基于档案管理视角的高校基金会公开透明研究

陈艳++苏钰琰++伍卓深

摘要：实现公开透明是高校基金会的大势所趋。高校基金会要实现公开透明，加强档案管理工作则是基础。本文站在档案管理的视角，在分析档案管理和公开透明关系的基础上，着重分析了制约公开透明的高校基金会档案管理存在的问题，并提出了促进公开透明的相应对策。

关键词： 高校基金会；档案管理；公开透明

中图分类号： G647文献标志码：A文章编号：1009-055X（2015）04-0084-04

高校基金会是高校为了弥补学校发展经费不足，向社会筹集办学资金而设立的教育类型基金会。[1]中国高校基金会在近年如雨后春笋般出现，成为国内基金会的重要组成部分。[2]中国高校基金会与其他领域基金会一样，透明管理是其获得持续生命力的关键。对于高校基金会而言，公开透明是指基金会出于义务或者自身意愿对外发布与提供和组织相关的关键信息。

一、高校基金会实行公开透明的动因

（一）法律法规的要求

2004年6月1日起施行的我国《基金会管理条例》第五条明确规定，基金会依照章程从事公益活动，应当遵循公开、透明的原则。2006年1月，民政部发布了《基金会信息公布办法》，要求各基金会按统一的格式要求，在登记机关指定的媒体上公布年度工作报告的全文和摘要。2011年8月，民政部起草了《公益慈善捐助信息披露指引（征求意见稿）》，进一步细化了公益慈善捐赠信息披露的内容。2012年4月，民政部起草了《关于规范基金会行为的若干规定（试行）》（征求意见稿），规定在信息公布方面，除了包括对基础信息公开之外，还需要开始注重捐款人对基金会的问责。

（二）受托角色的要求

基金会要实现公开透明最根本的原因在于，基金会相当于公益信托中的受托人，在受托关系中，它负责将捐赠者捐赠的款物用于社会中的第三人。基金会的受托角色决定了基金会必须对捐赠者负责，必须按照捐赠者的意愿履行职责、接受捐赠者的监督与满足其知情权。这就决定了其务必采取适当透明的方式，使捐赠者能够获得了解所捐赠款物使用情况的渠道，确认基金会是否确实按照捐赠者的要求帮助了受益人，是否最大化地实现了捐赠者的捐赠意向和捐赠目的。

（三）自身发展的要求

当前，高校基金会已经成为促进高等教育发展的重要途径之一，尤其在我国由高等教育大国向高等教育强国迈进的过程中，高校基金会的发展是一个关键性因素。著名慈善专家徐永光（2012）表示，基金会引发公众强烈质疑，根源在于基金会管理是否透明，在于信息是否及时传递给公众。[3]“透明”是基金会最珍贵的品质，透明管理是基金会管理的关键。[4]基金会想要证明自己是可信的、高效的，要吸引更多的捐赠者，就必须关注捐赠者和社会公众的需求，根据需求主动选择公开透明的内容、程度和方式。可以说，高校基金会的公开透明是基金会自律、自省和自我提升的重要手段，它赋予了捐赠者和社会的监督权，有助于提升基金会的社会公信力，有助于高校基金会为学校发展筹措更多的资金。

（四）社会公众的要求

2011年慈善信任危机事件之后，大多数慈善机构发现，如何及时应对公众质疑，面向全社会公开透明，成了它们必须面对和思考的话题。[5]一连串的负面事件让中国公益慈善组织遭遇了信任危机，善款使用和管理方面曝光的一些问题侵蚀着基金会的公信力，挫伤了捐助者的积极性，导致社会对基金会公信力产生认同危机，影响了基金会组织的稳定健康发展。在这样的社会大环境之下，高校基金会也难以避免受到捐赠者的关注和质疑。

总之，无论是基于法律法规的要求，还是应对捐赠者问责的职责属性，或者是为了优化基金会内部管理，提高其公信力和感召力，促进基金会的长期健康发展，基金会实行公开透明，都是大势所趋，必走之路。华 南 理 工 大 学 学 报（社 会 科 学 版）

第4期陈艳 等：基于档案管理视角的高校基金会公开透明研究

二、高校基金会档案管理是实行公开透明的基础

（一）档案是基金会实行公开透明的信息来源

高校基金会档案，是指高校基金会根据规定，在理论研究、制度建设、项目运行、财务管理、日常工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式或载体的历史记录。

按照涉及的工作内容和对象来分类，高校基金会档案分为四类。第一是行政类，主要包括上级机关与学校关于基金会行政管理的文件材料、基金会行政工作发文、理事会会议文件、会议记录及纪要、制定的各种规章制度等。第二是法律类，主要包括基金会接受国内外企业、社团及个人以各种形式捐赠签署的各种协议、订立的合同等法律文件。第三是公益项目类，主要包括基金会在学生发展基金、教师发展基金、学校建设基金、校友工作基金、专项基金等各类公益项目和重大活动中形成的文件与实物。包括设立基金项目的立项表；基金项目实施过程中的申请表，例如针对学生的奖助学金申请表，针对教师的奖教金申请表等；随申请表一起提交的其他材料，如学生的学习成绩单、获奖证明，申请助学金要求提交的家庭经济情况证明等，申请奖教金要求提交的教师发表论文复印件、获奖证书等；专家评审材料，即在基金项目申请材料收集完毕之后，组织专家对申请材料进行审核评定，并最后评选出授予奖助的师生这一过程所形成的有价值的文件或材料；各基金项目实施过程中财务上的收支明细；基金项目如举行颁奖仪式，当时现场的照片和视频材料等。[6]第四是财会类，主要包括高校基金会在财务管理工作中和会计核算活动中形成的财务会计文件材料，如基金会每一年度的审计报告书、各个季度与年度的会计报表等。

高校基金会从上述档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与使用等过程中，把档案蕴含的有关基金会运作的信息与资料进行归纳与储存，主要是显性知识的储存与隐性知识的挖掘外显化，最后形成高校基金会公开透明的重要信息来源资料库，从而使得高校基金会拥有丰富的公开透明资源库，支持高校基金会做好公开透明工作，支持其树立良好的社会公信力。

（二）档案管理能提升基金会的公开透明水平

对于高校基金会的公开透明，从公开的形式来看，可分为主动式公开透明和被动式公开透明两种，前者是指基金会主动将信息公开给各方，后者是指各方向基金会索取信息。从公开透明的层次来看，第一层次是公开高校基金会的年度工作报告和审计报告，第二层次是公开捐赠的接收和使用情况，第三层次是整体性的公开透明。从公开的内容来看，一是捐赠款物的数量、使用方式、使用效率和受益人；二是公益成本，比如选定受益人的费用，捐赠款物的保存、运输、开发的费用，基金会工作人员的工资和行政办公经费等；三是基金会的内部治理情况，包括基金会的宗旨和业务范围、规章制度、组织框架、资产关联情况等；四是项目开展的情况；五是外部评价。

然而，需要指出的是，无论高校基金会选取哪种公开形式、何种公开层次以及公开什么内容，都有赖于高校基金会档案管理工作的支持。高校基金会实现公开透明，特别是高水平的公开透明，都牢牢地建立在优秀的档案管理工作基础上。缺少了优秀的档案管理，高校基金会的公开透明就会缺乏坚实的基础，会导致公开透明被动、公开层次不高、公开内容不全面，严重制约高校基金会的公开透明水平。档案管理能够提升高校基金会的公开透明水平，使得其自身的公开透明能够满足法律法规、受托角色、自身发展和社会公众的多方要求。

三、高校基金会档案管理存在的问题

高校基金会属于新生事物，发展还处于起步阶段，各项规章制度尚待健全，档案管理工作更是普遍缺乏规范，导致高校基金会在实现公开透明上知识信息来源不足，来源渠道不畅，对高校基金会实现公开透明带来了挑战。目前而言，我国高校基金会档案管理普遍存在如下的问题，制约了高校基金会更好地实现公开透明。

（一）缺少专业的档案管理工作者

档案管理人才配备严重不足是制约我国高校基金会做好档案管理、实现公开透明的最根本原因。我国高校基金会起步较晚，负责基金会工作的员工数量偏少，一般为24人，而规模比较大的国内高校基金会，配备的专职人员也不过十余人，与国外大学基金会在职员人数上存在较大的差距。由于员工数量不足，导致缺乏专业从事高校基金会档案管理工作的人员。目前的状况是，大多数高校基金会档案管理人员都是兼职，他们普遍缺乏档案管理的专业知识，只是单纯的保管员，对于基金会档案如何归类、如何查阅等基本档案知识都不清楚，与档案的信息化建设与知识管理更是差距甚远。甚至，有的基金会没有固定人员管理档案，所有档案由承办人员自行收集、整理和保存。这导致了我国高校基金会公开透明的信息来源存在较大的隐患，表现在公开信息来源零散、不成系统，公开透明的专业性不足，形式普遍被动，很难做到主动公开。

（二）档案管理制度不完善

不少高校基金会都制定了章程、管理办法和捐赠流程等规章制度，但对于档案管理，专门制定管理规定的并不多。这就容易使得档案管理出现随意性、无标准、不规范，导致档案内容不全、放置混乱。如果需要查找的话，要花费大量的时间，严重影响工作效率。另外，档案没有统一的规范化管理，缺乏安全性，很容易出现泄密现象。这导致高校基金会档案管理无制度可循，随意性较大，高质量的公开透明便无保证。

（三）档案基础设施落后

多数高校基金会档案基础设施还比较落后，主要体现在两个方面。第一是个别高校基金会尽管有小型的档案室，但面积不大，档案室设施简陋。而大多数高校基金会甚至没有设立专门的档案室来存放档案。有的高校基金会由于没有统一的归置和存放地点，档案都由具体经办的工作人员自行保管。第二是基金会档案严重依赖于手工管理，不仅在归档过程中难以实施规范化管理，而且在日常管理中占用了大量的人力、物力资源。再者，随着工作的持续开展，基金会档案逐日增多，对库房存储的压力也日益增大。另外，在数字形式的文件比重越来越大的今天，电子文件将成为档案的主要内容，纯手工管理根本满足不了档案管理的需要，也满足不了高校基金会公开透明工作的需要。

要实现主动的、高层次和全面的公开透明工作，必须要具备合适的档案设施，否则即使档案的来源很科学、档案的信息含量很丰富，也会因为管理效率低下而满足不了资讯发达社会和信息时代的社会公众对高校基金会公开透明的要求。

四、档案管理促进高校基金会公开透明的对策

（一）设定专门档案管理人员，提高档案管理的基础设施水平

在高校基金会内部设定专门负责档案管理的人员，并与负责高校基金会公开透明人员紧密衔接，保证档案信息在二者之间顺畅传输。高校基金会档案管理人员还应携同负责公开透明人员定期参加相关工作培训，使其认识到此项工作的重要性，树立正确的工作态度，切实提高专业知识和业务素质，适应高校基金会档案管理和公开透明的需要，使两项工作可以有机地结合起来。

将基金会档案管理工作列入基金会整体发展规划，在经费的投入、设备的更新和库房的改善等方面予以倾斜。一方面，要设置专门的档案室存放和保管档案；另一方面，要按照档案室建设的标准要求，添置必备的办公设备。通过提高档案管理的基础设施水平，保证作为高校基金会资源库的档案管理工作能够顺畅地开展，同时保证这个资源库可以为高校基金会公开透明工作顺畅地输送资料与信息，支持高校基金会公开透明工作的开展。

（二）健全档案管理办法，完善档案管理流程

高校基金会要结合档案管理的相关要求，以及所在高校的具体实际，出台档案管理办法，对于档案管理工作形成统一的规范标准，使档案管理工作有法可依、有章可循，提高档案管理水平，强化工作人员的档案意识，指导基金会档案工作的顺利开展，保证基金会档案是记载基金会显性知识与蕴含隐形知识的载体，使其成为公开透明的可靠知识与信息资源库。

不断完善高校基金会的档案管理流程。在档案管理规章制度中，还要明确基本的管理流程。在高校基金会中，推行档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管与档案使用的基本管理流程，在各基本流程中，融合档案知识识别与挖掘、档案知识组织与积累、档案知识共享与创新、档案知识服务与评价等知识管理流程，使得传统档案管理流程与现代知识管理流程完美结合。这样可以更大限度地识别、发现、组织与积累档案中蕴藏的显性知识与隐形知识，更好地充实高校基金会的知识库，为高校基金会做好公开透明提供更丰富与可靠的知识与信息来源。

（三）因应时代要求，推进高校基金会档案管理的信息化建设

高校基金会公开透明渠道很丰富，一般有门户网站、微信、微博、报刊、杂志、政府指定媒体等。而在互联网时代的当今，如何在门户网站、微信、微博等及时做好信息公开，变得更有必要与价值。要实现因应互联网时代做好公开透明，其要求信息公开知识与信息库能快速、信息化并且最好无缝地向公开透明工作提供所需的资料与信息。因此，这要求高校基金会档案管理加强信息化建设，以使得知识与信息库能满足互联网时代对公开透明的要求。再者，随着高校基金会的发展，档案越来越多，单纯依靠传统的手工管理越来越不能满足时代发展的要求，只有推进信息化建设，打造高校基金会档案管理信息化系统，才能满足发展的需要。

通过加强档案信息化基础设施建设、档案信息化的网络环境建设、档案信息资源库的建设、档案信息化建设的安全管理、档案信息化建设的人才培养等方面的工作，打造集文档管理系统、数据库、知识地图、高校基金会内部网等信息工具为一体的，包含电子文档管理、数据储存、数据挖掘、知识传递等功能的高校基金会档案信息化知识管理系统，推进高校基金会档案的信息化管理与知识化管理，使高校基金会档案管理信息化系统成为高校基金会实行公开透明可靠的知识库，并且可实现公开信息的快速提取与整合的功能，支持高校基金会高质量地实现信息公开。

参考文献：

[1]陈秀峰. 当代中国大学教育基金会运行机制研究——一种基于社会学的研究视角[D]. 武汉： 华中师范大学， 2007.

[2]吴志标， 邓云洲. 大学基金会发展困境及其路径选择[J].教育导刊， 2012（6）： 44-46.

[3]徐永光. 信息化时代基金会如何透明[J]. 三月风， 2012（3）： 60.

[4]胡静波. 中基透明指数FTI 发布——开创基金会专业透明之路[N]. 中华工商时报， 2012-09-04（9）.

[5]舒迪. 信息化时代的基金会透明之道[N]. 人民政协报， 2012-02-28（B04）.

[6]许中华， 陈艳， 伍卓深. 高校基金会基金档案管理模式探析[J]. 档案学研究， 2013（6）： 30-33.