构建企业档案信息数字化的举措

全阳

摘 要：企业的现代化管理不仅体现在企业的机器设备上，还有就是是否实现现代化的管理。根据现在社会发展现状，企业在档案管理上也应该实现现代化的管理，建立数字化的档案，这样才能够更好、更方便的为企业服务。

关键词：企业档案；信息；数字化

数字化的档案建立也要看企业的实际情况，如果在条件允许的情况下，应该把企业的档案按照一定的分类进行建档处理，这样的话，在需要查找档案的时候，方便在计算机上搜索档案内容，快捷定位到所需档案资料。

1 企业档案信息数字化建设的目标

对于企业来说，档案的数字化是发展的必然趋势，不仅能够为企业带来便捷、节约空间，对整个企业现代化的提升也起到非常大的作用。

第一、企业在建立纸质档案的基础上重新建立数字化的档案，把纸质档案按照一定的划分标准和类型进行重新的分类和归档。在归档的过程中要注意，应该把档案进行很好的分类，并且设计好一个检索的系统，从档案的建立、搜索、归档等方面都建立起来，然后再进行内容的填充，在以后相关方面的档案进行填充时也按照已有的分类进行。这样的话不仅能够节省空间，还能够避免纸质档案因为时间关系丢失或者是其他状况的产生。在电子档案建立的同时，还要注意到的是最好把纸质档案进行扫描然后保存，因为这样的话会避免在录入电子档案的过程中发生错误的情况，保证电子档案的真实性。并且保存的时候把每个文件按照建档时间、内容关键字等进行保存，会在以后搜索的时候更快的找到想要搜索的内容。企业可以安排专业的档案管理人员进行对档案的管理，这样能够使企业的档案管理更加的专业化。

第二、数据档案的保存方式比较灵活，可以以视频、图片、语音等等的形式进行保存，并且可以按照企业自己的需要进行对文件的命名，所占的空间比较小，在实用上，企业可以建立自己公司的检索系统，在数据建立、保存、调取的过程中实现一体化的管理方式，对于以后的档案管理工作不仅能够节省找寻档案的时间，也能让档案保管人员的工作效率有所提升，并且提升档案的真实性。

第三、数据化档案的建成，不再受到从前企业中调取档案还需要走一大堆手续的约束，不仅解决了档案保管人员搜索档案的痛苦，还为公司的其他人员带来了方便的服务，提高整个公司的办事效率。

2 企业档案信息数字化建设的必要性

（1）一般在企业中往往会出现这样的情况，就是企业没有注重对于相关信息的档案保存及整理，或者建立档案的话也是简单的基础信息，没有专门的人进行保管，这样很容易做到信息不准确或者是重要信息的遗失，并且没有办法第一时间把最准确、最全面的信息提供出来，如果出现什么问题的话，那么很可能会给企业造成一定的麻烦。所以，企业应该找到自己适合的方式进行对档案的系统保存，然后由专门的技术人员进行管理，。

（2）在企业中，如果档案较多的情况下，往往就会到专门的档案管理库进行寻找，由于档案往往要保存很长时间，所以要在大量的文件中找到相应的文件是一个非常大的工程，并且档案会越来越多，就要有专门的地方进行妥善的管理，还占用了大量的空间，根本就与建立档案的根本背道而行。

（3）根据现在的发展趋势和环境保护意识的提高，越来越多的企业开始实行无纸化办公，如果档案管理再进行纸质化存档的话，就与企业秉承的无纸化办公相背驰，大多数的办公工作都能实现通过计算机进行，通过互联网相传，而单单只有档案的管理还要占用企业大量的办公空间，还有就是寻找上还需要大量的人力资源，这样的方式已经完全背离了办公现代化的内容，慢慢也会被社会发展所淘汰。

3 加强企业档案信息数字化的有效途径

3.1 加强企业档案信息数字化人才培养

对于企业现代化的数字档案的建立来说，对于档案管理员的基本素质和专业知识都应该有很高的要求，不仅能够对数字档案建设的知识了如指掌，还应该了解如何把档案从建立到搜索都一体化的进行管理，不能是单单的会某一方面的知识就可以的。所以，企业首先要挑选出比较信任的人来进行对企业档案的管理，因为企业的档案可能会涉及到一些企业机密，为了防止机密的流失，必须是企业能信得过的员工进行管理。并且管理人员一定要细心，不能因为个人原因而把信息少录入等。再就是企业可以加强对档案管理人员的相关知识的培训，让管理人员的技术水平能够与社会发展的需求相匹配。企业可以让档案管理人员参加一些社会上的关于档案管理的专题培训，以提高他们的专业知识，并且随着社会的进步还要不断的加深自身的管理水平。还有就是在员工正式的上岗之前，可以对候选的档案管理人员进行一次统一的考核，看一下他们掌握知识的程度及计算机应用水平等，这样选择出一名最优秀的进行管理。还可以引进竞争上岗的机制，让他们能够更好提升自己。

3.2 提高认识，科学规划

企业必须加强对数字化档案建设的重要性的认识，数字档案的建立不仅能够减少工作人员的工作时间，还能够为企业信息的保密和以后信息调取时的全面提供保障。并且数字化档案库的建立还能够把企业逐渐推向信息化的时代，能够为企业的现代化数字管理提供便利。所以，国家应该带头兴起对数字化档案库的建立，并且能够培养出大量的优秀人才进行对企业改革时的培训工作，这样的话对于企业推行数字化档案库的建立提供便利条件。还有就是要将所有的档案信息进行分类，例如，所有的人员信息，不管是新入职的、在职的、已经离职的人员的信息登录在人员信息档案系统中；如果是企业的客户信息或者是潜在的客户信息可以归档到客户信息当中；如果是企业需要用到的新技术等等的使用说明或者是厂家信息等应该录入到设备信息等等，通过这样明确的信息分类，不仅能够使信息更加的明确，还能管理人员在使用的时候更加清晰。

3.3 加强企业档案信息的数据库建设

在档案管理的过程中，应该把文件按照一定的顺序进行排列，比如一个有很多页的文件，应该把每一页按照页数编号进行排列，并且在进行标记的时候最好是能够把页数和所在页数的内容关键字进行标注，这样在检索的时候可以更加迅速的检索出来相关的信息。再就是现在的信息比较发达，如果内容比较精确的话可以利用人工检索或者语音的形式进行，方便快捷。

在档案归档的时候，应该按照档案的类型进行归档，最好是能够在类型中添加建档的时间、文件所在的部门等，在整个档案前面添加一个大的目录，这样的情况下能够方便建立档案库的搜索类型和保管类型，在找寻内容的时候能够有的放矢的进行检索，查看到具体的内容有什么样类型的结果，这样的话也能够在最短的时间内得到最全的信息。

3.4 加强企业档案信息的收集归档工作

由于企业对数字化档案建立一直没有重视，这样的话就会堆积很多的文件需要进行整理归档并且按照要求录入成数据化的档案，这一过程需要花费大量的时间，对档案管理员来说是一个不小的压力。对于这样的情况，把之前的档案进行重新的整理和录入是非常必要的，还有就是在重新整理的过程中，按照企业的要求和标准进行一步到位的规划，在以后的档案增加的时候也按照这样的要求进行，这样的话能够让以后的档案管理工作更加的规范化。

总之，企业数字档案的建立还要根据企业发展的实际要求，并且还与企业的发展程度相关，如果有可能的话，应该把数据档案的建立在企业中普及。

参考文献

[1]侍文庚 浅析企业客户档案的数据管理[J]-兰台世界2011（13）

[2]潘连根 数字档案馆的组织形式、系统模式和运作方式--数字档案馆研究之四[J]-浙江档案2014（6）

[3]周青扬 数字化档案馆建设的挑战与实践[J]-南方论刊2013（z1）endprint