论人事档案在人力资源管理中的效用

殷海燕

摘 要：人才资源是企业保持竞争优势的根本，人力资源管理的档案需要为个人的基本情况提供真实凭证，并且在劳动部门的人力资源管理中也发挥着独特的作用。本文分析了人事档案管理对人力资源开发的促进作用，说了人事档案管理与人力资源之间的关系，阐述了做好人力资源管理的有效措施。

关键词：人事资源；档案管理

人事档案是为企事业提供全面的考察人的重要依据，是人力资源管理工作的重要组成部分。人事档案管理面临着诸多的出现的问题与挑战，为了使人事档案在人力资源管理中发挥重要的作用，为企事业创造更高的效益，需要做好人力资源规划，为适当的职位配备适当数量和能力类型的工作人员。为了避免突然的人力短缺和剩余的过程，要评估目前的人力资源，在评价中对企业人力资源状况进行分析，考察人力资源状况，对人事档案中个人的品德，工作业绩，工作能力进行全面的分析，对整个企业的人力资源状况有完整的认识，通过招聘与甄选对企业中人力资源不足进行弥补，以满足企业对人力资源的需求，同时要减少错误拒绝和错误接受的可能性，在一定程度上发挥人事档案的凭证作用。

1 人事档案管理对人力资源开发的促进作用

1.为人力资源管理提供真实可靠的信息。一个企事业单位要想真正发挥员工在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握有关每个员工的工作经历、思想品德、业务水平，采用查阅员工档案的方法，为企业的选人、用人提供有价值的参考资料。

2.为人力资源管理提供重要的依据。 人事档案为关系着员工的晋升和奖惩，考核的内容决定着对不同员工该采取什么样的培训措施，绩效考核的档案记录有利于人力资源管理部门进行综合分析，人事档案对分析企事业人力资源状况是否适应变革与发展要求，起着重要作用，通过人事档案可以为未来的人力资源需求提供保障，了解当前人力资源状况的凭证，并科学准确的预测未来的人力资源需求，为以后企事业的发展储备人才，从而保证企业决策的科学化、合理化。

3.有利于优化人力资源的合理配置。人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的人力资源规划，使得人员需求量和人员拥有量之间的相互匹配。人事档案记录了员工的个人的发展过程， 通过档案可以掌握现在， 发现人才，并 预测其发展潜力，使各类人才最大限度地发挥人才效力。要提高人力资源使用效率和使用价值，实现人与物相结合的重要途径就是合理人力资源配置，要想提高人力资源使用效率，提高人事档案的使用价值是重要途径，如：要组建新班子，实现领导及员工之间的合理搭配，人力资源管理部门就可以充分查阅人事档案，做出相应的决策，从而保证企业决策和人力资源规划的科学化、合理化，详尽了解领导及员工的业绩、素质、能力等进行综合分析。人力资源不是静止的，档案也不是固定保存在某一劳动部门的，它会随着时间的推移和人员的流动而不断传递。人事档案有利于实现人力资源信息的共享，预测人力资源的需求，促进人才的合理流动，实现最佳的配置。

2 人事档案管理与人力资源发展的关系

人力资源要实现个人目标和组织目标的有机统一，使组织成长与个人能力发展相适应。人事档案是，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案是国家档案的重要组成部分，是人力资源管理中，识别人才和选拔人才以及使用人才的重要依据，人事档案的科学化管理有利于推动人力资源的开发，有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力，人事档案可以了解员工的过去，预测其发展潜力并及时发现人才，减少了压制人才，和埋没人才的现象出现，使各类人才扬长避短，各司其职。但是随着人力资源管理随着时代的发展，相继出现了目前人事档案管理存在的不足，并且对人力资源发展的需求产生了负面影响，首先是材料的失真妨碍了人力资源的合理配置，缺少真实性也就失去了档案的利用价值，削弱了人事档案的严肃性， 导致档案丧失了真实性、严肃性，使得人力资源计划不能正确实施，使组织错过发展机遇。其次就是人事档案材料单一，内容抽象，空话多，失去了真正意义上的利用价值，进而挫伤了员工的积极性，降低了人力资源的效力。再者就是人事档案管理手段落后，制约了现代人力资源的开发，人事档案管理科学化，有利于为人力资源管理提供服务，但现阶段人事档案管理缺乏创新精神和竞争意识，无法适应现代化管理的要求，，因此，需要增强服务意识，改变过去的被动服务方式，积极主动地跟有关部门联系，构建人事档案现代化信息管理系统，更好地为单位各项事业的发展奠定基础。

3 做好人事档案管理对人力资源开发的有效途径

1以人为本的人性化管理是企业人力资源管理的主流。随着以往以工作为中心的人力资源管理方式的改变，以人为中心成为企业追求的目标，在传统人事档案基础上应增加能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料，有利于提高企业的竞争优势。因此，新方式的流行管理成为企业最关注的部分，企业的人事档案管理记录上，需要把能力与个性作为重点详细记录，对不同年龄阶段，不同专业类型和背景的个人人事档案分别保管，以便更有针对性开展人事档案的研究。

2 健全人事档案管理制度。在人事档案管理活动中， 必须及时建立新的、 更为科学合理的制度，在材料的鉴别上确保材料的真实性，需要剔除无效、虚假信息，收集更为详尽地收集其个人信息，建立完备的信息管理体系和处理系统。在材料归档中要做到按章办事， 有利于档案材料的可靠； 在传阅档案时， 要注意档案的保密和安全，并积极主动地跟有关部门联系， 定期更新、 补充档案新材料。

3建立人事档案现代化信息管理系统.人事档案现代化信息管理系统是通过微机终端和系统互联，实现个人信息微机检索和联网查询。人事档案工作應实现自动化、网络化和文档一体化，充分利用计算机这一平台，将个人的档案资料在局域网上形成资源共享。人事档案管理应根据时代的变化及现实情况的需要，及时输入电脑最新的变化资料，使人事档案的信息成为新时期人力资源信息管理的第一手材料。推动人事档案工作制度化、规范化和科学化，把量化观念和效 益观念有机结合起来，发挥人事档案在人力资源管理中的重要作用。

4提高档案人员素质和全员档案意识。劳动部门要引进高素质人才充实到档案管理部门，提高档案管理人员的素质， 使他们增强服务意识，肩负起提高全民档案意识， 形成人人关心档案的局面，档案管理人员要切实抓好档案管理人员的业务技能培训。首先是进行有关档案的法律法规、规章制度方面的培训；其次是档案管理人员也应当努力学习现代化的档案管理知识，通过各种手段展现出档案工作的各项职能，通过宣传增强全社会的档案法治意识，为人力资源工作的开展营造和谐的社会环境。

总之，人事档案在一定程度上促进了劳动部的变革与发展，通过研究人事档案，可以为企业的人力资源管理提供重要依据，同时也减少了变革的阻力，推进劳动部门的快速发展。

参考文献

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