档案管理信息化分析

谢雪玲

摘要：档案管理工作对当地政治、经济以及文化的发展有着重要的作用。在信息技术快速发展的今天，档案管理信息化势在必行。传统的档案管理模式将被退出市场。本文就档案管理信息化的应用方法进行分析。

关键词：档案管理；信息化；影响；注意问题；方法

前言

目前一些社会团体及国家机关都在改革，利用信息技术为档案管理工作服务，创新档案管理模式方面下足功夫。因此可以看出，政府对于档案管理工作有了一定的重视力度。

一、信息技术在档案管理工作的影响

（一）有利于档案管理工作效率的提高

信息化技术在档案管理工作中的应用，大大减少了档案管理工作人员的工作量，使其摆脱了重复劳动的工作模式。工作人员可以将原始数据输入到计算机当中去，这些数据在计算机系统中的存储有利于其反复利用，也可以根据需求进行及时地加工与处理。计算机网络的发展，使档案资料可以实现有效共享，让档案资料的利用变得更加方便与快捷。档案管理工作的信息化，大大提高了档案资料的准确性，减少了因为人工操作而产生的错误，有利于提高档案管理工作的整体效率。

（二）有利于档案管理费用的减少

档案管理工作的信息化，有利于档案管理费用的减少。在档案管理工作信息化的初期，使用者需要购买一些必要的计算机设备，需要进行一定量的投入。但是，从长远角度来看，这些投入会具有更大的产出。对档案管理工作效率的优化，会使档案管理工作的成本下降，在保证工作准确率的情况下大大节省了档案管理的综合费用。

（三）有利于档案管理功能的丰富

信息化技术在档案管理工作中的应用，会使档案管理工作的内容得到充实。在实践工作中，档案中的数据可以根据实际变化进行及时地更新，档案信息管理者也可以利用计算机的索引功能对档案信息进行有效整理，使档案资料使用者可以进行在线查询，还可以针对需求产生科学的统計分析报告。在传统的档案管理工作中，这些功能都是无法实现的。因此，档案管理工作的信息化，大大丰富了档案管理的功能，使档案资料的价值得到发挥。

二、档案管理工作信息化需要注意问题

信息技术在档案管理工作中的利用，使档案管理工作具有了新的发展动力。但是，在实际的使用过程中，仍然需要注意一些细节，不然会使信息化的优势发挥不充分。

（一）注意档案管理信息化的安全性能

在计算机与网络快速发展的今天，计算机与网络安全一直是社会关注的重点问题。在档案管理工作信息化的过程中，档案管理者需要采取必要的管理安全措施。管理者要保证只有经过授权的使用者才能进入到档案管理系统当中。更要利用安全软件的安装来避免病毒对电脑的入侵与黑客对电脑的袭击。档案管理者需要及时进行档案数据的更新与备份。采取安全措施的技术含量不高，主要是档案管理者的工作态度。管理者要重视起防火墙软件的使用，对各种防御软件进行及时地更新。

（二）注意档案数据的更新问题

在计算机档案管理系统得到成功建立之后，档案管理者需要关注数据的补充与更新问题。而数据更新或数字化加工可能引起档案原件磨损、档案丢失、档案信息泄密、以及因参数设置或操作工序等问题引起从模拟到数字转换过程中档案信息的不完整、不准确、不标准等风险。

（三）注意档案管理系统的兼容性与扩展性

档案管理系统并不是独立的，在不久的将来可能会在更大的范围内得到使用，也很有可能会与其它系统进行互联。因此，对于档案管理系统的软件平台、硬件平台与网络架构，都要达到国际通用的规定与标准。只有这样，计算机档案管理系统的兼容性才能得到提高。而可扩展性，则是要保证系统可以在需要时进行功能的扩充与容量的扩大。

（四）保障应用软件的安全

采取防偷窃和生物识别身份认证措施。档案管理信息系统安全运行主要取决于：是否是合法的用户在合法的权限范围内执行了合法的操作。对于合法用户的越权与非法操作，应从内部安全管理、权限分配和数据加密方面加强监管。

（五）病毒防范与治理

建立网络化病毒防范体系，实现病毒库的同步升级。病毒泛滥的根源在于病毒库升级更新不及时、人员安全意识薄弱及操作不规范等，病毒防范和治理应提高安全意识和操作规范性，防止病毒入侵导致泄密。

（六）注意档案管理者水平的提高

档案管理工作的信息化，对于档案管理工作人员来讲也是一个挑战。档案管理者的科学技术水平以及创新能力都需要进行提高，满足档案管理工作信息化的需求。信息技术与档案管理工作结合不仅提高了管理者视野的扩展，更考验了其能力。管理者的客观知识水平以及应急处理能力，对于档案资源管理系统的应用效果有着直接的影响。所以，档案管理人才的培养需要具有时代性，让档案管理者进行提高，首先要提高其信息技术知识量与技术水平，其次则是要提高其科学技术应用与创新能力。加强档案信息化管理人才是档案管理工作的重点。

三、信息化在档案管理工作中的应用方法分析

（一）加强档案信息化管理标准的建立

档案管理工作的信息化，需要标准的要求。档案信息的采集要具有标准，档案信息的存储要具有标准，信息的管理更要具有标准。因此，在档案信息化管理实践中，要加强档案采集、存储、管理、应用标准的建立，利用网络标准化来保证档案信息化标准化的实施。档案信息管理的标准建立是档案信息化管理得以成功的重要基础。为了促进档案信息化管理工作的有效发展，相关行政部门需要制定科学的档案信息化管理方法与管理办法，从而使档案信息管理行为得到规范。比如规定档案目录数据的交换方式，对档案文件的通用格式进行规范，明确档案软件的功能要求等等。只有这样，档案管理信息化的发展才能越发健康。

（二）加强档案信息化管理观念的建立

要使档案信息化管理得以实现，最重要的就是建立起档案信息化管理的理念。首先，作为档案信息管理者，需要建立起正确的档案信息资源观。在传统的工作观念中，档案信息属于文化资源，其主要价值是作为凭证来证明一些事情。但是，在当代社会中，档案信息也具有明显的经济性，是一种重要的经济资料。其次，要建立档案信息公开与开放的工作理论。在传统的档案管理工作中，管理者更加关注档案信息的开发与利用，而没有认识到档案信息应当公开。在未来的档案信息化管理工作中，需要加强档案信息的公开与开放，制定明确的档案信息开放政策。最后，档案管理者还要建立起终生学习的理念，学习足够的档案信息管理专业知识，提高自己的水平，敢于接受正确的专业培训。遇到难题要敢于自主解决，奠定良好的档案管理信息化基础。

四、结束语

综上所述，创新是一个社会进步的必要动力，对于档案管理工作的发展来讲也是一样，只有敢于创新，才能使档案管理工作更加高效。档案管理工作的信息化，是档案管理工作创新的重要一步。笔者对档案管理工作信息化的影响以及应用过程中需要注意的问题进行了分析，并提出了几点信息化在档案管理工作中应用的方法。希望档案管理工作中建立起创新意识，明确新的档案管理工作观念，促进档案管理工作信息化程度的提高，实现档案管理工作效率的提升。

参考文献：

[1]马蓉.电子信息时代对档案管理的要求[J].西南民族大学学报（人文社科版）.2003（08）

[2]赵冰冰；原庆丰；张冬梅.当好电子信息时代的档案工作者[J].黑龙江档案.2001（04）