人事档案管理信息化的浅层剖析

姜风格

【摘要】每一个人事档案里都详细记录员工的基本信息，它涉及到单位员工的隐私，因此要做好档案的管理工作，否则，很多重要的信息就会泄露或损失。本论文从阐述人事档案管理信息化的含义出发，揭示出现今人事档案存在的问题，并提出相应的管理对策，以期方便管理人员的信息储存和保管。

【关键词】人事档案；管理信息化；问题；对策

中图分类号：G27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）07-254-01

一、人事档案管理信息化的内涵

随着时代的发展，人事档案的管理方法不能墨守陈规，必须要充分利用高科技信息技术来丰富手段与方法，比如说信息化管理就是一个典型的方法。但是在人事档案信息化管理的过程中，却很容易出现问题，例如，信息没有及时更新，档案管理的内容没有随着信息的变化而做出调整，因此，人事档案要进行不断的创新，以适应不断变化的信息情况，针对信息化管理过程中出现的问题找出根本性的原因，完善档案管理工作。除此之外，还要充分利用人事档案，方便工作人员信息的采集和整理，为人事工作提供方便。

二、人事档案管理现状分析

在现实生活中，人事档案的管理占据着举足轻重的地位。我们要重视它。可是令人担忧的是，它被很多人忽视了。这深层次的原因值得人们去深思。原因是工作单位说这起不到特殊作用，所以对它的管理也就松懈了，与此同时，人事档案管理人员工作低，工作分心，不专业，出现兼职情况。最终导致工作单位没有安排专业人员做好这项工作，人事部门的工作效率低下，而且经常出现错误等很多问题。我们要解决这个问题就必须要重视它，安排一些高端人员来做这项工作，要利用好网络，运用现代信息技术来操作这项工作，用它来取代传统的查询人事档案信息的方式。在人事档案管理上，我们也要与时俱进，开拓创新，不断取得新发展，随着科技的发展而发展。人事档案管理的工作应该由档案学专业人才来从事，但是，从现在的情况来看，许多人事档案管理工作人员都是非科班出身，基本上都是单位其他部门的工作人员兼任，因此在人事档案管理上容易造成分心和注意力不集中的现象，甚至缺乏必要的岗前培训，这样就容易在档案管理工作中出现失误的现象；最后，单位的人事档案管理部门得不到领导的重视，工作人员的工作水平比较低，缺乏工作的积极性，很多员工都是以档案管理部门为跳板，最后调任到其他部门。

三、人事档案信息化管理创新思路

（一）增强网络与现代管理的手段

互联网的运用和普及也要求人事档案采取网络管理的模式，合理运用网络管理可以说是非常安全的，可以把人事档案进行归类存档，增加资料记录的条理性和有序性，把杂乱无章的员工档案进行有序分类，并及时保存，不占用空间。网络管理还可以及时刷新档案记录的信息，保证档案内容的真实性和完整性。

（二）转变人事档案管理的意识

管理意识和管理的责任感对于人事档案管理工作是十分重要的。但是，由于种种原因，很多从事人事档案管理的工作人员缺乏管理的意识的高度的社会责任感，因此，树立工作人员的管理意识和高度的责任感是当务之急。首先，到对人事档案管理工作人员进行岗前培训，对工作人员进行专业知识的传授和教育，强化工作人员正确管理档案的工作方法，并告知档案管理工作对于用人单位和其他组织的重要性，使工作人员认识到利害关系，树立起高度的集体责任感和责任心；其次，要完善相关激励机制，对人事管理工作赏罚分明，通过合理的激励机制来调动工作人员的积极性。再次，要定期开展对档案管理工作人员的业务培训工作，尤其是计算机信息技术的培训，因为实现管理信息化主要是通过计算机来作为载体的；最后，要做好对档案工作管理人员进行权利与义务的法治教育工作，使工作人员尊重他人隐私权，做好档案信息的保密工作。

（三）完善和强化信息化管理机制

档案的信息化管理需要一定的制度来进行工作的制约，要让员工有一定的约束性，合理、合法的进行工作，在工作过程中，严格做好每一项工作，不管是档案的归档还是查阅，都要按照制度规定的去做，这样才能使人事档案做到最好的管理，对一些有漏洞的制度进行纠正，保持制度的严密性。同时，档案信息的保密工作是十分重要的，要对每个档案进行密码锁定，密码也要让专门保存，不能透漏给他人，还要安装一个杀毒软件，对档案进行定时的消毒，防止一些病毒的侵入。

（四）创新人事档案信息化管理方式

现在的人事档案要实现现代化，运用高科技设备进行档案管理，采用独立的系统进行工作，不仅是做到档案的归档和查阅，还要能有预测、分析等功能，信息的输入和输出要比传统的方式快的多，还很方便，减少工作人员的工作量。还要建立相关的数据库用来管理档案，把档案相关的数据进行整理、统计、分析，合理的运用数据库和系统，实行信息化，无纸化。

四、结束语

总之，随着社会的发展和信息化时代的到来，人事档案信息化管理也要与时俱进，顺应时代的发展，采取科学高效的方法进行管理工作，完善人事档案信息化管理工作的规章制度，严守员工的工作信息，保护公民的隐私权。只要在不断创新的完善的基础上，人事档案的管理水平才能不断得到提高。

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