科技档案管理如何提高实效性

尹卓

摘要：从现如今的档案管理工作上看，科技档案是一种相对比较重要的档案形式。因此，管理質量是影响档案管理工作能够高效进行的重要因素。不仅如此，对于我国的科技发展也产生了较为强烈的影响。由于科技档案管理工作的重要性比较突出，所以相关的工作人员需要对科技档案的管理工作加强重视，并且还需要根据工作的需要，对档案的管理工作进行高效创新。本文中，笔者主要对提升科技档案管理工作的时效性的方式进行深入介绍和阐述，希望能够给相关的档案管理工作人员提供借鉴和参考。

关键词：科技档案；档案管理；时效性

随着档案管理工作形式的不断发展，科技档案逐渐成为档案管理工作的重要构成，在长期的工作中，工作人员需要对提升档案管理工作时效性的方式进行深入研究，才能够从根本上提升工作的积极性，进而提升档案管理工作的高效性。目前，我国的科技档案管理工作包含的内容相对较广，其中国家公共设施的建设工作也归属到科技档案中。因此，需要科技档案管理工作人员对各个方面的知识进行深入了解，在提升档案管理效果的基础上，不断提升档案管理工作的时效性。

一、科技档案管理应建立专业规范的分类标准

对于社会发展的各项工程来说，只有和科技档案的管理工作相结合，才能够提升工作的时效性，从目前我国的科技档案管理工作的状态上看，没有一个相对比较专业规范的建档标准。这就使得很多档案信息以及工程项目的系统性和准确性达不到标准。因此，为了提升以后工作的高效性和规范性，需要对这一问题进行改进和完善，建立健全相对比较专业的分类范围。另外，在档案组进行档案查询的过程中，需要安置相应的检索入口，便于用户对档案信息进行了解和查询。如果分类方式不是十分明显，必然会造成档案信息严重缺乏逻辑性和系统性。不仅如此，如果是工程档案，还需要建立相对比较客观和科学的档案管理依据，实现档案管理工作的标准化和专业化。

另外，在进行科技档案的管理工作中，应该根据档案的基本要求以及使用方式来建立建档标准，这是符合社会发展的一项重要的档案管理方式，也是促进档案管理工作长足发展的重要因素。

二、应该对事物档案进行数字化的加工

从现如今的档案管理工作上看，数字化程度明显提升，档案管理工作的工作方式也发生了翻天覆地的变化。尤其是科技档案的管理工作更是一种典型性较强的管理方式。将实物信息转化成数字化的管理形式，主要是为了有效的提升档案管理的高效性。实物信息是传统档案管理工作不可缺少的一种档案形式，但是随着社会的进步，科技和经济的不断发展，计算机越来越成为人们办公和生活不可缺少的设备之一。因此，在科技档案管理工作中，也充分应用了这一技术和设备，将海量的信息转化成数字的形式，并且将其存入到计算机的存储设备中，这种档案信息管理工作只需要借助一定的计算机设备就可以完成。而且在进行信息选择和利用的过程中，还可以根据需要快速地找到所需的信息。但是，实现转化的过程需要经过以下几个环节：

1、对科技档案中的工程档案进行准确地归类

在对工程档案信息进行转化的过程中，需要对其进行深入加工，然后在对具体的工程档案进行归类处理。具体来说就是分清档案的类别，根据档案种类的需要来对其进行明确，以实现档案管理和利用的数字化为基础。在提升档案管理便捷性和高效性的基础上，提升档案管理工作的明确性和规范性。

2、根据管理需要对工程档案进行数字化加工

在工程档案的数字化加工中，需要将工程档案中的信息专制成电子版信息，除了对图片和文字进行扫描之外，还要将工程档案文字版信息进行转制。

3、建立工程档案数据库，提高档案数字化加工效果

基于提高科技档案管理效果的需要，在工程档案管理过程中，应建立工程档案数据库，并对已经数字化之后的档案信息数据进行存储。

三、科技档案管理的目的

就是为了让人们利用档案，为生产建设和科学研究服务。科技档案的价值是它本身固有的自然属性，它产品是企业经济效益的载体。企业要获取比较好的经济效益，就一定要生产适销对路的产品，必须努力推进技术进步，加速产品更新换代和技术开发工作，使产品款式新，性能好，价廉物美，能以新取胜，提高竞争能力，从而占领国内外市场。开发新产品必须有丰富的技术贮备，这和企业档案有着密切的联系。必须充分依靠档案为其提供的各种技术资料和技术信息，开发出优、新、高的拳头产品，打开销路，占领市场，在激烈竞争中，立于不败之地。

四、科技档案管理应实现归档登记电子化

在科技档案管理过程中，由于工程档案内容较多，在归档过程中存在一定的困难，为了提高档案归档效率，满足科技档案管理需要，并有效提高档案的利用率，建议科技档案中的工程档案实现电子化登记，具体应做好以下工作：

1、在图档系统中添加一个登记的功能或是直接将登记的电子表格传给档案管理人员，实现登记电子化。这样以来，不但解决了归档登记电子化问题，同时也满足了工程档案的管理需要，为提高工程档案管理效果提供了有力的支持。

2、归档完毕后在系统或表格中填上资料分类及存放位置。这样一来既节约了纸张和档案管理人员的时间，也方便了日后的检索。所以，对归档登记实现电子化，是满足工程档案管理的重要措施，对提高工程档案管理质量，促进科技档案管理发展具有重要意义。

五、科技档案中建筑工程资料管理的设想思路

1、在签定工程施工承包合同时，要明确技术资料及竣工图管理条款，注明交验时间、交验标准、份数及经费，要求承包方在施工中严格履行合同义务。

2、项目经理部组织机构中要设专人负责技术资料管理，责任到人。资料责任人在施工中要按资料组成部分分别立卷，并对每卷文件材料建立卷内目录，以卷内目录作为资料收集的“向导”，施工过程中，将随时收集到的资料对应地存入卷内。

3、施工中，要严格各种原材料报检、各工序报验制度，并及时办理相关方签证。

（1）建筑工程中所用各种原材料、成品、半成品必须做到证物相符、经检验合格后方可使用。将进场材料、设备分类别、按顺序填写“建材进场验收明细表”，作好原材料文件资料分目录。对进入现场材料、设备首先会同现场监理人员进行验证，检查材料数量、质量并核对材料备案证、合格证与实物相一致，检查无误后监理、施工单位相关人员应在“明细表”上签字，对于需要复试的材料，必须在监理或业主方的见证下取样，送试验室进行复试，合格后，报监理验收，并在“明细表”上签署验收意见。整个过程所形成的记录、材进场验收明细表、材料备案证、合格证等都要作为工程技术资料保存备查。这样，使相关方责任清楚、手续完备，就可以有效的控制原材料的合理使用。

（2）严格各工序、各检验批的检查、验收制度。隐蔽工程的施工必须先自检合格并书面报监理，经监理方验收后合格后方可隐蔽。整个过程形成的记录：检验批检查验收记录、各检验批报验单、隐蔽工程检验记录等都作为技术资料存入工程档案。

六、结论

通过本文的分析可知，在科技档案管理中，要想提高档案管理的实效性，就要从建立专业规范的分类建档标准、对实物档案进行数字化加工以及实现归档登记电子化等方面入手，保证科技档案管理能够取得积极效果，满足科技档案管理的实际需要。

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