解难提效 让Office 2016更顺当

王志军

很多朋友已开始使用Office 2016。虽然新版与2013版相比界面上差距不大，但使用中仍可能遇到些问题。如打开工作簿自动开启空白窗口、邮件不能正常预览Excel附件、找不到联动页面设置等。解决了这些问题，才能让新版Office使用更顺当。

1. 拒绝自动加载空白窗口

在使用Excel 2016打开工作簿文件时，除了打开指定的工作簿之外，有时还会同时打开一个空白窗口，关闭时需要一同关闭这个无用的窗口，令人不厌其烦。出现这个问题的根源是Backstage视图与Excel 2016存在兼容性方面的问题。打开“Excel选项”对话框，切换到“保存”面板（图1），在右侧窗格取消“打开或保存文件时不显示Backstage”复选框，确认之后关闭对话框。重新打开Excel工作簿，此时就不会再同时打开空白窗口了。此时可以再次打开“Excel选项”对话框，重新启用“打开或保存文件时不显示Backstage”复选框。

2. 邮件不能预览Excel附件

职场用户一般使用Outlook处理邮件，但遗憾的是Outlook 2016不能正常预览Excel格式的附件，鼠标点击时会显示不能预览的信息。而Word、PowerPoint、PDF等附件却可以正常预览。起初以为是信任中心设置的问题，打开“Outlook选项”对话框，切换到“信任中心”面板，在右侧窗格点击“信任中心设置”按钮，打开“信任中心”对话框，切换到“附件处理”面板，在右侧窗格点击“附件和文档预览器”按钮，在这里可以看到所有已经启用的预览器（图2），“Microsoft Excel预览器”赫然在目。难道每次需要打开Excel附件才能阅读吗？

用修改注册表的办法可解决这一难题。依次跳转到“HKEY_LOCAL_MACHINE＼SOFTWARE＼Microsoft＼Office＼ClickToRun＼REGISTRY＼MACHINE＼Software＼Microsoft＼Windows＼CurrentVersion＼PreviewHandlers”，这里是Office所有组件的预览器设置的位置。首先右击选择“导出”进行备份，接下来在右侧窗格对各个字符串的键值数据进行修改：

项目： {21E17C2F-AD3A-4b89-841F-09CFE02D16B7}

数值： Microsoft Visio previewer

项目： {65235197-874B-4A07-BDC5-E65EA825B718}

数值： Microsoft PowerPoint previewer

项目： {84F66100-FF7C-4fb4-B0C0-02CD7FB668FE}

数值： Microsoft Word previewer

项目： {00020827-0000-0000-C000-000000000046}

数值：Microsoft Excel Previewer

重新打开Outlook 2016，现在就可以正常预览Excel格式的附件。

3. Word无法设置联动页码

此前，我们常为Word文档设置“第几页共几页”的效果，但在Word 2016中已经找不到直接插入“第几页共几页”的选项，我们可以采取下面的方法。

双击页脚区域，进入页脚编辑界面，或者直接切换到“插入”选项卡，在“页眉和页脚”功能组选择“页脚”，向下拖拽滑块（图3），在这里选择“网格”或“信号灯”的样式，随后可以在页脚插入“1|1”或“1/1”的效果，接下来只需要手工添加“第”、“页”、“共”、“页”就可以了。

4. 提取信息效率低下

以往我们提取表格中的纯中文字符效率比较低，如图中的“半叉”、“大底”、“后跟”、“挂钩”等（图5），由于字符长度不一，无论分列或是使用公式，效果都不是很理想。如果在Excel 2016中依然用老办法，工作效率还是难以提高。

其实在Excel 2016有更高效的录入方法。首先在C列的C2、C3单元格分别手工录入半叉、大底，注意必须是纯手工录入，接下来当在C4单元格录入“后跟”的“后”字之后，后面的“跟”以及B4：B16的所有内容都已经出现在提示屏幕，单击回车键，所有数据都会自动录入。如果没有发现这些提示内容，请打开“Excel选项”对话框，切换到“高级”面板，在右侧窗格勾选“自动快速填充”复选框。

如果需要提取04、32A这样的英文字符，也可以采取上述类似步骤。