基于企业中网络档案管理系统建设问题的分析与研究

胡晓红

摘 要：当前随着我国市场经济和信息技术的飞速发展，给企业的生存和发展提出了新的要求和挑战。档案管理是企业内部管理中的一项重要组成部分，档案管理水平的高低在某种程度上会直接决定企业的生死存亡，企业必须积极采用信息化的档案管理模式，在计算机管理系统的统筹安排下，确保企业实现安全、规范、高效的网络化档案管理。文章首先剖析企业网络档案管理中所面临的困难；其次探究如何采取针对性的解决对策，提高网络档案管理的水平，以期为我国企业网络档案管理提供新思路，进一步推动企业的长远健康的发展。

关键词：企业；网络档案管理；问题

随着当前市场经济的不断发展，企业所面临的市场环境越来越复杂，市场竞争日益激烈，传统的人工档案管理模式已经无法适应新时代发展的要求，亟需采取网络信息化的档案管理模式。信息档案管理在企业的日常运作中起着十分重要的作用，这些档案记录着企业一路发展和壮大的历程和经验。传统的企业档案管理需要投入较大规模的人财物力，需要在企业内部建立安全牢固的档案管理机构和监督机构；信息化技术盛行的今天，企业可以通过网络信息技术，对企业的档案信息进行数字化传输和储存，大幅度降低了人财物力的投入，也极大提高了档案管理的水平和质量。事实证明，一个企业要想生存和发展，必须牢牢跟上时代发展的步伐，及时转变传统的管理理念和管理模式，企业的档案管理也是如此，必须依靠网络信息技术创新档案管理方式，建立科学的数字化网络系统，进一步提高企业对档案的使用效率。

1 当前我国企业档案管理中存在的问题和不足

1.1 档案管理理念较落后

目前我国企业档案管理中由于受到传统落后的档案管理观念和档案工作者的素质的影响，严重制约了企业的档案管理水平。很多企业的档案部门仍然保持着传统的重收藏轻利用的档案管理观念，不是和档案发展的客观要求。企业的档案部门和档案工作者对档案的保管和保密工作过分注重，忽视了发挥档案的信息传播功能，导致企业中档案信息资源的开发利用层次仍然比较低级。此外，在信息化不断发展的新时代背景下，对企业档案工作者的素质也提出了更高的要求，要求他们不仅要具备专业的档案管理知识，还必须具备熟练的计算机操作知识，然而我国大部分企业的档案管理者自身素质不高，一方面体现在现代化信息传播的理论知识和相关技能技巧的缺乏；另一方面不能及时有效的对档案信息技术进行更新和维护，计算机网络和现代通信技术掌握不到位，缺乏较强的知识组织能力。这些因素在很大程度上严重阻碍了企业档案管理的水平和质量，无法适应档案网络信息化发展的要求。

1.2 档案管理模式滞后

当前我国企业的档案管理模式仍然处于比较传统的文档管理模式，不能适应信息化时代发展的要求。传统的手工档案管理模式对一些图片、文档和声像的档案资料无法实现有效的自动归类管理；特别是对一些比较复杂的线路、工程设计图纸和管道等档案资料在保管时无法实现动态呈现，企业工程人员在查阅相关的档案资料时必须逐一查找，耗时耗力，不利于提高工作的效率。此外，传统的企业档案管理模式主要是人工对企业相关资料进行文档管理，在管理过程中必须经过严格分类，特别是档案资料过多时，手工操作中容易出现错误，无法对大量的档案资料进行分目录汇总管理，大大降低了档案管理的水平和效率。许多企业的档案管理者由于受到传统档案工作观念的影响，造成了思维定式，对企业的档案资料过分保密，思想上缺乏对企业档案信息传播的重要性的相关认识；企业档案信息的利用者在利用档案信息过程中容易受到自身文化素质、心理素质和身体素质等多方面的影响，在一定程度上降低了档案资料的利用率。

1.3 缺乏健全的档案信息反馈机制

企业的档案管理过程中必须要具备良好的信息反馈机制，以便及时反馈档案管理过程中出现的各种问题和状况，并采取相应的防范预警措施，确保档案资料实现安全、规范、高效的管理。但是当前我国大多数的企业对于档案资料管理缺乏思想上的高度重视，在企业中没有营造一种良好的档案管理氛围，缺乏一整套健全的档案管理反馈机制，信息反馈渠道也不畅通，档案信息管理者将档案信息的利用者存在思想认识上的误差，认为档案信息的利用者仅仅只是孤立、被动的存在，对信息利用者反馈的信息缺乏思想上的重视，也没有进行有效收集、整理、分析、回复和采纳，导致档案信息的管理一直处于比较低级的水平。

2 加强企业网络档案管理的相关对策和建议

2.1 创新档案管理理念

当前，为了确保企业的档案管理工作能够顺应信息化网络技术的发展潮流，推动企业档案实现安全、规范和高效的管理，確保企业档案管理工作的顺利开展，必须要改变档案管理者的思想观念，摒弃传统档案管理中过分关注的“重保管轻利用”的观念，树立“以人为本，用户第一”的新理念。此外，企业还应对档案工作者进行多途径的培训，不断提高他们档案管理水平和相关的计算机网络知识。定期在企业内部对档案工作人员进行继续教育和培训，督促他们努力学习相应的现代网络档案管理的理论知识，深入研究档案信息源、传播渠道和利用者的特点，并能熟练利用电子邮件、网络传播等新型信息传播渠道，为用户提供服务；进一步对企业的档案工作者加强计算机操作技术和网络信息维护更新技术的培训，培养出一批适应信息化发展的档案管理者；提高档案管理者的信息加工和分析的综合能力，从本质上真正实现企业档案的网络信息化管理。

2.2 改革档案管理模式

信息化发展的时代大背景下，企业传统的档案信息管理模式已经无法适应新时期对企业档案管理提出的新要求和新挑战，必须及时改革档案管理模式，采用先进的网络信息化档案管理手段。通过实现网络信息化管理，可以对档案资料中的声像、文档和图片实现自动分类管理，将一些较为复杂的线路、工程设计图纸和管道布置图纸等通过网络多媒体动态化呈现，能够让工程人员及时、便捷的查阅相关的动态影像，大大提高了工作效率。此外，网络化的档案管理模式可以通过使用网络数字化，进一步提高企业档案管理的效率。数字化的管理系统可以借助计算机网络知识，对不同类别的档案资料进行数字化分类，对大量的数据进行目录汇总，并通过网络技术程序的处理，将各类纸质文档进行数字化处理并加密，有利于实现企业档案系统的网络化建设，极大地提高了企业档案管理的水平和效率。

2.3 完善档案信息反馈机制

为了进一步推动企业档案管理的水平，企业内部必须建立良好的信息反馈机制和畅通的信息传播渠道，这样才能及时反馈档案信息传播过程中的相关情况，并及时采取相应的防范预警措施，确保档案管理工作的顺利开展。因此，当前我国企业必须在公司内部建立一整套完善的档案信息反馈机制，以现代网络信息技术为媒介，多途径的拓展档案信息传播渠道。档案信息的管理者应及时更新思想观念，纠正认识上的偏差，将档案信息的利用者视为与自身具有紧密联系、主动的存在，对信息利用者反馈信息的从思想上高度重视，并及时进行有效的收集、整理、分析、回复和采纳，确保档案管理工作始终处于一种双向动态的状态

3 结论

综上所述，当前我国企业实现网络档案管理，在很大程度上提高了档案管理的水平和效率，为企业档案部门的管理和方式提供了崭新的思维方式和方法。企业的网络档案管理当前还处于萌芽和初级发展状态，但随着网络通信及信息技术的进一步发展，必将会带来档案网络化管理的新潮流。因此，企业应该及时顺应信息化时代发展的潮流和趋势，积极推广、普及全新的网络档案管理方式。

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