试论如何做好新常态下的秘书工作

摘要：当前，随着我国经济发展进入新常态，秘书工作面临着新的形势、要求和任务，职业特点发生了较大变化，对秘书工作和秘书素质提出了新的更高要求。本文结合新的发展形势，就如何做好新常态下的秘书工作进行简要论述。

文献标识码：A

文章编号：1671-864X（2015）06-0196-02

秘书工作者是一个单位或部门调查研究、信息综合、后勤保障、上呈下达的中坚力量，是单位的“振动器”、领导的“助听机”、同事的“传真线”，做好秘书工作十分重要。在新常态下,对秘书工作和秘书素质提出了新的更高要求。

一、新常态下秘书工作面临的新形势、新要求、新任务

1.秘书工作面临的新形势。党的十八大以来，党中央从坚持和发展中国特色社会主义全局出发，提出并形成了“四个全面”战略布局。同时，随着我国经济发展进入新常态，各级领导抓发展的意识越来越强，谋发展的责任越来越重，促发展的举措越来越实；各级领导所承担的责任越来越大，需要办的事情越来越多，在全面建成小康社会、全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党进程中起着重要作用。秘书人员为各级领导当好参谋和做好保障非常重要，对怎样做好秘书工作提出了新的更高要求。

2.秘书工作面临的新要求。2014年《秘书工作》第4期全文发表了习近平总书记于1990年3月撰写的《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》,他从理论和实践相结合的高度阐述了秘书工作的重要性、基本修养与能力技巧,对在新常态下提高秘书的素质和工作水平提供了重要遵循。特别是习近平总书记视察中办工作时，对办公室工作提出了“五个坚持”的要求，“五个坚持”抓住了办公室工作的根本，是衡量每一位办公室工作人员特别是文秘人员工作成效的重要标准。作为秘书人员，必须认真学习贯彻习近平总书记重要讲话和指示精神，以“五个坚持”为标准，不断提高“三服务”质量和水平。

3.秘书工作面临的新任务。一是承担的职能越来越多。目前，许多秘书除了承担文字材料起草的一般职责外，还承担了办文、办事等职能，工作领域越来越宽。二是承担的任务越来越重。不仅要承担常规性工作，而且一些新开展的、临时性的工作也落到秘书的头上，工作内容更加丰富，工作责任更加重大。三是突发性、紧急性的事情越来越多。许多复杂的问题需要秘书牵头处理，时间紧、任务重，妥善处理的难度大。面对这些新情况、新变化，要求秘书人员务必从思想上引起高度重视，在认识上有个根本转变。

二、新常态下秘书工作的职业特点及变化

新常态下，秘书工作的职业特点和内外环境都发生了很大的变化。为适应新的发展形势，当前秘书工作呈现以下职业特点和变化：

1.从技能性工作向智能性工作转化。

现代秘书处在一个崭新的信息时代，领导活动的日趋复杂化与科学化，领导者智能水平的不断提高，秘书职能的不断强化和扩大，客观上都要求秘书的素质有一个新的突破。从秘书的知识结构来看，必须具备三个层次：一是基础知识，包括科学文化基础知识，马克思主义基本理论知识和法律法规基本知识；二是专业知识，包括秘书专业知识和行业专业知识；三是辅助知识，包括历史知识，管理学知识，心理学知识，社会交往知识等。总之，现代秘书不再是以往的传统技能型秘书，而是属于智囊型人物，是智能性的群体。

2.从事务性服务向信息化服务转化。

随着科学技术的迅猛发展，秘书工作的科技含量越来越高，21世纪的秘书工作，将是一个知识、信息高度密集的领域。秘书所从事的工作已不仅仅限于办文，办事，办会等一般性工作，而是以信息为载体，把做好信息工作作为参谋协调，催办，督办的基础和手段，将采集到的各种信息进行分析、处理、加工，提出预案，主动为领导决策降低风险度。从某种意义上说，信息的参谋作用是领导科学决策必不可少的最经济有效的工具，秘书提供的信息直接关系到领导决策的正误。因此，现代秘书必须具有很强的信息意识和信息服务能力。

3.被动辅佐职能向主动配合职能转化。

辅佐性是与主导性相对而言的。从管理系统看，领导始终处于主导地位，属于决策管理的中心；秘书和秘书部门则处于从属地位，是为了保证领导者顺利地进行工作。也就是说，秘书和秘书部门不能脱离领导而单独存在，具有明显的辅佐性功能。在管理活动中，我们可以把管理工作视为主导系统，而秘书工作视为辅助系统。但是，在一般情况下，主导系统运行的成败，在很大程度上是由辅助系统的运行效率来决定。所以从根本上说，秘书工作的效率决定了秘书工作的重要性，秘书是被动辅佐还是主动配合，可看出秘书工作能力的强弱，是判断一个秘书是否合格的标准，也是衡量和评价秘书人员综合素质高低的重要方面。

三、新常态下做好秘书工作必须强化五种能力

面对新形势、新任务、新要求，秘书人员必须与时俱进，自加压力，加快提高各项工作能力，才能正确履行岗位职责。

1.强化政治意识，提升政治素养。秘书工作的政治性很强，因此良好的政治素质是秘书工作者必须具备的第一素质。首先，政治立场要稳。始终坚持正确的政治方向，在大是大非面前，在大风大浪面前，务必要站稳脚跟。要保持政治敏感性，坚决贯彻上级的方针政策，不折不扣地完成领导交办的各项任务。其次，政治纪律要严。要讲党性、讲原则，以严格的纪律管好自己的嘴，管好自己的手。秘书经常接触领导，经常参加一些会议，了解的情况比别人多、比别人早，所做的事情和工作容易引起人们的关注。秘书在这些问题上要有高度的政治责任感，要慎言谨行，说话办事要三思而行，力戒信口开河，随便透漏消息。

2.强化学习意识，丰富知识涵养。学习是做好工作的前提。面对新的形势和任务，秘书的责任更重了，工作范围更宽了，工作标准更高了。要想不掉队、不落伍，唯一的办法就是加强学习，提高素质。“放弃学习，就是放弃了进步；选择学习，就是选择了明天；抓紧学习，就是抓住了未来”。要牢固树立终身学习的观念，把学习当成一种责任、一种追求、一种境界、一种风尚，在不断学习中改造自我、创新自我、提升自我。既要学习政策法规、业务知识，又要广泛涉猎市场经济、管理科学、领导科学及自然科学等各方面的知识；既要向书本学习、向领导学习，而且要深入基层，向实践学习，向群众学习。只有具备宽阔的视野和良好的知识素养，才能站得高、看得远、想得深、谋得全，使自己在复杂多变的环境中把握局势、驾驭矛盾、应对自如。

3.强化沟通意识，提升协调能力。沟通是传递各方面信息，表达个人意愿，了解他人意图的重要途径；协调是加强各方面协作，快速推进工作的有效方式。秘书人员掌握好沟通协调技巧，对履行办文和办事两大职能具有极大的促进作用。秘书人员在与他人沟通前，要明确沟通的目的意图、沟通对象、信息内容、方式方法和时间安排。在沟通时，要做到谦虚和蔼，言语得体，举止大方，给人以自信从容的良好印象。秘书人员的协调主要是上下协调和左右协调。秘书人员在上下协调时，要把握全面、客观、真实的原则，忠于客观事实，做到准确完整，不带私念、偏见和成见，让领导了解事实真相，不误导领导决策，不延误工作推进。左右协调就是积极主动地发挥好协作、配合、支持等方面的作用，将秘书工作与其他工作有机结合，协调推进，促进各项工作整体提高。

4.强化调研意识，提升分析能力。调研分析是秘书人员发挥参谋助手作用的主要方式。秘书人员在加强调查研究过程中，要注重吃透上情、掌握内情、熟悉外情。吃透上情，就是要通过读报纸、学文件、学讲话等方式，及时了解上级的最新会议精神和工作动向，增强各项工作的前瞻性；注重掌握内情，就是要注意收集基层单位、部门单位的工作情况。特别要注重把服务领导的过程，作为向领导学习的过程，抢抓跟随领导下基层了解情况、指导工作的宝贵时机，及时将基层的实际情况、领导的指示精神认真记录下来，增强日常工作的指导性和针对性；熟悉外情，就是充分发挥互联网高效、快捷的优势，大量查阅外部的先进经验，分类整理，认真学习，不断增强干好工作的信心和把握。

5.强化创新意识，树立进取精神。创新是时代前进的要求，是事业发展的需要。当代国际国内形势瞬息万变，比以往任何时候都更加依赖于创新。作为各级领导提供参谋服务的秘书人员，必须把开拓创新作为推进工作的强大动力，增强创新的胆略，采取创新的举措，不断地在继承中创新，在创新中突破。要创新工作思维，解放思想、更新观念放，努力用新理念、新思路推进工作，用新标准、新要求检验工作。要创新工作方法，围绕工作程序的创新，探索办文、办会、办事等各项工作的规律，大胆实践，勇于探索,摸索出行之有效的工作方法，确保各项工作顺利开展。要创新工作作风，高标准、严要求，求真务实，善谋多干。只有这样，才能不断提高工作质量和效率，在为领导提供优质服务过程中提高自己的能力。

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层。对于中心整体的划分。这样的布局能很方便的解决一整栋楼居民的日常生活需要，也与我们城市纵向化的主题得到很好的统一。

（3）景观规划区。

观规划区是供居民欣赏自然风景，休闲娱乐的区域。为了使景观规划区更好的融入这个新型建筑设计方案中，我们做了既现代又温馨的休闲环境。

4.建筑楼体的旋转。

为了使“未来之城”的居民都能享受到阳光，通过机械装置使建筑能够实现匀速周期性旋转，使每一户居民都能享受到阳光的照射，欣赏到不同的风景。建筑连接层固定不随楼体旋转，而是作为休闲区给居民提供一个放松、休闲娱乐的空间。

5.新型能源的利用。

在未来的社会生活中，新型能源的利用是必不可少，既节省了有限的能源，又有利于环保。“未来之城”在每一个单层的立面都附有太阳能电池板，居住区也有大量的太阳能树。风能、太阳能以及地热能的利用可以满足建筑内部居民的能源需求，也可以为楼梯的旋转提供动力。

五、结语

“中国未来之城——新型城市建筑设计”这一构想是希望通过“立体城市，生态城市”的设计理念，以先进的生产技术为依托，利用新型能源、新材料、新技术建立起来的一个庞大的城市生态系统，用以解决我们已经所面临的环境、资源以及土地问题，并为人们建立一个美好的生活环境。同时我们也希望通过我们的设计来呼吁人们减少对环境的污染以及对大自然资源的吞噬，最终实现人与自然和谐相处的美好愿景。