水利工程档案资料的收集与整理

程晓霞

摘 要：水利工程档案产生于整个水利基本建设全过程，是水利工程建设全过程的真实反映和记录，是工程验收、结算、运行、管理、维护、改造、扩建的依据。管理并利用好水利工程档案，使其在水利建设和灌溉管理中充分发挥作用，更好地为水利事业服务，是各级领导和档案部门的重要职责。近年来，水利工程建设蓬勃发展，投入的水利建设资金大幅增加，水利档案资料的收集、整理和信息化、规范化工作意义更加重大，因此，做好水利工程档案的收集与整理势在必行。

关键词：水利工程；档案；建设管理；收集；整理

水利工程资料档案的收集、整理具有时间跨度长、资料量大、整理复杂等特点，就我局的水利工程建设而言，工程施工、监理分标段较多，档案收集、整理难度较大。监管单位部门档案管理人员对工程的建设环节、技术规范不太了解，仅按上级部门要求的归档范围进行操作，对资料内容要求不甚严格，往往满足不了完整性、准确性和系统性的规范要求，现就档案收集整理工作中的一些问题及对策进行探讨。

1 水利工程档案建设管理的重要意义

水利工程档案包括水利工程施工和维护期间的各项资料，以文字、图纸、图表和声像等多种形式存在，并且保存在相应的档案资料室中，记录所有前期水利工程的建设工程，为管理和监管人员提供水利工程建设期间的一切资料，档案管理工作要求水利工程建设资料必须完备而且井然有序，包括一项水利工程整个建设周期和之后相关的维护管理工作的记录资料。这些资料有前期的建设准备，如前期水利工程勘察和可行性研究报告，有建设前的招投标工作和上级部门的批文等；也有建设过程中的工程施工记录、材料验收和耗用记录以及工程建设完成过后的相关的质量鉴定和维修、维护工作的记录信息。水利工程档案管理工作对于监督和管理水利工程建设有非常重要的使用价值，它不仅能够帮助管理人员了解历史建设工程的详细情况，还可以为新建水利工程提供建设前期准备、中期施工管理以及后期维护管理等全程、多环节的历史经验借鉴，在指导建设新的水利工程设施方面有着重要的指导意义。

2 如何做到工程档案的真实、准确、完整、系统

2.1 建立健全的项目工程验收资料管理规章建设

要设立专门的档案管理部门、配备具有较高专业能力的工作人员对档案进行统一管理，并为档案管理工作人员提供良好的工作条件。要参照水利建设项目的指标来订立一套健全完备的验收档案管理条例，通过高效的管理方式监督档案管理工作的执行情况。项目工程管理人员要给验收档案的整理、归纳过程提供指导意见，并定期检查档案整理情况，检查重要档案是否完整真实。

2.2 加强继续教育，提高档案人员的综合业务素质

档案管理是一项业务性很强的工作，水利工程档案管理人员不仅需要有丰富的档案管理水平，还要熟悉水利业务知识，对水利工程基本概况了解，才能从被动“接”档案到主动“要”档案，不断“管”好档案；档案管理人员首先要了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料、对每种资料的内容、数量做到心中有数。 水管单位应定期组织专职和兼职档案人员参加档案局组织的业务学习、培训；采取“请进来，走出去”的方式，请档案局专业人员现场指导或到好的单位实地学习；再次，档案人员更要加强自身学习，既要不断学习档案专业知识、计算机知识，又要熟悉水利业务知识，掌握水库、渠道工程及管理方面对档案管理的要求。

2.3 领导加强重视力度，把握关键环节

要实现工程档案工作与工程建设进程同步管理，关键是建设单位领导的重视及有关业务部门的密切配合。同时必须坚持档案人员的“三参加”、“四同步”的管理原则。“三参加”、“四同步”的根本目的就是加强档案的收集工作，把住各个关键环节，确保工程档案能够完整、准确、系统地收集到档案部门，以便日后为工程各项工作提供更好的服务。

3 档案收集、整理工作存在的问题

3.1 工程档案管理机制方面的问题

现行的工程档案管理体制与当前社会体制要求不相适应

大多数建设单位的工程档案管理缺乏机制上的开拓创新，不能及时建立适应新的体制运行要求的档案工作机构和档案管理网络体系；没有主动将项目档案的管理纳入项目建设管理的程序，并作为工程管理的重要内容，贯穿于工程建设的全过程；不能做到工程档案资料的收集、整理、归档与工程建设同步进行；没有将工程档案工作纳入依法监管的轨道，缺乏约束机制。

工程档案管理制度不健全，职责落实不到位

在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化和规范化管理。从近几年实施的重点水利工程项目的施工单位档案管理情况来看，大多数参建单位不注重新形势下工程档案制度的改革，现行的档案管理制度不健全、不符合时代的要求，领导责任、岗位职责制度不落实。另外，档案行政管理部门介入工程档案管理较少，对贯彻执行和制定工程档案方面的规章制度工作推进不够，缺乏应有的业务指导，没有按照国家有关规定开展重点工程档案专项执法检查、竣工验收和接收工作。

3.2 工程档案质量方面的问题

建设各方不能按照国家有关规定及时收集、整理档案资料，造成资料不齐全。从系统来看，建设管理单位资料不全的问题比较突出。

4 加强档案收集、整理工作的建议措施

4.1 加强全员档案管理意识

梳理全员档案意识、认真抓好档案的“收集、保管、利用”三个关键环节，重点建设醒目档案设计工程的方方面面，贯穿工程全过程，工程的管理、设计、技术和施工人员对工程醒目的情况最了解，大量的档案都产生于他们手中，他们也是今后利用当那的主体。因此，形成一组完整、准确、系的档案。必须发挥全体工作人员的档案意识，一起参与档案收集与整理、特别是在项目建设初期，必须遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集。

4.2 加大档案人才的培养力度

面对经济和科技的发展，档案人员必须提高素质，以业务素质的提高为重点，认真学习档案管理专业知识。现有的档案人员可以通过进修、培训，不断拓寬知识面，优化知识结构，掌握管理项目档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能，同时要大力引进档案专业毕业的人才和有经验的管理人员，为水利建设项目服务。

4.3 各部门间的协作与制约措施，建立检查、约束机制

各部门间加强技术协作的同时，应加强相互间的监督与检查力度，制定相关制度，以求达到最佳效果。如施工办完成某个施工项目应及时报质检办进行验收，质检办要根据施工规范认真严格检查，及时发现问题，并提出整改措施。从强化经济责任制考核入手，将竣工文件工作纳入基建工程目标管理，并将其纳入工程技术部门的职责范围和总工程师、技术人员的岗位责任制，作为技术管理工作的重要组成部分，明确责任指标，严格考核，并将竣工文件编制工作列为先进评比的条件，不断强化技术人员收集原始资料的意识。引进激励竞争机制，奖励先进；对劣质资料进行严厉的经济处罚。同时强化日常资料管理工作日常的资料管理工作好坏，对资料的最后管理和归档有着非常大的影响。做好平时的工作，保证基础资料规范、系统、完整，归档时可以减少很多工作量。

5 结语

水利工程建设项目的特点决定了水利工程档案的成套性、专业性、动态性。而且，工程建设项目档案形成于工程项目建设的全过程，档案一旦形成。就很难更改。这就要求在工程建设项目档案管理工作中，必须从工程项目立项开始，采取行之有效的运作机制，加强水利工程建设项目档案的收集和整理，确保档案材料的真实、完整、准确、系统。

参考文献

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