如何做好企业的档案管理工作

房津莉

摘 要：随着我国企业体制改革的不断深化，社会信息化进程也逐步加快，档案的数量也越来越多。对于企业档案工作而言，能够为企业的正常生产、经营和管理提供保障，并在企业资产的保值增值上发挥着重要作用。对此本文通过分析了目前企业档案管理工作的主要问题，提出了做好企业档案管理工作的可行对策，旨在促进企业的稳定长远发展。

关键词：企业；档案管理；信息技术

做好企业档案管理工作，能够让企业生产、经营、管理等活动信息进行有效的整理与传递。企业档案主要记载了企业发展过程中的优秀成果，可以在企业管理者制定决策时为其提供准确可靠的资料。所以，档案管理是企业生产、经营管理中的重要工作内容，尤其是面对着如今激烈的市场竞争环境，更需要加强档案管理，将企业各个阶段的工作情况与成果全面真实的反映出来，充分发挥出企业档案的作用。

1 目前企业档案管理工作的主要问题

（一）企业档案管理人才队伍问题

在企业的发展过程中，忽视了对档案管理人员的素质建设与能力培训。虽然很多企业逐步采用了先进办公技术，增添了很多现代化办公设备，但是很少从档案管理工作特点出发，有针对性的建设档案管理人才队伍。档案管理人员不能熟练使用现代办公设备，从而极大降低了在实际工作中的配合度，不利于在整体上提高企业的办公效率。

（二）档案管理信息化问题

虽然近年来企业信息化技术水平不断提高，但是在传送资料或文件时仍不够灵活，这样是无法真正实现企业档案管理工作质量与效率的提高。档案管理信息化问题主要体现在没有建立起高效的档案管理信息系统，也缺少了可靠的技术支持[1]。此外，虽然少数企业比较重视档案管理信息系统，但是很少根据档案管理工作要求调整信息系统，很难提升工作效率。

（三）档案管理评估体系不健全

在企业档案管理工作中，档案管理评估体系是其重要内容。但是，目前大多数企业很少结合自身档案管理工作特点与流程，制定出切实可行的管理评估体系，导致不能准确分析并了解档案管理工作情况，不能及时对档案管理工作作出合理调整，难以制定有效的优化方案，从而对企业档案管理工作的开展带来了不利影响。

2 做好企业档案管理工作的可行对策

（一）加强档案人才队伍建设

为做好企业档案管理工作，需要加强档案人才队伍建设，只有这样才能为企业的快速发展提供大量及时可靠的信息。为进一步完善档案人才队伍建设，需要从以下几点入手，第一：企业要引进更多高素质的人才，尤其是具备丰富档案管理知识、有着较强专业技能的人才。第二，从档案管理制度入手，将岗位设置的更加合理。第三，在定期开展相关培训，提升档案人员的创新能力与操作技能。在培训档案人员的过程中，要结合企业发展情况，关注市场环境的变化，让培训工作更有针对性[2]。同时，要重视培训中对理论知识的学习与应用，培养档案人员的职业道德，增强其风险意识和团队合作能力，促进企业档案人才队伍的发展。

（二）规范档案管理机构设置

只要建立完善的管理机构，才能推动企业档案管理工作的发展。对于目前一些企业的档案管理机构及人员不完善的问题，必须及时采取有效措施加以解决。具体来说应做好以下几点，第一，企业档案管理机构必须要统一设置，企业要至上而下都统一设置档案管理部门，设置专门的办公场所，配备专门的档案存放室。第二，档案管理人员要统一配备，并加快档案管理人才建设。要安排政治觉悟高、业务技能强的人员负责档案管理工作，同时根据要求配备足够的工作人员。第三，企业要实行统一的管理模式，即统一规范管理档案的存档、调阅和保管等日常工作，确保档案管理工作效率的提升。

（三）建立档案管理激励机制

企业要将制定的奖惩激励机制落到实处，增强档案管理人员的职责意识，提高其执行能力，促使他们更加主动的投入工作中。第一，实行人性化激励，将执行动力激發出来。通过人性化激励，能够将档案人员的创造性激发出来。企业要给予档案管理人员更多的关心，不断健全人性化激励体系，促使档案管理人员热爱自身工作岗位，保持对档案管理工作的热情，让他们能够根据实际工作安排部署，有效执行相关工作措施，并落实到位。第二，通过采用精细化考核，实现执行效果的提升。实行严细考核，能够推进工作得到落实，要明确档案管理部门各工作岗位的职责，制定工作任务与质量要求[3]。第三，企业要建立完善的监督与考核机制，进一步强化责任落实，提高对相关责任人的奖惩力度，确保执行效果的提升。

（四）实现档案管理的信息化

为做好企业档案管理工作，实现档案管理的信息化，这是现阶段企业档案管理工作的重点。为实现档案管理信息化需要做好下面几点工作。第一，企业要在纸制档案的基础上逐步建立起电子档案，重新整理历史资料，以文字、图片和视频等多媒体形式呈现出全部档案资料，为实现企业档案管理的信息化打下良好基础。第二，企业要实行编码管理，根据实际编码管理的要求，对企业全部电子档案进行分门别类的进行整理与编码，同时存放在设置好的子根目录中，以电子检索的形式，为档案资料的查看和调阅提供方便。第三，加强对电子档案管理系统的开发与应用，整合企业现有的科研技术优势，争取尽快开发出实用性强的电子档案管理系统，实现企业档案管理的信息化[4]。

（五）发挥档案管理服务职能

企业档案管理工作的重点是做好资料的整理与保管，而关键则是发挥服务的作用。档案室企业发展过程中的珍贵财富，是企业多年来所取得的优秀成果，在企业发展中发挥着重要的参考与借鉴作用。为做好企业档案管理工作，就要最大限度发挥其服务作用。第一，企业要对自身发展历史中各个时期或阶段的形势任务、重大决策等进行认真梳理，将企业多年来的发展脉络呈现出来，结合到现阶段企业的发展形势与具体任务撰写调查报告。此外，企业还可以从历史中总结经验和教训，为企业在制定今后的战略决策时提供重要的参考依据。第二，发挥出档案在文化引领上的作用，在档案中能够体现出企业的文化积淀与历史印迹，企业档案管理者要重视对企业人文历史的回顾与总结。企业要定期开展历史资料展示活动，将先辈们创业的艰辛和艰苦奋斗的精神展示出来，从而更好的发扬并传承企业的优秀文化与良好传统，促使所有员工履职尽责，为企业作出更大的贡献。第三，充分发挥出在收集、整理档案资料上的作用。企业档案管理工作量很大，涉及了方方面面的内容，不能只是企业各部门提供什么，档案管理部门就保管什么，而是要具备高度负责的态度，不断深入到企业各个工作环节中，帮助做好资料的收集、整理与归档工作，从而保证企业成产、经营和管理更加顺利开展，让企业的所有档案都更加安全、真实的保存下来。

3 结语

总之，只有不断提高企业档案管理的科学性与规范性，才能跟得上时代发展的步伐，并满足现阶段形势下对档案管理工作提出的要求。因此，企业通过实行对档案的科学与规范管理，才能进一步提升档案管理水平，并加强对档案的开发与利用，从而最大限度发挥出档案管理工应有的价值，为企业的稳定长远发展提供可靠保障。

参考文献

[1]杨小平.浅谈做好企业档案管理工作的必备条件[J].办公室业务，2014（13）：180.

[2]杨玉宏.论如何有效做好企业档案管理工作[J].黑龙江史志，2015（07）：159.

[3]诸春花.浅淡新形势下如何做好企业档案管理工作[J].兰台世界，2015（02）：72-73.

[4]梁静娴.关于做好企业档案管理工作的思考[J].兰台世界：上旬，2014（S6）：44-45.