做好信息化学生档案管理工作几点思考

郭欢

摘 要：学生档案是学校档案管理的重要组成部分，學生档案管理信息化可以有效促进学生日常管理水平的提高，本文对信息化管理学生档案提出个人的一些想法。

关键词：学生档案；信息化

学生档案是学校对学生管理的真实记录，是在日常的教学活动中所形成的具有保存价值的原始记录，可全面反映学校学生管理和班主任工作管理水平，也是评估日常学生管理的重要依据。

当今世界，经济全球化趋势汹涌澎湃，信息资源作为一种重要的生产要素和无形资产，在国家和地区间的竞争中发挥着越来越重要的作用。以计算机为代表的高科技将人类带入了一个崭新的时代——信息时代。档案工作要与时代同步发展，必须开拓创新。而加快档案信息化建设是信息时代档案管理现代化的需要，它对传统档案工作带来了挑战。档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族文化素养，造福后代。由此可见，学校学生档案管理方面的信息化管理工作也显的由为重要。

1 学生档案信息化管理产生的背景

档案是国家机构、组织和个人在社会实践活动中形成的、保存备案的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

学生档案是指学生本人在校教育期间的各个时期所产生文字资料，是每一个人成长的最原始记录，它能真实的反映学生的各种情况，是其个人最早、最原始的文字材料。是用人单位对学生进行考核最真实的参考材料。学生档案管理的基本工作包括：学生档案的接收与征集、整理、保管、研究、统计等。

由于计算机的建立，现代网络的高速发展。使不同范围内利用者共享档案资源成为必然发展趋势，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，人们更多地将从网络中获取档案信息。信息化建设是指将传统的以纸质等为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片、音像文件。对图片文件可以通过文件识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用存储管理技术将图片存贮于光盘等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到校内的局域网、广域网等。最终实现“信息化档案”。

2 学生档案信息化管理的必要性

1、学生档案管理现状以纸质档案为中心，纸质档案存在的不足。主要体现在：首先，由于纸质档案数量巨大、且因爱潮、虫蚀以及火灾等原因，为确保档案长久安全保存需投入大量的人力、财力、物力；其次，因对原件档案的反复查阅利用，不可避免地使原件受损或遗失；最后，因纸质档案的备份工作不易开展，对于档案的安全保护工作来说又增加了风险。

2、除纸质档案管理外，还有电子文档管理。然而，电子文档管理反映出以下几点不足：首先，电子文档保存不统一，通常采用按目录整理保存的方式，缺乏系统的电子档案管理系统，给电子档案查询利用带来很大的不便。其次，电子文档保存比较分散，缺乏统一的标准和规范，没有依靠强大的计算机网络系统进行系统集成，资源不能共享。最后，电子文档查询利用过程中，没有有效的安全保障措施，在受到计算机病毒攻击时，计算机系统瘫痪，电子文档存储目录结构遭到破坏，造成数据丢失，严重时会造成灾难性的错误，导致数据完全破坏。

3 做好信息化学生档案管理的做法

1、构建多级网络化学生档案管理平台，充分利用校园网络，提高档案管理效率和利用率。通过建立一个维护简单，在校园网内运行方便的网络管理系统，采用网络化档案管理系统，构建分级管理体系。例如：可建立基于Wed网络化档案管理系统，此系统的优势在于安全、实施和维护简单、

2、系统采用多级存储体系，提高档案数据存储的安全性。数据存储采用有效的技术进行多级存储体系，实现数据多级存储，保证数据安全。

3、检索工具多校化，采用案卷检索和全文相结合的方式，提高档案查询的效率和准确度。档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段，是管理和利用档案的工具。为了更加有交往地进行检索，除设置常的检索功能处，还需要设置全文检索，或对档案中的各种事物名称、档案号、关键字等进行检索。

4、档案的数据实施分级、分类分学期完成。学生档案项目内容多，如新生入学登记表、花名册、每一届的毕业生登记表、每学期班主任工作手册、主题班会等等资料。这些都需要到各系部收集，接着对资料进行分类、归档、整理、装订 、编码等，像每一届学生的新生入学登记表、学籍表、毕业生登记表，光是输入电脑目录同样一个班级的每个学生名字就要重复几遍，最后按照时间年级将档案存放到对应的档案柜中。工作量大、重，针对此情况必须以学期为单位进行归档立卷，并有效实施数据的电子化，使学生档案管理工作做到完美。

5、管理工作采用“双轨制”，即纸质档案与电子文档共存，在档案管理工作上实行“双轨制”。所谓双轨制，就是指在档案管理过程中要同时注重电子与纸质档案的存储、管理，使电子纸质在归档时就建立——对应的关系。纸质档案通过扫描、拍照等方式进行数字化处理，形成数字形式档案，并对其实行“双轨制保存管理。电子文档方面，在形成时就采取”双轨制“归档的方式，确保所有的重要电子文档都能形成内容相同的纸质档案。归档时应使用不同的编目方法和存贮装具，档案管理部门分别在纸质档案和电子文档的目录“备注”项注明对应的文件档号和存址，以便利用时参照互补。

进行纸质、实物档案归档的同时，还要有效完成电子版归档。因为电子档案的载体的不稳定性，加上电子档案具有修改永生，所以纸持档案的保存也很有必要。

6、信息化人才队伍建设加强。档案工作者需提高自身业务水平，包括：一要能够熟练使用各种现代信息工具；二要具备较强的信息捕捉能力，三要提高对档案信息的加工、提炼能力；四要加强档案人员信息化方面的培训。档安工作者除了业务水平要提高，自身的思想素质方面也要做到一要勤奋敬业。不断地钻学习武将工作做到一丝不苟。二要作风严谨。严格按照文件要求规定操作。

综上所述，体现出信息化学生档案管理的优点和必要性。做好信息化学生档案管理可使档案利用效益的最大化，为学校发展发挥了积极的作用。

参考文献

〔1〕高校学生档案管理数字化初探

〔2〕陈冲 教学档案信息化管理探析 浙江省档案管理理论与实践（2012）