计算机在档案信息化管理中的应用策略

李家迎

摘 要：随着企业档案管理模式的深入变革，档案作为一项资源，在管理 方式上已经发生了质的飞跃。过去的的档案管理把精力放在员工个人信息档案的保存工作上，已经无法适应信息时代要求了。面对市场竞争和人才竞争的挑战，越来越多的档案管理模式必须朝向资源信息化的方向发展。本文分析了档案部门应用计算机技术完成档案管理的重要性，阐述了应用计算机技术完成档案管理的具体措施。

关键词：档案管理；计算机；技术

随着计算机技术的快速发展，计算机信息技术在企业档案资源管理中的应用需进一步加强，中小型企业的计算机信息技术在档案资源管理中的应用越来越重大，但大部分企业把注意力投入到与生产紧密相关的模块上，在建设档案资源管理模块的方式上相对滞后。随着人们对计算机系统在档案信息化管理中应用效果的越来越高，给档案管理工作带来了很大的挑战与机遇，加强对计算机系统在档案信息化管理中应用的研究，利用网络系统将档案的收集、整理，保障档案资料的准确度与完整性。计算机信息技术的发展为档案的管理提供了条件和机会，推动着档案管理工作的日益完善。

1 档案部门应用计算机技术完成档案管理的重要性

1.1 计算机技术是新时期档案管理的必然要求

在项目负责制的大背景下，所有资源作为原生信息项目档案， 要真正发挥档案在科学研究工作中的重要性，就必须紧紧围绕项目需要开展信息化工作。项目档案信息化将直接将收集、整理与编目、加工、库房管理等工作环节逐渐规范化，建立所有档案的信息全文管理系统，真正实现档案管理信息化，推进信息时代项目档案管理工作的系统化。

1.2 计算机技术拓展了档案资源的应用系统

过去的档案资源管理主要针对企业已经拥有的资源或者小范罔内的资源，如今，在引进计算机技术的基础上，加入信息化管理系统，有利于档案管理突破时间与空间的限制，可以随时随地可开展档案资源的提供服务。一方面是计算机技术使档案资源管理系统化，计算机技术增加了数据存储的容量和 可靠性，使档案资源管理更加系统化，完整的计算机系统能够覆盖现代档案资源管理的所有范畴，而且与生产等系统高度地集成在 一起，确保了档案数据的统一性；另一方面是计算机技术促进企业管理精细化，在档案资源中引入计算机技术，能够满足档案管理精细化的要求，采用电子数据的形式把各类档案资源 信息以保存起来，实现了企业档案资源管理从“服务性质”转为“战略性质”的转变。

2 应用计算机技术完成档案管理的具体措施

2.1 利用信息技术强化档案管理质量

开发和开放档案信息资源，是适应新时代发展和社会信息化建设的必然势趋，首先我们要认识到档案信息资料的重要性，摒弃过去档案被束之高搁、无人问津的管理模式资料，要充分发挥档案在企业建设进程中的时效性，主要方法就是将所有库存资料和以后发生的档案资料，通过现代化计算机和相应的软件程序分别录入，达到档案资源共享的动态化，利用计算机等现代化设备建立局域网络服务平台，采取有效保密措施实现多方享用的目标，在档案信息资料的基础上，把文书档案利用计算机磁盘、数据等形式整理成电子档案。

2.2 信息化档案管理确保数据的真实性、完整性

为保证档案备份数据的安全，可以采用打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式，将档案按照规定的保管期限和管理办法管理，采取措施将输入计算机的档案资料进行维护，充分发挥档案管理工作人员的主观能动性与创造性，并适时更新计算机系统中的档案信息，进行实时，确保计算机系统中档案信息的时效性、准确性与真实性。同时要按照计算机配置而来的操作系统和核算系统软件进行备份，对备份磁盘的操作可使用复制件进行操作，同时要加强会计档案的保密工作，使用档案时应办理登记手续，避免调用者越权使用或改动数据。利用计算机将形成纸质材料与电子材料的独特性，实现档案逻辑结构关系的复杂性与载体的相分离性，首先是由档案机构对其进行规范整理然后存储到光盘或者是硬盘中，设置防火墙，安装安全路由器进行信息加密，其次是做好安全监测预警系统的实时监控，利用网络的数据备份确保会计数据不会丢失，增强档案信息的安全性，要增强人事档案信息的安全性，需要

根据计算机系统的运用状况，制定严格的档案信息化管理制度，奖励那些对于工作态度认真、工作效率高的工作人员，处罚那些工作态度懒散、工作效率低下的工作人员，对于档案检索信息的范围与内容严禁外网络与其余单位的计算机进行连接，并采取措施对进行网络信息安全与保护，有效提升档案信息化管理的安全防护水平。

2.3 加强电子文件的收集

在当前企业自动化迅猛发展的情况下，档案的原始记录将更多地以电子文件的形式出现，针对 原文管理的档案电子文件的收集开展工作，首先是仿照手工管理模式开展电子文件的收集， 其次是形成研究领域的规范 化的信息应用系统。在文件的采集中采用独立的管理系统，按系统操作归档模块，就可以实现档案信息的归档保存 ，完善的档案信息按使用者权限在网上实时共享。

2.4 要加强档案基础设施建设

计算机的管理格式缩短了科技档案的整理和编研的周期，通过整理和编研使科技档案信息内容进一步系统化和优化，信息密度和传递速度满足了利用者对科技 档案信息的需求，在局域网上建立查询子系统， 为用户方便地索取档案信息提供技术保证，以数字化的形式为各 业务部门提供必要、可靠、大量的基礎性信息。要优化档案管理系统，就要充分利用网络通讯技术与计算机技术推动以多媒体与档案全文为核心的数据库建设，不断推进档案数字化与信息化的发展进程，通过宣传媒介强化对符合档案信息化管理软件的宣传力度，为档案信息的资源共享与信息交换搭建平台。

总之，档案管理在提升企事业单位的人力管理水平与人力资源等多个方面发挥着至关重要的促进作用。过去的档案管理已经不再适应当前市场经济的发展。因此，采用计算机系统对档案管理进行信息化改革，有助于提升档案管理的质量与水平。要做好档案管理，计算机的应用成了推动档案资源管理和开发水平的主要渠道，推进档案资源管理的信息化，有利于企业在未来的市场竞争中立于不败之地。

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