浅论档案信息自动化管理系统的现状与建设措施

朱建兴

摘 要：伴随着社会信息化速度的不断加快，档案管理工作也出现了新的问题，新时期档案管理工作必须顺应社会潮流向信息化转变。鉴于此，本文详细分析了自动化管理系统的价值和目前存在的问题，并提出了针对性的解决方案，以期有效促进档案信息自动化管理进程。

关键词：档案管理；信息化；自动化；系统

1 档案信息自动化管理系统的价值

随着网络技术的飞快发展，我们的办公形式也向着自动化、无纸化转变。计算机所生成的所有数据及材料最后都以电子文件的形式存在，机读文件形式有了它存在的必然性。所以，档案信息及材料以计算机作为载体为各个用户所利用是顺应时代的要求。对于信息利用者来讲，他们所关心的问题是所获信息的内容以及信息查询的便利性，而对于档案从业人员来讲，就需要将来自不同机读形式的文件分别进行细化整理，保留精髓，保证其真实可信度，使档案信息管理能够更加系统化，提升价值点，便于更好地为用户提供服务。

从近几年发展来看，档案信息自动化管理系统在档案信息管理工作中得到了很好的普及应用，系统的普及应用也使档案信息管理系统无论在质量还是在效率方面都有提高，给客户带来了极大方便。档案作为国家和企事业单位信息及数据记录的重要载体，它给档案使用部门工作带来很大的帮助，能够将档案信息与数据处理两个技术结合运用，可以在更大程度上提高档案管理质量和案管理部门的工作效率，进而强化企事业单位的档案管理工作，甚至从根本上使我国档案管理技术得到优化。

2 档案信息自动化管理系统的现状

我国档案信息自动化管理在20世纪80年代开始初步显现出规范化和系统化趋势，开始成为各企事业单位进行档案信息交流、处理及共享的有力平台，并开始以业务立足，向服务化模式发展。虽然当初档案信息自动化管理已经拥有了档案信息管理的所有功能，但仍然存在以下诸多问题：

2.1 配套软件开发不健全，通用性差

目前我国企事业单位档案信息自动化管理所用的配套软件都以各个使用单位的需求为主要导向，以现有设施为基础，以满足自身需求而独自研发，因此，具有难以移植、通用性差等弊端。自成一体的软件及有限的研发能力阻碍了档案信息自动化管理的发展进程。另外，一个单位或企业的研发能力是有限的，要解决软件开发和应用中所有问题目前还存在一定的难度。

2.2 缺乏统一性、规范性、标准性

标准化、统一化和规范化是档案信息自动化管理走入正轨并快速发展的必备条件，也是档案信息化技术推广和应用的首要条件。档案信息自动化管理也是一个非常系统的工程，其由很多个相互关联的技术因素构成，很难进行统一的标准和规范要求。系统的目标性质要求每个技术因素都要在统一的标准和规范下向着同一个目标方向发展，发挥整体作用优势。只有做到标准的统一性及规范性，才能快速推进档案信息自动化管理进程，以便其更好的为使用者服务。

2.3 档案管理工作人员的总体素质不高

目前中国企事业基层单位员工年龄结构老龄化现象严重，很多单位的老员工对档案信息自动化管理并不是很了解，甚至完全不懂如何对计算机进行操作，这在很大程度上阻碍了档案信息自动化管理的开展普及。档案信息自动化管理是计算机技术、档案管理技术、数据管理技术的综合应用，从业人员必须加强学习，提高自身的专业理论知识及相关技能，成为档案信息自动化管理方面的复合型人才，促进档案信息管理电子化发展。

3 档案信息自动化管理系统的建设措施

3.1 提高档案信息系统整体管理水平

在建设档案信息自动化过程中，必须重视系统的整体性能。在实际操作中，提高系统整体性能就等于提高了系统运行质量和管理水平，不可忽略的是，每个系统在运行的过程中都容易出现一些问题，对整个系统运行质量产生不同程度的不利影响，因此对这些问题要有针对性的做好应急措施，确保整个系统运行的正常和水平的发挥。

3.2 加强档案信息管理的标准化与规范化

计算机技术是档案信息自动化管理中最核心的技术，而档案管理的标准化和规范化则是实现计算机高效率工作的基本条件。集中和统一是档案信息自动化系统所必需的管理方式，人工与高科技工具相结合是档案信息自动化系统的建设方向，即要求档案管理人员直接利用计算机进行工作，又是探讨档案信息自动化系统建设与管理时必须要坚持的原则之一。而目前，我国档案信息自动化系统的管理体制仍然不够完善，同时存在集中统一管理不力和利用不便两方面问题，其中，集中统一管理不力问题尤为突出，所以信息分散现象亟需解决。因而要求档案管理相关机构中的各个层次和各个专业办公自动化管理软件都要纳入统一的档案信息自动化系统管理当中，实施集中统一的规范化管理，杜绝各行其是和自建系统等情况发生，这就避免了信息分割和不必要的资源浪费。档案信息管理的标准化与规范化最理想的模式是建立集中统一管理下的分散式系统，但这种结构对技术要求较高，必须具有强大的管理能力和技术水平。

3.3 加强档案数据库建设

开发搭建完善的数据库系统是档案信息自动化管理系统的基础。近几年来，在档案信息自动化管理的发展以及建设过程中，文件处理和文件开发利用技术水平一直未有大幅度的提升，我们应该充分认识到加强档案信息自动化数据库建设的重要性，并采取有效措施，大力推动数据库建设进程。数据库建设是一个长期的系统性工程，在这个过程中，我们要循序渐进，坚持有低向高，由单个向群体逐步实现的原则，最终实现单一数据库向系统数据库的过渡，同时，还应科学、有效地对信息内容进行管理。目前我国科技水平提升速度飞快，未来还将有更多、更新的技术手段应用到数据库建设系统中，档案数据库也将会得到进一步的完善。

3.4 加强档案管理队伍的建设

目前一些档案管理工作人员，在工作中遇到问题时，总会将这些问题归就于硬件设备配置不健全所致。其实，档案信息自动化包涵了档案工作的多个环节，一些问题的出现并不是因硬件设备，而是从业人员未能将硬件的功能充分发挥出来。如果我们只盯着计算机系统的问题，而不能将视野扩大到整个档案信息管理系统上来，自然难以全面、有效的解决工作难题。

综上所述，建设和管理好档案信息自动化系统可以大大提高档案管理的工作效率，但这是一项极为复杂的长期工程，需要分步实施，一一破解工作中的重点和难点问题。我们可以通过系统的技术培训、自学等一系列途径，来引导从业人员掌握正确的工作思路，明确自已的工作任务和职责，不断提高自身业务水平和技能。通过档案信息的自动化管理，可以打破档案信息使用过程的诸多局限，促使档案管理机构由封闭走向开放，并完成从信息采集、信息保管到信息管理、信息服务的职能转变，从而实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为档案信息的需求者提供更为高效和优质的服务。

参考文献

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