仅可以有效的提高学院的档案管理质量，还可以为高等院校的可持续发展提供动力。

2.4 增强高校档案管理人员的专业素质

高等院校在对学院档案工作的管理上要设置专门的部门岗位，明确在岗人员的岗位职责和岗位责任，全面提升高校档案管理人员整体水平素质。其一是要加强对档案管理人员综合素质的培养，注重管理人员责任感和政治危机意识的培养，让其在工作中能够坚守岗位，做到工作上认真仔细、尽职尽责。然后是要注重档案管理人员专业水平的不断进步，定期或不定期的开展档管人员专业管理知识的培养，高等院校档案工作的管理必须随着时代的发展不断更新，进而确保其档案管理工作的高效性和高质性。

3 结束语

总而言之，高等院校的档案管理工作是促进学院更好发展所必不可少的重要组成，是学院整体管理运行体系中的重要环节。它不仅可以在一定程度上体现高等院校的教学管理水平，还可以有效的推动高等院校各项教学和教育工作的更好发展。高等院校需要明确学院档案管理工作的价值及作用，加强学院档案管理体系的建设，为高等院校的科学、合理发展提供有力的保障。

参考文献

[1]李银亭.新时期如何创新高职档案管理工作[J].科技与企业，2015，（12）：13.

[2]李瑞卿.高校二级学院档案管理模式的相关探讨[J].科技资讯，2015，（08）：126-127.